26-29-30 листопада | 10:00 - 13:00
3-денний живий Онлайн - курс
ДІЛОВОДСТВО та АРХІВНА СПРАВА в УКРАЇНІ в 2021-2022р. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ.
Сучасні технології та новації в роботі з документами. Перехід від паперового до електронного документообігу. Нова редакція ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації". Вимоги до оформлення документів" (набрав чинності з 1 вересня 2021р). Архів юридичної особи.
Семінар проводять - безпосередні розробники нормативно - правових актів, що регламентують діловодство та архівну справу в Україні, експерти - практики з 15-річним досвідом роботи в сфері електронних архівів та діловодства.
Програма:
ЗАКОНОДАВЧА БАЗА. РЕГУЛЯТОРНІ ВИМОГИ ДО СУБ'ЄКТІВ РИНКУ. ДІЛОВОДСТВО ТА АРХІВНА СПРАВА В УКРАЇНІ. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ.
-
Актуальне законодавство та базові нормативні акти з питань діловодства та архівної справи:
-
Нова редакція ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації". Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо застосування.
-
Електронний документообіг в Україні. Законодавче регулювання.
-
Закони України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» та ін.;
-
Зміни до Наказу Мінюсту № 1886/5 щодо порядку організації роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Приведення нормативної бази у відповідність з вимогами ЗУ «Про електронні довірчі послуги».
-
Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (зі змінами);
-
Постанова КМУ “Про проведення експертизи цінності документів”;
-
Правила організації діловодства у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях (зі змінами);
-
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів;
-
Національні стандарти у сфері діловодства та архівної справи та методичні документи.
-
Архівна служба України.
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА.
-
Організаційні документи, що регламентують роботу служби діловодства: порядок розробки та затвердження (положення про службу діловодства, посадові інструкції працівників, кваліфікаційні вимоги до працівників служби діловодства).
-
Визначення нормативної чисельності працівників служби діловодства.
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ на ПІДПРИЄМСТВІ.
-
Підготовка внутрішніх нормативних актів юридичної особи, що регламентують роботу з документами (інструкція з діловодства, стандарт підприємства тощо).
-
Організація документообігу та визначення його обсягу.
-
Перехід до електронного документообігу.
КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ. ТЕХНОЛОГІЇ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ.
-
Мета контролю виконання документів, його види, строки виконання документів (типові, індивідуальні). Етапи контролю (взяття документа на контроль, визначення форм і методів контролю, проміжний контроль, продовження строків виконання документів, зняття документів з контролю).
ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.
-
Нормативні вимоги щодо складання та оформлення документів. Бланки документів. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташування.
-
Погодження, засвідчення, підписання управлінських документів, загальні вимоги до їх тексту.
-
Оформлення копій, витягів з документів.
-
Складання окремих видів організаційних документів (правил, положень, інструкцій, тощо).
-
Підготовка та оформлення розпорядчих документів (постанов, рішень, наказів, розпоряджень, тощо).
-
Оформлення довідково – інформаційних документів (актів, довідок, доповідних записок, службових листів, тощо).
-
Особливості оформлення документів до засідань колегіальних органів. Особливості ведення протоколів, оформлення рішень, тощо.
ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ.
-
Експертиза цінності документів, її принципи та критерії, порядок проведення Визначення строків зберігання документів.
-
Організація роботи експертної комісії юридичної особи, її функції та завдання.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ. ПОРЯДОК РОЗРОБЛЕННЯ, ЗАТВЕРДЖЕННЯ ТА ВВЕДЕННЯ В ДІЮ.
-
Підготовка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ. Застосування переліків документів зі строками зберігання. Вимоги до складання, оформлення та погодження номенклатури справ.
ФОРМУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ У СПРАВИ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ У СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛАХ.
-
Правила формування документів у справи відповідно до номенклатури. Зберігання справ у структурних підрозділах. Вимоги щодо оформлення справ.
-
Підготовка справ для архівного зберігання, вимоги до їх оформлення.
-
Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів та актів про виділення для знищення документів структурних підрозділів.
-
Порядок передавання документів до архіву (архівного підрозділу) юридичної особи.
ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ З ОБМЕЖЕНИМ ДОСТУПОМ («Для службового користування», «Комерційна таємниця» тощо).
