Насколько нужны должностные инструкции ФЛП, малому и среднему бизнесу

Часто, работодатели не придают значению такому документу как должностная инструкция (ДИ). Причиной таких ситуаций является отсутствие должного законодательного регулирования этого понятия. Кодекс Законов о труде (далее сокращенно – «КЗоТ») не дает ответа на вопрос «обязательна ли должностная инструкция на предприятии».

В этой публикации, постараюсь прояснить ситуацию, что это такое, как с ней работать – и, все таки, для чего нужна должностная инструкция.

Содержание:

• Должностная инструкция работника: что это?
• Обязательна ли должностная инструкция ФОПам (ФЛП), малому и среднему бизнесу?
• Зачем нужны должностные инструкции работодателю и работнику?
• Работник работает без должностной инструкции – какие риски работодателя?
• Как и в соответствии с чем разрабатывается должностная инструкция?
• Заключение

Должностная инструкция работника: что это?

Понятие ДИ не определено в КЗоТе, впрочем, это не мешает им быть важным организационно-распорядительным документом в любой организации, учреждении, на предприятии.

Так, в «Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов», одобренного на заседании Нормативно-методической комиссии Укргосархива (Протокол № 7 от 22.11.2015 года) – который, кстати будет полезен работодателю при составлении ДИ (так как там подана рекомендованная форма должностной инструкции) – даёт лаконичное и понятное обозначение:

«Должностные инструкции - это организационные документы, в которых определены задачи, обязанности, права и ответственность работников при выполнении ими работы в определенной должности (по профессии)»

Отдельное понятие должностной инструкции, как и утвержденная типовая форма имеются в Приказе Национального агентства Украины по вопросам государственной службы, от 11.09.2019г. №172-19, однако, применимы такие, лишь при разработке должностных инструкций госслужащих категории «Б» и «В».

Пользуйтесь консультацией: Працівник відсутній на роботі: як діяти роботодавцю

Обязательна ли должностная инструкция ФОПам (ФЛП), малому и среднему бизнесу?

Что касается обязательности этого документа: прямой нормы, которая бы гласила об обязанности работодателя составлять такую - в КЗоТе - нет.

Однако, за обязательность должностной инструкции говорят:

• Приказ Министерства труда и социальной политики (далее –Минсоцполитики) от 29.12.2004 г. №336 «Об утверждении Выпуска 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников».

Данный приказ №336 является подзаконным нормативным актом, и, если широко трактовать понятие актов законодательства – входит в систему законодательства о труде (определенного в статье 4 КЗоТа), а соответственно подлежит выполнению работодателями (независимо от формы их собственности и подчинения). Кроме того, в самом Справочнике квалифхарактеристик профессий работников (далее – «Справочник» или «СКХПР») указано, что он является нормативным документом, обязательным по вопросам управления персоналом во всех учреждениях, организациях, предприятиях (без исключений).

Так, в Приказе №336 устанавливается правило, что должностные инструкции составляются для работников всех должностей, указанных в штатном расписании. Также, там указываются требования к содержанию, составлению и оформлению ДИ, о чем детальнее поговорим дальше.

Необходимо заметить, что Выпуск №1, утвержденный этим приказом – расписывает квалификационные характеристики наиболее универсальных видов должностей (бухгалтера, экономисты, менеджеры, итд.) и помимо него существуют еще 89 выпусков СКХПР, определяющих характеристики должностей во всевозможных отраслях экономики. Почти все оставшиеся выпуски таких справочников отсылают к Выпуску №1 утвержденному Приказом №336, делая его, таким образом, обобщением обязательных правил составления и оформления ДИ профессий, самых разных отраслей.

• Письмо Минсоцполитики от 03.10.2005 г. № 36-508, в котором прямо сказано об обязательном характере вышеупомянутого Выпуска №1 и возложено на руководителя предприятия обязательство обеспечивать разработку и утверждать ДИ, руководствуясь особенностями их штатного расписания и квалифхарактеристиками соответствующих должностей, поданными в Выпуске №1 (либо в других выпусках, по конкретной отрасли).

