Штатний розклад підприємства: складання, затвердження та навіщо він взагалі потрібен

Штатний розклад - це документ, який є повним відображенням структури вашого підприємства і чисельності працівників, а також "святою святих" для кадровика та бухгалтера. Недооцінювати цей документ важко, оскільки в ньому відображаються всі існуючі посади на підприємстві, відповідні посадові оклади і структурні підрозділи. Оскільки аналізуючи штатний розклад підприємства, можна отримати дуже багато інформації, то це один з найцікавіших документів для контролюючих органів, зокрема для Держпраці. Тому правильному оформленню та утвердження штатного розкладу треба приділити особливу увагу. Сьогодні на ресурсі Протокол (Protocol) ми розглянемо найбільш поширені питання, які стосуються штатного розкладу.

Зміст:

• Складання штатного розкладу. Обов'язково чи ні?
• Порядок затвердження штатного розкладу
• Правила складання штатного розкладу: що там має бути?
• Штатний розклад з розбивкою за категоріями персоналу
• Зміна штатного розкладу
• Обгрунтування штатного розкладу
• Як відобразити погодинну оплату?
• Збереження штатного розкладу
• Оптимізація штатного розкладу

Складання штатного розкладу. Обов'язково чи ні?

В жодному законодавчому акті не дається визначення штатного розкладу. Лише в пункті 3 статті 64 Господарського кодексу України йдеться про те, що підприємство самостійно визначає свою структуру, чисельність працівників і штатний розпис. Навіть в нашому улюбленому КЗпП (Кодексі законів про працю) не згадується про даний документ взагалі. Також актуальне законодавство не закріплює типової форми штатного розкладу для небюджетних підприємств.

У зв'язку з цим є питання: чи дійсно потрібно на підприємстві затверджувати такий документ, чи можна обійтися без нього? Прямої відповіді закон нам не дасть. Але є поодинокі рішення суду, які говорять про те, що штатний розпис вести на недержавних підприємствах не обов'язково. Приклад такого рішення: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67192297 .

У той же час в листі Мінсоцполітики № 152 йдеться про те, що затвердження штатного розкладу є обов'язковим для підприємств, оскільки його ведення є необхідною гарантією для прав працівника на працю і на забезпечення захисту від незаконного звільнення. Відсутність даного документа може спричинити собою штрафи від контролюючих органів за порушення вимог законодавства про працю.

Більш того, за відсутність штатного розкладу на підприємстві вас можуть притягнути до відповідальності за складом ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю, а саме - порушення інших вимог трудового законодавства.

Порядок затвердження штатного розкладу

Затвердження штатного наказу відбувається через наказ керівника. Такий наказ знову ж таки не має встановленої законом форми, але все одно повинен бути складений згідно із загальними вимогами до офіційних документів. Тобто необхідно вказати: назву самого документа, дату, з якої даний штатний розклад вступає в силу, ПІБ керівника, дату підписання. Нижче зможете знайти примітивний приклад такого наказу.

ТОВ "Гедоніст"

Наказ № 123

30.06.2020 р

місто Харків

Про затвердження штатного розкладу

Наказую:

Затвердити та ввести в дію з 30.06.2020 року штатний розклад у кількості 8 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 200 000 тисяч гривень (додається).

Директор ТОВ "Гедоніст" Шутько В. С.

Затверджую:

штат у кількості 8 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 200 000 тисяч гривень

Директор ТОВ "Гедоніст" Шутько В. С.

(Далі має йти сам штатний розклад)

Правила складання штатного розкладу: що там має бути?

Зазвичай розробка штатного розкладу покладається на кадровика або бухгалтера на підприємстві. Потім цей документ необхідно затвердити з керівником.

Зафіксуємо ще раз для чого вам необхідний штатний розклад:

• відображає всі посади, які існують на підприємстві;
• містить інформацію про тарифні розряди і зарплати співробітників. Тут важливо згадати, що ви повинні вказати не конкретного співробітника, а посаду;
• відображає всі структурні підрозділи підприємства;
• спрощує процес перерахунку заробітної плати;
• без штатного розкладу неможливо провести скорочення співробітника, так як цей процес повністю зав'язаний на даному документі.

Як уже мною згадувалося раніше універсальної форми і структури для даного документа немає. У той же час ви можете в якості прикладу для складання штатного розкладу взяти типову форму для бюджетних організацій або скласти свою. У вашому розкладі завжди повинно бути передбачено наступне:

1. Посади. При чому і зайняті, і вакантні, і за сумісництвом.
2. Штатні одиниці. Тут йде мова про кількість штатних одиниць на кожну посаду. Потрібен співробітник на повний робочий день - встановлюєте повну ставку, в інших випадках, відповідно, півставки і т.д. Тобто штатний розпис при неповному робочому дні повинен мати позначку "0,5" в графі "кількість штатних одиниць".
3. Вказати код професії. Назва посад повинна відповідати Класифікатору професій ДК 003: 2010 (тут можуть виникати проблеми, оскільки необхідних посад може не бути в ДК)
4. Посадові оклади.
5. Надбавки і премії, які мають постійний характер.