ДІЛОВОДСТВО ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН та ЙОГО ВЕДЕННЯ.
АРХІВНА СПРАВА. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВУ (АРХІВНОГО ПІДРОЗДІЛУ). Зберігання документів з паперовими носіями в архіві (архівному підрозділі) на підприємстві. Нові вимоги з 1 жовтня 2020р.
-
Організація роботи архіву (архівного підрозділу). Порядок розроблення та затвердження положення про архів (архівний підрозділ). Визначення чисельності працівників архіву.
-
Вимоги до формування архівного фонду та обліку документів в архіві. Довідковий апарат до документів архіву (описи, каталоги, картотеки, бази даних тощо).
-
Режим доступу та порядок користування документами архіву. Архівна довідка.
-
Забезпечення збереження архівних документів. Вимоги до приміщення архіву та його обладнання. Дотримання основних режимів зберігання: температурно - вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного тощо.
-
Вимоги до зберігання документів з паперовими носіями відповідно до міжнародних норм згідно з ДСТУ 8889:2019 "Документи з паперовими носіями". Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги» (набуває чинності з 01 жовтня 2020 року).
-
Порядок знищення документів з паперовими носіями. Зведений акт про виділенняя документів для знищення.
-
Передавання документів на постійне зберігання до архівної установи.
-
Організація приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи. Обов’язки ліквідаційної комісії щодо передавання справ.
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ в 2021р. ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ. Електронний документ. Організація електронного документообігу. Перехід від паперового до електронного документообігу. «Гібридний» документообіг в перехідний період.
-
Порядок приймання - передавання електронних документів (ЕД) НАФ на постійне зберігання(проект). Як передавати, які формати. Куди передавати.
-
З чого починається електронний документообіг. Життєвий цикл документу в електронному вигляді. Чи можливо сьогодні повноцінно перейти на повний електронний документообіг.
-
Організація електронного документообігу та автоматизація всіх процесів життєвого циклу електронного документа: типові вимоги. Взаємодія електронного та паперового документообігу.
-
Єдині вимоги для всіх суб’єктів загального електронного документообігу щодо роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання,, незалежно від форми власності цих суб’єктів та рівня. Проблемні та практичні питання.
-
Вимоги до форматів даних електронних документів.
-
Нові формати даних електронного документообігу: електронних підписів / печаток, метаданих документообігу й архівного зберігання та обміну документами й приймання-передавання цих документів на постійне зберігання.
-
Організаційно-правові засади електронного документообігу та роботи з електронними документами.
-
Електронний документ та документ в електронній формі: в чому різниця.
-
Статус електронного документа. Що таке оригінал електронного документа, його копія та завірена копія.
-
Застосування цифрових копій документів, у тому числі завірених електронними підписами / печатками.
-
Електронні документи: обов’язкові реквізити електронного документа. Типові помилки щодо створення електронних документів. Чому електронні документи спочатку реєструють, а потім підписують.
-
Електронний підпис. КЕП та юридична сила електронному документу. Особливості підписання електронного документа із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки.
-
Як здійснюється електронна ідентифікація. Для чого потрібна електронна позначка часу.
-
Єдина та відмінна облікова документація під час організації діловодства із одночасним застосуванням документів двох форм: електронній та паперовій. «Гібридна» форма документообігу в перехідному періоді.
-
Особливості організації роботи з електронними документами з обмеженим доступом.
-
Електронний архів. Архівне зберігання документів. Як організувати зберігання електронних документів та їх підготовку до передавання на архівне зберігання в т.ч. відповідно до вимоги ІТ-безпеки.
-
Порядок приймання-передавання електронних документів на постійне зберігання.
-
Документарний аудит. Практичні питання впровадження електронного документообігу з мінімальними витратами. Рекомендації щодо оптимізації фінансових бюджетів на впровадження електронного документообігу. Які операції можна та необхідно автоматизувати власними силами та в першу чергу, що може почекати, без чого можна обійтись.
-
Виправлення помилок. Що робити якщо в електронних документах виявлені помилки.
-
Сучасний електронний документообіг. Сучасні системи електронного документообігу (СЕД).