Да, несомненно, такого характера письмо Минсоцполитики не может рассматриваться как нормативно-правовой акт и несет исключительно информационно-разъяснительный характер. Однако, есть случаи, когда даже суды ссылаются на него, как на дополнительное подтверждение обязательного характера ДИ – для примера: см. постановление Львовского апелляционного административного суда №70059731 от 02.11.2017, № дела: 813/2345/17.

• Письмо Минсоцполитики от 25.12.2013 г. №564/13/116-13 – в котором Минсоцполитики «пошло еще дальше». В нём, установлено обязательство следовать всем правилам Выпуска №1 СКХПР при составлении ДИ, а их отсутствие названо нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может понести административную ответственность по статье 41 Кодекса Украины об административных нарушениях (далее – КУпАП).

Не буду скрывать, что, на мой взгляд, Минсоцполитики в этом письме вышло за рамки «трактовки» закона, чем превратило информационно-рекомендательный характер такого письма, в зацепку для проверяющих органов.

Пользуйтесь консультацией: Проверки Гоструда адвокатов и нотариальных контор. Как избежать штрафов?

В целом, всё вышеизложенное, основывается на статье 29 КЗоТ, которая устанавливает «железное правило»: перед допуском к работе, ознакомить работника с правами и обязательствами, а также, с условиями труда под расписку. «Роль» документа, который бы гласил от правах и обязательствах работника отдают ДИ, хотя, теоретически – почему работодатель и работник не могут согласовать это в рамках трудового договора? Вопрос риторический. Однако, Минсоцполитики и Приказ №336, утверждающий Выпуск №1 СКХПР остановились на обязательности именно ДИ.

Таким образом, я бы рекомендовала, в обязательном порядке, составлять ДИ по всем должностям, указанным в штатном расписании.

NB: Выпуск № 1 СКХПР позволяет не составлять ДИ на некоторых руководителей - права, обязанности, задачи и ответственность которых, определяется уставами (положениями) предприятия, учреждения, организации – либо их структурного подразделения.

Пользуйтесь консультацией: Что мне грозит, если не хочу отрабатывать 14 дней перед увольнением?

Зачем нужны должностные инструкции работодателю и работнику?

Нужно отдать должное, что ДИ – очень полезный инструмент в отношениях работодателя и работника.

Во-первых, ДИ на предприятии разрабатывается с целью своевременной и наиболее полной детализации трудовой функции работника. Неоспоримым является факт, что нанимая персонал, и отделу кадров, и руководителю, да и кандидатам на должность, нужно детально разобраться, что потребуется выполнять на данной должности.

Во-вторых, чисто с юридической точки зрения, ДИ, с которой работник был ознакомлен перед началом работы, является подтверждением наличия тех или иных должностных обязанностей – соответственно, если работник их не выполняет, его можно привлечь к ответственности, вплоть до увольнения. При этом, очень часто, ДИ является важным доказательством на этапе судебных разбирательств по поводу увольнения, или других мер взыскания.

Так, Постановлением Верховного Суда в составе Третьей судебной палаты Кассационного гражданского суда, от 10 декабря 2019 года (дело № 643/7954/17), было установлено, что за невыполнение функциональных обязательств работником (в данном случае - заведующим наркологического отделения в Харьковской областной клинической больнице), которые не возложены на него согласно его должностной инструкции – отсутствуют основания для привлечения его к дисциплинарной ответственности. Так, судами было установлено, что обязательство «обеспечить санитарно-гигиеническое состояние отделения», согласно его ДИ к непосредственным обязательствам работника не входило - более того – такие обязательства возложены на старшую медсестру отделения. Как заявил ВС - для правомерного возложения дисциплинарного взыскания – необходимо, чтобы нарушение касалось только тех обязанностей, которые являются составными трудовой функции работника или вытекают из правил внутреннего трудового распорядка. В связи с этим, ВС поддержал отмену наложения дисциплинарного взыскания на работника, а кассационную жалобу работодателя оставил без удовлетворения.

