Зведений наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає

Необхідність у такому наказі виникає, коли кілька співробітників організації одночасно направляються у відрядження за кордон, причому витрати на це відрядження бере на себе приймаюча сторона. Це може бути пов’язано з різноманітними цілями: участь у міжнародних конференціях, семінарах, тренінгах, спільних проектах, науково-дослідних роботах тощо. Зведений характер наказу дозволяє оптимізувати документообіг та забезпечити єдиний підхід до оформлення таких відряджень.

Цей документ служить кільком важливим цілям. По-перше, він офіційно санкціонує відсутність співробітників на робочому місці протягом певного періоду, що важливо для внутрішнього обліку робочого часу та планування роботи організації. По-друге, наказ визначає правові та фінансові аспекти відрядження, зокрема, той факт, що витрати покриваються приймаючою стороною. По-третє, він може слугувати підставою для оформлення необхідних документів для виїзду за кордон, таких як візи або дозволи на роботу.

Зведений наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, зазвичай містить кілька ключових елементів. У ньому вказуються прізвища, імена та по батькові співробітників, які направляються у відрядження, їхні посади, країна та місто призначення, терміни відрядження, мета поїздки, а також зазначається, що всі витрати бере на себе приймаюча сторона. Крім того, в наказі можуть бути вказані додаткові умови, такі як необхідність подання звіту про відрядження після повернення.

Складання такого наказу вимагає ретельної підготовки та координації між різними відділами організації. Зазвичай цей процес починається з отримання запрошення від приймаючої сторони, яке містить всі необхідні деталі щодо мети, термінів та умов візиту. Потім відділ кадрів або міжнародний відділ організації готує проект наказу, узгоджуючи його з керівниками відповідних підрозділів та юридичним відділом.

Вимоги до оформлення зведеного наказу про відрядження за кордон досить суворі. Документ повинен бути складений на офіційному бланку організації, мати чітку структуру та містити всі необхідні реквізити: номер наказу, дату, місце складання, підпис керівника організації або уповноваженої особи. Особлива увага приділяється точності вказання персональних даних співробітників, дат та цілей відрядження.

Сторонами в цьому документі виступають, з одного боку, організація, яка направляє своїх співробітників у відрядження, а з іншого – самі співробітники. Хоча приймаюча сторона не є безпосереднім учасником цього наказу, її роль також відображається в документі через зазначення, що вона бере на себе витрати, пов’язані з відрядженням.

Процес складання та підписання зведеного наказу про відрядження за кордон може бути досить складним і вимагати взаємодії різних підрозділів організації. Зазвичай ініціатором виступає відділ, співробітники якого направляються у відрядження. Вони подають необхідні документи (запрошення, програму візиту тощо) до відділу кадрів або міжнародного відділу. Ці підрозділи готують проект наказу, який потім узгоджується з юридичним відділом та фінансовою службою. Після всіх узгоджень наказ подається на підпис керівнику організації.

Важливо розуміти, що зведений наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, не є просто формальністю. Це важливий юридичний документ, який має значення не тільки для внутрішнього обліку в організації, але і для зовнішніх інстанцій. Наприклад, він може бути необхідним для оформлення візи або для підтвердження легальності перебування співробітника за кордоном.

У контексті сучасних викликів, пов’язаних з глобалізацією та інтенсифікацією міжнародних контактів, складання такого наказу стає все більш складним завданням. Виникає необхідність враховувати різноманітні правові, фінансові та організаційні аспекти, які можуть відрізнятися залежно від країни призначення та характеру відрядження. Це вимагає від фахівців, які займаються підготовкою таких документів, високого рівня компетентності та уваги до деталей.

Таким чином, зведений наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, є важливим інструментом управління персоналом та міжнародного співробітництва. Його складання та оформлення вимагає ретельного підходу та врахування багатьох факторів, що робить цей документ цікавим об’єктом для юридичного аналізу та практичного застосування.

Приклади

Міністерство освіти і науки України Національний технічний університет України “Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського”

НАКАЗ № 123-в

м. Київ 10 грудня 2024 року

Про направлення працівників у відрядження за кордон

Відповідно до Закону України “Про вищу освіту”, Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1996 р. № 287 (зі змінами), та на підставі запрошення Варшавського технологічного університету

НАКАЗУЮ:

1.1. Петренко Ірину Олексіївну, доцента кафедри інформаційних систем, з 15 по 19 січня 2025 року. 1.2. Коваленка Андрія Петровича, професора кафедри електроніки, з 15 по 19 січня 2025 року. 1.3. Сидоренко Олену Вікторівну, старшого викладача кафедри менеджменту, з 15 по 19 січня 2025 року.

