Наказ про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ

Потреба у виданні наказу про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ виникає після того, як підприємство завершило процес передачі всіх необхідних даних про трудову діяльність своїх працівників до електронної системи Пенсійного фонду України. Цей процес включає в себе сканування та завантаження всіх записів з паперових трудових книжок, а також передачу актуальної інформації про поточну трудову діяльність працівників. Після завершення цього процесу та отримання підтвердження від ПФУ про успішне внесення даних, роботодавець може ініціювати процес видачі паперових трудових книжок працівникам на руки.

Структура наказу про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ має відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів. У шапці наказу вказується повна назва підприємства, номер наказу та дата його видання. Далі йде заголовок, який чітко відображає суть документа, наприклад, “Про видачу трудових книжок працівникам у зв’язку із завершенням передачі даних до Пенсійного фонду України”. В преамбулі наказу вказується підстава для його видання, зокрема, посилання на відповідні нормативно-правові акти, які регулюють процес переходу на електронні трудові книжки, а також на документ, що підтверджує завершення передачі даних до ПФУ.

У основній частині наказу детально описуються дії, які мають бути виконані у зв’язку з видачею трудових книжок. Зазвичай, це включає наступні пункти: визначення дати, з якої розпочнеться видача трудових книжок; призначення відповідальної особи (зазвичай це працівник відділу кадрів) за організацію процесу видачі трудових книжок; встановлення порядку видачі трудових книжок (наприклад, за графіком або в індивідуальному порядку); вказівки щодо необхідності отримання підпису працівника про отримання трудової книжки; інструкції щодо дій у випадку, якщо працівник відмовляється отримати трудову книжку або не може її отримати особисто.

Важливим елементом наказу є вказівка на необхідність проведення роз’яснювальної роботи серед працівників щодо переходу на електронні трудові книжки та їхніх прав у зв’язку з цим процесом. Також у наказі може бути передбачено створення комісії для вирішення спірних питань, які можуть виникнути під час видачі трудових книжок.

Наказ про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ підписується керівником підприємства або уповноваженою ним особою. Після підписання наказ реєструється у журналі реєстрації наказів з кадрових питань. Важливо, щоб з наказом були ознайомлені всі працівники підприємства, особливо ті, хто безпосередньо відповідає за його виконання.

Цікаво відзначити, що процес переходу на електронні трудові книжки є частиною глобальної тенденції діджиталізації державних послуг та адміністративних процедур. Цей перехід має на меті не лише спростити процес обліку трудового стажу, але й зробити його більш прозорим та захищеним від можливих маніпуляцій. Для працівників це означає можливість легко отримувати інформацію про свій трудовий стаж та пенсійні накопичення, а для роботодавців – зменшення адміністративного навантаження та ризиків, пов’язаних зі зберіганням паперових документів.

Однак, варто зазначити, що процес переходу на електронні трудові книжки може викликати певні труднощі та занепокоєння серед працівників, особливо старшого покоління, які звикли до паперових документів. Тому роль наказу про видачу трудових книжок не обмежується лише формальним аспектом – він також служить інструментом комунікації між роботодавцем та працівниками, допомагаючи пояснити зміни, що відбуваються, та забезпечити плавний перехід до нової системи.

У підсумку, наказ про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ є важливим документом, який відображає значущі зміни у сфері трудових відносин та обліку трудового стажу в Україні. Його правильне складання та виконання є запорукою успішного переходу до нової системи електронного обліку трудової діяльності, що в кінцевому підсумку сприятиме модернізації та підвищенню ефективності управління персоналом та пенсійної системи в цілому.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”

НАКАЗ

[Дата] [Місто] № [Номер наказу]

Про видачу трудових книжок працівникам
у зв’язку із завершенням передачі даних
до Пенсійного фонду України

Відповідно до Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 № 1217-IX, Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435, та у зв’язку із завершенням передачі даних про трудову діяльність працівників підприємства до Пенсійного фонду України (лист-підтвердження ПФУ від [дата] № [номер]),

НАКАЗУЮ:

1. Розпочати процес видачі трудових книжок працівникам ТОВ “Назва підприємства” з [дата початку видачі].

2. Призначити відповідальним за організацію процесу видачі трудових книжок [посада] [Прізвище, ім’я, по батькові].

