Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

Необхідність у прийнятті такого наказу виникає в ситуаціях, коли певні об’єкти основних засобів чи малоцінні необоротні активи через фізичний знос, моральне старіння або пошкодження стають непридатними для подальшого використання у господарській діяльності підприємства. У цьому випадку виникає потреба у їх списанні з балансу з одночасним оформленням відповідних документів та відображенням у бухгалтерському і податковому обліку.

Сторонами в цьому документі виступає керівник підприємства, який видає наказ, а також працівники відповідних підрозділів, на яких покладаються обов’язки щодо огляду, оцінки технічного стану та безпосереднього списання активів. Наказ може стосуватися як конкретних об’єктів основних засобів чи необоротних активів, так і визначати загальну процедуру списання на підприємстві.

У наказі про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів мають бути чітко визначені підстави для його видання, склад комісії, відповідальної за огляд та оцінку стану активів, порядок та строки проведення цих процедур, вимоги щодо оформлення відповідних актів, а також інструкції стосовно подальших дій із списаними активами. Важливо також зазначити відповідальних осіб за виконання наказу та контроль за дотриманням встановлених процедур.

Підготовка проекту наказу зазвичай здійснюється відповідальними працівниками підприємства, наприклад, головним бухгалтером, начальником відділу постачання чи керівником структурного підрозділу, де експлуатуються активи, що підлягають списанню. Вони готують проект наказу з урахуванням вимог чинного законодавства, зокрема Податкового кодексу України, Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України, та внутрішніх регламентів підприємства.

Таким чином, наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів є важливим інструментом належного обліку руху необоротних активів на підприємстві. Він забезпечує дотримання встановлених правил і процедур, створює належну документальну базу для списання непридатних активів, а також сприяє прозорості та контролю в цій сфері.

Приклади

В Україні питання обліку та списання основних засобів та малоцінних необоротних активів регулюються Податковим кодексом України, Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879, а також низкою інших нормативно-правових актів. Типова форма наказу про огляд та списання таких активів з балансу підприємства може мати наступний вигляд:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Виробник” Наказ №32 м. Львів 15.06.2024 р.

Про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

З метою впорядкування обліку основних засобів та малоцінних необоротних активів, а також вибуття з балансу підприємства об’єктів, що стали непридатними для подальшого використання, на підставі Податкового кодексу України та Положення про інвентаризацію активів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879,

НАКАЗУЮ:

Директор Іванов І.І.

З наказом ознайомлені: Петренко І.П. Сидоренко С.С. Ковалeнко К.К.

У наведеному прикладі керівник ТОВ “Виробник” видає наказ про створення постійно діючої комісії для огляду стану основних засобів та малоцінних необоротних активів підприємства. Наказ містить посилання на відповідні нормативно-правові акти, визначає склад комісії, порядок її роботи, вимоги щодо складання актів за результатами огляду. Також наказ скасовує дію попередніх розпоряджень про створення комісій, визначає відповідальних осіб та порядок ознайомлення з ним. Підписаний наказ із внесенням до справи дозволяє підприємству належним чином документально оформити процедуру списання непридатних активів відповідно до чинного законодавства.

Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

Враховуючи вимоги Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, відповідно до якого власники мають забезпечити проведення огляду основних засобів та малоцінних необоротних активів та їх подальшого списання з балансу в разі втрати їх корисності або неможливості подальшого використання, зазначається таке:

1. Провести огляд основних засобів та малоцінних необоротних активів з метою виявлення тих, що втратили свою корисність або не підлягають подальшому використанню.
2. Скласти акт огляду, в якому зазначити всі виявлені основні засоби та малоцінні необоротні активи, які підлягають списанню з балансу.
3. Після затвердження акту огляду провести списання виявлених основних засобів та малоцінних необоротних активів з балансу.
4. Призначити відповідальних осіб за проведення огляду та списання основних засобів та малоцінних необоротних активів.
5. Контроль за виконанням цього наказу покладається на відповідних керівників структурних підрозділів.
6. Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

Додаток: Приклад заповнення акта огляду та списання основних засобів та малоцінних необоротних активів.

Наказ № ___ Дата: ___ Підпис: Ім’я: Посада:

Приклад заповнення:

Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

Враховуючи вимоги Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, відповідно до якого власники мають забезпечити проведення огляду основних засобів та малоцінних необоротних активів та їх подальшого списання з балансу в разі втрати їх корисності або неможливості подальшого використання, зазначається таке:

1. Проведено огляд основних засобів та малоцінних необоротних активів, в результаті якого були виявлені такі, що втратили свою корисність або не підлягають подальшому використанню:
   • Офісні меблі (шафа №1, стіл №3)
   • Комп’ютерна техніка (монітор №2)
   • Офісне обладнання (принтер №1)
2. Складено акт огляду, в якому вказані всі виявлені основні засоби та малоцінні необоротні активи, які підлягають списанню з балансу.
3. Після затвердження акту огляду проведено списання виявлених основних засобів та малоцінних необоротних активів з балансу.
4. Відповідальними за проведення огляду та списання основних засобів та малоцінних необоротних активів призначено відповідних співробітників бухгалтерії.
5. Контроль за виконанням цього наказу покладено на відповідних керівників структурних підрозділів.
6. Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

Додаток: Акт огляду та списання основних засобів та малоцінних необоротних активів.

Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

[Номер]

[Дата]

[Назва підприємства]

НАКАЗ

Про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

З метою забезпечення належного обліку основних засобів та малоцінних необоротних активів, а також запобігання їх несанкціонованому списанню

НАКАЗУЮ:

1. Створити комісію у складі:

   • [ПІБ], [посада] – голова комісії;
   • [ПІБ], [посада] – член комісії;
   • [ПІБ], [посада] – член комісії.

2. Доручити комісії:

   • 20.05.2024 провести огляд основних засобів та малоцінних необоротних активів, що знаходяться на балансі підприємства, згідно з [перелік основних засобів та МНА];
   • за результатами огляду скласти акт про списання основних засобів та малоцінних необоротних активів, які не відповідають критеріям визнання активу та які не можна використовувати у господарській діяльності у зв’язку з повним моральним та/або фізичним зношенням;
   • подати акт про списання на затвердження головному бухгалтеру.

3. [ПІБ], [посада] забезпечити виконання цього наказу.

4. Цей наказ довести до відома всіх [перелік осіб, яким необхідно довести наказ].

[ПІБ]

[Посада]

[Печать]

Згідно з:

• Податковий кодекс України;
• Інструкція з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 10 січня 2018 року № 141;
• Положення про інвентаризацію та списання основних засобів та інших необоротних активів підприємств, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 10 січня 2018 року № 142.

Приклад заповнення:

[Назва підприємства]

НАКАЗ

Про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів

№ 123

14.05.2024

ТОВ “Моя компанія”

НАКАЗУЮ:

1. Створити комісію у складі:

   • Петренко О.В., головний бухгалтер – голова комісії;
   • Іванов С.М., директор – член комісії;
   • Сидоренко Н.В., бухгалтер – член комісії.

2. Доручити комісії:

   • 20.05.2024 провести огляд наступних основних засобів та малоцінних необоротних активів:
     • Комп’ютер Dell OptiPlex 7020, інвентарний номер 12345;
     • Принтер HP LaserJet Pro M404dw, інвентарний номер 54321;
     • Офісні меблі (стіл, шафа, 2 крісла), інвентарний номер 98765;
   • за результатами огляду скласти акт про списання основних засобів та малоцінних необоротних активів, які не відповідають критеріям визнання активу та які не можна використовувати у господарській діяльності у зв’язку з повним моральним та/або фізичним зношенням;
   • подати акт про списання на затвердження головному бухгалтеру.

3. Петренко О.В., головний бухгалтер забезпечити виконання цього наказу.

4. Цей наказ довести до відома всіх [перелік осіб, яким необхідно довести наказ].

[Петренко В.І.]

Директор

[Печать]

Ось шаблон наказу про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів № [номер наказу] Дата: [дата створення наказу]

[Назва підприємства або організації] [Адреса підприємства або організації] [Код ЄДРПОУ підприємства або організації]

У зв’язку з необхідністю оглядати та списувати з балансу основні засоби та малоцінні необоротні активи, які втратили свою вартість або стали непридатними для використання, я, [посада керівника підприємства або організації], наказую:

Огледати та списати з балансу наступні основні засоби та малоцінні необоротні активи:

• комп’ютер марки [марка комп’ютера], інвентарний номер [інвентарний номер], вартість [вартість] грн, причина списання [причина списання];
• друкарка марки [марка друкарки], інвентарний номер [інвентарний номер], вартість [вартість] грн, причина списання [причина списання];
• … [і т.д.]

Ці основні засоби та малоцінні необоротні активи не можуть бути використані для виробництва або інших цілей, тому їх списання з балансу є економічно обґрунтованим рішенням.

Згідно з вимогами Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” від 16.07.1999 р. № 996-XIV, Закону України “Про оподаткування доходів підприємств” від 28.12.2010 р. № 2755-VI та Закону України “Про бухгалтерську звітність” від 21.04.2015 р. № 312-VIII.

Контроль за виконанням цього наказу покладається на [посада відповідальної особи].

Наказ набирає чинності з дати підписання.

[Підпис керівника підприємства або організації] [Дата підписання]

Примітка: у разі необхідності можуть бути додані інші реквізити, наприклад, номер контракту, дата початку дії наказу тощо.

Приклад заповнення:

Наказ про огляд та списання з балансу основних засобів та малоцінних необоротних активів № 001 Дата: 25.05.2023

ТОВ “Українська торгівля” вул. Шевченка, 25, м. Київ, 01001 3041234567

У зв’язку з необхідністю оглядати та списувати з балансу основні засоби та малоцінні необоротні активи, які втратили свою вартість або стали непридатними для використання, я, директор ТОВ “Українська торгівля”, наказую:

Огледати та списати з балансу наступні основні засоби та малоцінні необоротні активи:

• комп’ютер марки HP, інвентарний номер 001, вартість 5000 грн, причина списання – моральна старість;
• друкарка марки Canon, інвентарний номер 002, вартість 2000 грн, причина списання – технічна несправність;
• … [і т.д.]

Ці основні засоби та малоцінні необоротні активи не можуть бути використані для виробництва або інших цілей, тому їх списання з балансу є економічно обґрунтованим рішенням.

Згідно з вимогами Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” від 16.07.1999 р. № 996-XIV, Закону України “Про оподаткування доходів підприємств” від 28.12.2010 р. № 2755-VI та Закону України “Про бухгалтерську звітність” від 21.04.2015 р. № 312-VIII.

Контроль за виконанням цього наказу покладається на заступника директора з економічних питань.

Наказ набирає чинності з дати підписання.

[Підпис директора ТОВ “Українська торгівля”] [Дата підписання]