В-третьих, одним из самых распространённых нарушений работодателей, является невыполнение статьи 29 КЗоТа (в частности - обязательство работодателя перед началом работы разъяснить работнику его права, обязанности). Так вот, наличие составленной и оформленной ДИ в компании, даст возможность упростить порядок разъяснения работника об этом. Работодателю (либо его ответственному лицу) просто стоит предоставить должностную инструкцию работнику и получить подпись работника об ознакомлении с такой, и о том, что права и обязанности ему разъяснили. Дополнительно можно предоставить работнику копию ДИ, или приложить её к трудовому договору, если такой заключается путем составления отдельного документа.

NB: Обратите внимание, статья 29 КЗоТа устанавливает и ряд других правил, в том числе, требует ознакомление не только с правами, обязанностями и условиями труда, а еще и с другой информацией, подтверждение об ознакомлении с которой, одной должностной инструкцией не обеспечить (например, с правилами внутреннего трудового распорядка, с коллективным договором – итд.).

Ряд полезных качеств у ДИ есть и для работника. Так, наличие ДИ не позволит работодателю требовать выполнения от работника обязанностей, которые не прописаны в ней (либо в трудовом договоре (контракте). Работник всегда может сослаться на то, что его трудовая функция не предполагает выполнения таких работ.

Правильно составленные ДИ, так же, являются незаменимым организационно-распорядительным документом при повышениях, переводах, или при принятии на работу – так как позволят обосновать те или иные требования к работнику/кандидату и отказать ему – при отсутствии таковых.

Пользуйтесь консультацией: Проверка Гоструда - инструкция к защите и обжалованию результатов

Работник работает без должностной инструкции – какие риски работодателя?

Если при принятии на работу (до начала её выполнения) работодатель не имея ДИ, разъясняет права и обязательства устно - есть риск того, что работник, при возникновении спорной ситуации, будет отрицать этот факт. Соответственно, при отсутствии других доказательств, на работодателя может быть возложена ответственность за нарушение требований законодательства о труде - штраф в размере минзарплаты за каждое нарушение (абзац 9 части 2 статьи 265 КЗоТ), либо административная ответственность по статье 41 КУпАП.

Государственная служба труда (Гоструда), на которую возложены функции контроля за выполнением трудового законодательства и – соответственно – проведения проверок, может счесть отсутствие ДИ нарушением законодательства о труде.

Так, по факту проведения внеплановой проверки 06 марта 2017 года, было оштрафовано предприятие-агрофирму, за отсутствие, цитирую «штатного расписания и должностных инструкций на сторожа, разнорабочего, учетчика тракторной бригады, учетчика МТФ работников». Суд первой инстанции поддержал оштрафованную компанию - признал противоправным предписание Гоструда и отменил постановление о штрафе (Решение Тальновского районного суда Черкасской области от 27.07.2017г., дело № 704/511/17). Однако, Киевский апелляционный административный суд, в дальнейшем, отменил решение суда первой инстанции и отказал агрофирме в иске. При этом, в своём решении от 02.10.2017 года, апелляционный суд, ссылаясь на вышеупомянутый Выпуск №1 СКХПР, назвал обязательным наличие должностных инструкций, а их отсутствие - нарушением статьи 29 КЗоТа.

Примером также может быть Решение Черновецкого окружного административного суда от 25.06.2019 года в деле № 824/825/18-а (оставленного без изменений в апелляции). Так, суд не поддержал доводы оштрафованного предприятия – ООО «Черновецкая фабрика кофе», и отказался признавать незаконным одно из оспариваемых постановлений (о наложении штрафа) управления Гоструда Черновецкой области. Данное постановление, возлагало на компанию штраф за ряд нарушений, а именно за отсутствие коллективного договора, за не ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка - и в том числе, за отсутствие должностных инструкций на работников.

Стоит обратить внимание, на то что Гоструда, направляя материалы в суды, может возлагать на предприятие административную ответственность по статье 41 КУпАП, в том числе, за отсутствие должностных инструкций. Так, решением Збаражского районного суда Тернопольской области от 05.10.2018 г. (№ дела 598/1751/18), по факту направления материалов управлением Гоструда Тернопольской области (после проведенной ими проверки), директор предприятия ООО «Полкан» была признана виновной в совершении административного правонарушения по статье 41 КУпАП и оштрафована - в том числе, за отсутствие должностных инструкций на некоторых работников.