2. Взяти до відома, що всі витрати, пов’язані з відрядженням (проїзд, проживання, добові), здійснюються за рахунок приймаючої сторони – Варшавського технологічного університету.
3. Вважати днем вибуття у відрядження – 15 січня 2025 року, днем прибуття з відрядження – 19 січня 2025 року.
4. Працівникам, які направляються у відрядження: 4.1. Отримати в установленому порядку службові паспорти у відділі міжнародного співробітництва. 4.2. Пройти інструктаж з питань охорони праці та техніки безпеки в відділі охорони праці. 4.3. Протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження подати до бухгалтерії університету звіт про відрядження та виконання завдання.
5. Відділу кадрів (Василенко М.І.) внести відповідні записи до особових справ працівників.
6. Контроль за виконанням наказу покласти на проректора з міжнародних зв’язків Іваненка І.І.

Ректор (підпис) М.З. Згуровський

Проект наказу вносить: Начальник відділу міжнародного співробітництва (підпис) О.В. Ковальчук

Погоджено: Проректор з міжнародних зв’язків (підпис) І.І. Іваненко

Начальник юридичного відділу (підпис) П.П. Павленко

Головний бухгалтер (підпис) С.М. Семененко

Начальник відділу кадрів (підпис) М.І. Василенко

Примітки:

1. Цей наказ складено відповідно до вимог Закону України “Про вищу освіту” та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (зі змінами).
2. У наказі обов’язково вказується джерело фінансування витрат на відрядження.
3. Термін відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.
4. Працівники, які направляються у відрядження, мають бути ознайомлені з наказом під підпис.
5. Копія наказу надається до бухгалтерії для здійснення відповідних розрахунків та до відділу кадрів для внесення інформації до особових справ працівників.

Цей шаблон наказу розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України. При використанні цього шаблону рекомендується адаптувати його до конкретних умов та потреб вашої організації, а також проконсультуватися з юридичним відділом для забезпечення повної відповідності документа актуальним правовим нормам.

Зведений наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає

На виконання положень статті 121 Кодексу законів про працю України та з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 “Про відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами, організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів”, з метою забезпечення належного виконання службових обов’язків та укріплення міжнародних зв’язків,

НАКАЗУЮ:

1. Направити у відрядження за кордон наступних працівників підприємства:1.1. Прізвище, ім’я, по батькові: Іванов Іван Іванович Посада: начальник відділу маркетингу Країна відрядження: Німеччина Мета відрядження: участь у міжнародній конференції Термін відрядження: з 01.08.2024 по 05.08.2024

   1.2. Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Олена Василівна Посада: провідний інженер Країна відрядження: Франція Мета відрядження: обмін досвідом та участь у семінарі Термін відрядження: з 10.08.2024 по 15.08.2024

2. Витрати, пов’язані з відрядженням, здійснюються за рахунок приймаючої сторони.
3. Відповідальним за організацію відрядження призначити начальника відділу кадрів Петрова Петра Петровича.
4. Начальнику відділу кадрів забезпечити надання відповідних документів для оформлення відрядження та контролювати своєчасне повернення працівників з відрядження.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Приклади заповнення наказу:

1. Прізвище, ім’я, по батькові: Іванов Іван Іванович Посада: начальник відділу маркетингу Країна відрядження: Німеччина Мета відрядження: участь у міжнародній конференції Термін відрядження: з 01.08.2024 по 05.08.2024
2. Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Олена Василівна Посада: провідний інженер Країна відрядження: Франція Мета відрядження: обмін досвідом та участь у семінарі Термін відрядження: з 10.08.2024 по 15.08.2024

Директор підприємства Сидоренко О.О.

Шаблон Зведеного наказу про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає

Згідно з:

• Кодексом законів про працю України
• Постановою Кабінету Міністрів України “Про розміри та порядок відшкодування витрат на відрядження працівників підприємств, установ і організацій, які не належать до сфери бюджетного фінансування”

НАКАЗ

[Номер наказу]

[Місце видання наказу]

[Дата видання наказу]

Про направлення у відрядження за кордон

Відповідно до [вкажіть причину відрядження],

НАКАЗУЮ:

1. Направити у відрядження за кордон до [вкажіть країну] з [вкажіть дату] по [вкажіть дату]:

   • [ПІБ], [посада], [назва підприємства, установи, організації].