3. [Прізвище, ініціали відповідальної особи] до [дата] розробити та подати на затвердження графік видачі трудових книжок працівникам.

4. Видачу трудових книжок здійснювати під особистий підпис працівника у журналі обліку руху трудових книжок.

5. У разі відмови працівника від отримання трудової книжки або неможливості її особистого отримання, скласти відповідний акт та надіслати працівнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення повідомлення про необхідність отримання трудової книжки.

6. [Посада] [Прізвище, ініціали] до [дата] провести роз’яснювальну роботу серед працівників щодо переходу на електронні трудові книжки та їхніх прав у зв’язку з цим процесом.

7. Створити комісію для вирішення спірних питань, які можуть виникнути під час видачі трудових книжок, у складі:
Голова комісії: [Посада, Прізвище, ініціали]
Члени комісії: [Посада, Прізвище, ініціали], [Посада, Прізвище, ініціали]

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада] [Прізвище, ініціали].

[Посада керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлені:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Приклад заповнення:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”

НАКАЗ

15.09.2024 м. Київ № 78-К

Про видачу трудових книжок працівникам
у зв’язку із завершенням передачі даних
до Пенсійного фонду України

Відповідно до Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 № 1217-IX, Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435, та у зв’язку із завершенням передачі даних про трудову діяльність працівників підприємства до Пенсійного фонду України (лист-підтвердження ПФУ від 10.09.2024 № 2567/01-15),

НАКАЗУЮ:

1. Розпочати процес видачі трудових книжок працівникам ТОВ “Сонячний промінь” з 01.10.2024.

2. Призначити відповідальним за організацію процесу видачі трудових книжок начальника відділу кадрів Петренко Ольгу Василівну.

3. Петренко О.В. до 25.09.2024 розробити та подати на затвердження графік видачі трудових книжок працівникам.

4. Видачу трудових книжок здійснювати під особистий підпис працівника у журналі обліку руху трудових книжок.

5. У разі відмови працівника від отримання трудової книжки або неможливості її особистого отримання, скласти відповідний акт та надіслати працівнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення повідомлення про необхідність отримання трудової книжки.

6. Заступнику директора з персоналу Коваленку І.П. до 28.09.2024 провести роз’яснювальну роботу серед працівників щодо переходу на електронні трудові книжки та їхніх прав у зв’язку з цим процесом.

7. Створити комісію для вирішення спірних питань, які можуть виникнути під час видачі трудових книжок, у складі:
Голова комісії: Заступник директора з персоналу Коваленко І.П.
Члени комісії: Начальник відділу кадрів Петренко О.В., Юрисконсульт Сидоренко М.М.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Коваленка І.П.

Директор [Підпис] С.М. Іваненко

З наказом ознайомлені:
Заступник директора з персоналу [Підпис] І.П. Коваленко 15.09.2024
Начальник відділу кадрів [Підпис] О.В. Петренко 15.09.2024

Цей шаблон наказу про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятих норм діловодства. Він містить всі необхідні елементи та може бути легко адаптований під конкретні обставини та потреби підприємства.

У наказі вказуються повна назва підприємства, номер та дата видання наказу, місце видання. Преамбула наказу містить посилання на відповідні нормативно-правові акти, що регулюють процес переходу на електронні трудові книжки, а також на документ, що підтверджує завершення передачі даних до ПФУ.

Основна частина наказу складається з восьми пунктів, які охоплюють всі ключові аспекти процесу видачі трудових книжок:

1. Визначення дати початку процесу видачі трудових книжок.
2. Призначення відповідальної особи за організацію процесу.
3. Розробка графіку видачі трудових книжок.
4. Порядок видачі трудових книжок.
5. Дії у випадку відмови працівника від отримання трудової книжки.
6. Проведення роз’яснювальної роботи серед працівників.
7. Створення комісії для вирішення спірних питань.
8. Призначення відповідального за контроль виконання наказу.

Наказ підписується керівником підприємства, а відповідальні особи ставлять свої підписи про ознайомлення з наказом.

У прикладі заповнення показано, як конкретно можна заповнити цей наказ. Зверніть увагу, що дати, імена та назви є умовними і мають бути замінені на реальні дані при використанні шаблону.