Штатний розклад з розбивкою по категоріям персоналу

Тут мова йде про назви відділів. Ці назви не уніфіковані, але зазвичай базово вони діляться на дві великі категорії: Адміністрація та Робочий апарат, далі - фантазуйте за потребами підприємства.

На підставі штатного розкладу складається посадова інструкція по кожній посаді (тобто прописуються права та обов'язки).

Також варто вказати на який період складається штатний розклад. Як правило, зручніше за все приймати штатний розклад на рік.

З примітивним прикладом структури штатного розкладу співробітників можна буде ознайомитись нижче.

Зміна штатного розкладу

Вносити зміни в цей документ можна. Зміна штатного розкладу може знадобиться в таких випадках:

• введення нових вакансій;
• зміни в заробітній платі;
• звільнення, скорочення посади;
• зміни в умовах праці і т.д.

Залежно від ситуації, ми можете або внести зміни в існуючий документ наказом, просто перерахувавши такі зміни, або затвердити наказом новий штатний розклад.

Обгрунтування штатного розкладу

Будь-які зміни в штаті співробітників, чи то введення нової посади або ж скорочення цілого відділу, підвищення посадового окладу тощо, повинні бути обгрунтовані в наказі, який вносить зміни. Приклад нижче.

ТОВ "Надія"

НАКАЗ

Про внесення змін до штатного розпису

У зв'язку зі збільшенням обсягу продажів,

НАКАЗУЮ:

1. Внести до штатного розпису ТОВ «Надія», затвердженого наказом від 23.03.2019 року № 2-од, такі зміни:
2. - ввести в транспортний відділ посаду "Кур'єр" з посадовим окладом 8000 гривень. Кількість штатних одиниць за посадою - 1.
3. Начальнику відділу кадрів Рябіну О.В. внести зміни до штатного розпису з 26.07.2020 року.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

З наказом ознайомлений:

26.07.2020 р. Горобин О.В .

Як відобразити погодинну оплату?

Погодинна оплата праці в штатному розкладі відображається в обов'язковому порядку. Оскільки ведення штатного розкладу та й сама форма документа визначається особливостями підприємства, то бланк штатного розкладу можна адаптувати для своїх умов. Таким чином показати погодинну оплату можна декількома способами:

1. Ввести спеціальну колонку для погодинної оплати, а в графі "місячний фонд заробітної плати" внести суму тарифної ставки, виходячи з середньомісячної кількості відпрацьованих годин.
2. Вносити погодинну оплату в графу "посадовий оклад" шляхом обчислення середньомісячного окладу. При цьому краще додати примітку, що для цієї посади використовується погодинна форма оплати.
3. У графу "посадовий оклад" вносити годинну тарифну ставку. Тут теж необхідно буде додати виноску про використання погодинної оплати.

Зберігання штатного розкладу

Термін зберігання цього документа залежить від того, на підставі державної або приватної власності працює підприємство. Виходячи з цього є такі терміни зберігання:

1. Для державного / комунального підприємства + в діяльності якого створюються документи Національного архівного фонду - зберігаються весь час.
2. Державне / комунальне підприємство, але в діяльності якого не створюються документи Національного архівного фонду - 75 років.
3. Все решта - термін зберігання 3 роки.

* Зберігаємо не тільки штатний розклад, а й його проекти і документи по його розробці.

Дані терміни зберігання затверджені наказом Міністерства юстиції №578 / 5

Посилання на наказ: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Оптимізація штатного розкладу

Основне завдання оптимізації - домогтися якомога більшого ефекту при найменших витратах. Тобто організувати штат на підприємстві вам необхідно таким чином, щоб робоча сила не була в надлишку, повноваження не дублювалися, а фонд заробітної плати використовувався максимально ефективно і раціонально.

Виявити свої больові точки можна тільки шляхом глибокого аналізу, як структурного, так і кількісного. Виходячи з отриманої аналітики вже можна буде приймати управлінські рішення.

Основними інструментами для оптимізації є:

1. Скорочення як цілих структурних підрозділів, так і окремих посад.
2. Вводити внутрішнє суміщення штатних ставок.
3. Виведення частини функціоналу на зовнішнє обслуговування (аутсорсинг).
4. При проведенні операцій по оптимізації персоналу також слід пам'ятати про норми трудового законодавства, соціальні гарантії і переважні права, особливо при скороченні.

Результатом оптимізації повинна бути найбільш оптимальна штатна чисельність співробітником, яка необхідна для належного виконання функцій підприємства.

Безсумнівно, штатний розклад - основний кадровий документ на підприємстві. Вести його потрібно. Заповнювати потрібно уважно і відповідально, так як це економить час і спрощує підприємству життя та звільнення працівників, виплати заробітної плати та дозволить уникнути виснажливих судових тяжб.

Автор консультації: Шутько Вікторія Сергіївна

Джерело: юридичний ресурс Протокол