2. Витрати на відрядження (проїзд, проживання, харчування, інші витрати) за рахунок [вкажіть назву сторони, що приймає].

3. [ПІБ], [посада], [назва підприємства, установи, організації] до відрядження:

   • Ознайомитися з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та інструкцією з діловодства.
   • Оформити закордонний паспорт та візу (за необхідності).
   • Укласти договір про відрядження з [вкажіть назву сторони, що приймає].
   • Отримати довідку про стан здоров’я.
   • Оформити звіт про результати відрядження після повернення.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [ПІБ], [посада].

[Підпис керівника]

[ПІБ керівника]

[Печатка]

Приклад заповнення:

Зведений наказ

№ 123

Київ

10 липня 2024 року

Про направлення у відрядження за кордон

Відповідно до наказу [вкажіть номер наказу] про [вкажіть причину відрядження],

НАКАЗУЮ:

1. Направити у відрядження за кордон до Німеччини з 15 липня 2024 року по 20 липня 2024 року:

   • Іванова Ольга Петрівна, менеджер з продажів, ТОВ “Електронмаш”.

2. Витрати на відрядження (проїзд, проживання, харчування, інші витрати) за рахунок компанії Siemens AG.

3. Іванова Ольга Петрівна до відрядження:

   • Ознайомитися з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та інструкцією з діловодства.
   • Оформити закордонний паспорт та візу.
   • Укласти договір про відрядження з компанією Siemens AG.
   • Отримати довідку про стан здоров’я.
   • Оформити звіт про результати відрядження після повернення.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Петренка О.В., заступника директора.

[Підпис директора]

Петренко О.В.

[Печатка]

Важливо:

• Цей шаблон є лише зразком і може бути доопрацьований відповідно до потреб конкретного підприємства чи організації.
• Наказ про направлення у відрядження за кордон повинен містити всі необхідні відомості про відрядження, включаючи мету відрядження, терміни перебування за кордоном, маршрут, розмір добових та інших видатків.
• Наказ про направлення у відрядження за кордон повинен бути підписаний керівником підприємства чи організації.

Ось шаблон Зведеного наказу про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає:

Наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає

№ Дата Місце видання

Прізвище, ім’я, по батькові військовослужбовця Військове звання Посада Військова частина (підрозділ)

Направляється у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, для участі в (назва заходу, курсах, тренінгах тощо)

Місце проведення Дата початку відрядження Дата закінчення відрядження

Сторона, що приймає, зобов’язується забезпечити військовослужбовця житлом, харчуванням, медичним обслуговуванням та іншими необхідними умовами під час відрядження.

Військовослужбовець зобов’язується виконувати свої обов’язки під час відрядження та дотримуватися вимог сторони, що приймає.

Наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, затверджено командиром (начальником)

Дата затвердження

Приклад заповнення:

Наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає

№ 12 Дата 10.02.2023 Місце видання Київ

Прізвище, ім’я, по батькові військовослужбовця – Петренко Олексій Вікторович Військове звання – капітан Посада – начальник відділу оперативного управління Військова частина (підрозділ) – Генеральний штаб Збройних Сил України

Направляється у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, для участі в курсах підвищення кваліфікації офіцерів у місті Париж, Франція.

Місце проведення – Париж, Франція Дата початку відрядження – 15.03.2023 Дата закінчення відрядження – 25.04.2023

Сторона, що приймає, зобов’язується забезпечити військовослужбовця житлом, харчуванням, медичним обслуговуванням та іншими необхідними умовами під час відрядження.

Військовослужбовець зобов’язується виконувати свої обов’язки під час відрядження та дотримуватися вимог сторони, що приймає.

Наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, затверджено командиром (начальником) Генерального штабу Збройних Сил України генерал-лейтенантом Коваленком В. В.

Дата затвердження – 10.02.2023

Закони України, що регламентують направлення військовослужбовців у відрядження за кордон:

• Закон України “Про статус військовослужбовців” від 05.04.1994 № 55/94-ВР
• Закон України “Про оборону України” від 06.06.2003 № 830-IV
• Закон України “Про міжнародні договори України” від 29.06.2004 № 1904-IV

Наказ про направлення у відрядження за кордон за кошти сторони, що приймає, регламентується також наказами Міністерства оборони України та інших центральних органів виконавчої влади.