Важливо пам’ятати, що хоча цей шаблон є універсальним, деякі організації можуть мати свої специфічні вимоги до оформлення таких наказів. Тому рекомендується узгодити форму наказу з юридичним відділом вашого підприємства перед його використанням.

Також варто зазначити, що цей наказ має бути зареєстрований у журналі реєстрації наказів з кадрових питань, а його копії мають бути надані всім зазначеним у наказі відповідальним особам для виконання.

У зв’язку із завершенням процесу передачі даних про трудову діяльність працівників до Пенсійного фонду України, на підставі статті 48 Кодексу законів про працю України та з урахуванням відповідних роз’яснень Кабінету Міністрів України, наказую: видати трудові книжки всім працівникам для подальшого самостійного зберігання. Відділу кадрів забезпечити інформування працівників про порядок отримання трудових книжок, а також ознайомити їх з відповідальністю за їх збереження. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Приклад заповнення:

У зв’язку із завершенням передачі даних до Пенсійного фонду України, наказую видати трудові книжки всім працівникам підприємства для самостійного зберігання. Відділу кадрів забезпечити видачу трудових книжок та провести інструктаж щодо відповідальності за їх збереження.

Шаблон наказу про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ

[Назва підприємства]

Наказ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про видачу трудових книжок працівникам

Керуючись частиною другою статті 48 Кодексу законів про працю України та враховуючи завершення процедури передачі даних про трудову діяльність працівників до Пенсійного фонду України,

наказую:

Директор [Підпис керівника]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклад заповнення:

[ТОВ “Компанія”]

Наказ

№ 123 від 15.03.2024

Про видачу трудових книжок працівникам

Керуючись частиною другою статті 48 Кодексу законів про працю України та враховуючи завершення процедури передачі даних про трудову діяльність працівників до Пенсійного фонду України,

наказую:

1. Видати трудові книжки наступним працівникам:
   • Петрову Івану Петровичу – головному бухгалтеру
   • Сидорову Марії Іванівні – менеджеру з продажу
   • …
2. Доручити начальнику відділу кадрів Петрову Петру Петровичу організувати видачу трудових книжок працівникам під розписку в журналі обліку виданих трудових книжок.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Петрова Петра Петровича.

Директор [Підпис Петрова І.П.]

Петров Іван Петрович

Важливо:

• Нормативна база: Частина друга статті 48 Кодексу законів про працю України передбачає видачу трудових книжок працівникам після завершення передачі даних про їх трудову діяльність до Пенсійного фонду України.
• Зміст наказу: Наказ повинен містити перелік працівників, яким видаються трудові книжки, та доручення відповідальній особі організувати цей процес.
• Журнал обліку: При видачі трудових книжок необхідно вести журнал обліку, в якому працівники розписуються.

Ось шаблон наказу про видачу трудових книжок у зв’язку із завершенням передачі даних до ПФУ:

Наказ про видачу трудових книжок

Я, [прізвище та ім’я керівника підприємства/організації], керівник [назва підприємства/організації], на підставі статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статей 6, 7, наказую:

Видати трудові книжки працівникам, які працювали в нашому підприємстві, у зв’язку з завершенням передачі даних до Пенітенціарної служби України (ПФУ).

Видати трудові книжки до рук працівників або до їх уповноважених осіб.

Трудові книжки видати на підставі завершення передачі даних до ПФУ, що підтверджено актом про завершення передачі даних від [дата акта].

Дата: [поточна дата].

Підпис: [підпис керівника підприємства/організації].

Цей наказ ґрунтується на наступних законодавчих актах України: Кодекс законів про працю України, стаття 40; Закон України “Про трудові книжки”, статті 6, 7.

Приклад заповнення:

Наказ про видачу трудових книжок

Я, Петров Олександр Іванович, керівник ТОВ “Укрпромінвест”, на підставі статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статей 6, 7, наказую:

Видати трудові книжки працівникам, які працювали в нашому підприємстві, у зв’язку з завершенням передачі даних до Пенітенціарної служби України (ПФУ).

Видати трудові книжки до рук працівників або до їх уповноважених осіб.

Трудові книжки видати на підставі завершення передачі даних до ПФУ, що підтверджено актом про завершення передачі даних від 10 травня 2022 року.

Дата: 15 травня 2022 року.

Підпис: Петров О.І.