Распространены случаи, когда проверяющие органы (в данном случае территориальные органы Гоструда), требовали предоставить им ДИ, в том числе, при проведении инспекционного посещения: так, ГУ Гоструда Киевской области (в реестре судебных решений дело № 640/9835/19) – заявило такое требование предприятию розничной торговли, в другом деле - № 640/9727/19 – ФЛП. Управление Гоструда в Днепропетровской области – в своём требовании, запросило ДИ у обычной ООО, помимо иных документов (дело № 160/1434/19). Таким образом, наличие их на предприятии – запросто может быть предметом проверки.

Пользуйтесь консультацией: Проверки Гоструда ФОПов и малого бизнеса в 2020 году. Чего стоит опасаться?

Как и в соответствии с чем разрабатывается должностная инструкция?

Составление должностной инструкции, обычно, поручают непосредственному руководителю работника, который может определить наиболее точный перечень его должностных обязанностей. Составлять проекты ДИ могут сами руководители, либо кадровые/юридические отделы, либо даже сами работники.

Оформление должностной инструкции должно происходить в соответствии с разделом «Общие положения СКХПР» (далее – ОП СКХПР, Выпуска №1 СКХПР, Приказ №336) – который устанавливает ряд требований к ним, например:

1. Конкретное содержание должностных обязанностей должно формироваться на основе Справочников квалифхарактеристик профессий работников, при этом, можно учитывать конкретные задачи, функции работников, особенности штатного расписания работодателя. Так, права и обязанности одной профессии могут быть распределены между несколькими работниками, или наоборот – квалифхарактеристики разных профессий (одного уровня сложности и специальности) могут дополнять одну конкретную должность.
2. Должен соблюдаться единый подход по структуре и изложению материала в ДИ. Полномочия, ответственность, задачи работника должны быть изложены наиболее исчерпывающе, при необходимости иметь пояснения, а термины – четкое трактование.
3. ДИ одного работодателя должны быть взаимосвязанными дабы не допускать дублирование обязательств.
4. Основные разделы должностной инструкции – это «Общие положения», «Задачи и обязательства», «Права», «Ответственность» и «Должен знать».
5. ДИ может быть дополнена разделами «Квалификационные требования», «Взаимоотношения (связи) по должности».
6. В правом углу первой страницы проставляется гриф «Утверждена», с подписью, инициалами, фамилией, названием должности руководителя и с датой утверждения.
7. В центре ДИ прописывается название самой должности – в соответствии с «Классификатором профессий ГК 003:2010».

Должностная инструкция, как и любой договор о труде – не должны ухудшать положение работника, по сравнению с законодательством Украины. Также, работодатель может разрабатывать положение о должностной инструкции, и устанавливать дополнительные правила их оформления.

Вне зависимости от того, кто составлял ДИ – она обязательно подлежит утверждению руководителем, либо, по его поручению – заместителями. ДИ утверждается, обычно, приказом руководителя – реквизиты такого фиксируются и в ней. Сразу после утверждения – ДИ доводится до сведения работника (о чем работник ставит свою подпись).

NB: Так же, следует различать должностную инструкцию и рабочую инструкцию (к которой предъявляются отдельные требования – также размещенные в Выпуске №1 СКХПР).

Пересмотр должностных инструкций должен происходить при перераспределении труда, в связи с сокращением численности работников, а также, в связи с изменением названия предприятия, структурного подразделения, должности. ОП СКХПР гласят, что изменение ДИ может происходить исключительно по приказу руководителя и по согласию с работником.

NB: Следует заметить, что сами Выпуски СКХПР иногда претерпевают изменения – соответственно, важно обновлять «устаревшие» ДИ.

Пользуйтесь консультацией: Штатное расписание предприятия 2020: составление, утверждение и зачем оно вообще нужно

Заключение

ФОПам (ФЛП), малому и среднему бизнесу не стоит игнорировать роль такого документа, как должностная инструкция, так как разработка должностных инструкций для персонала - важный и необходимый процесс организации труда для любого работодателя и, в целом, для работника.

Юридический ресурс «Протокол» («Protocol») надеется, что данная статья была для вас полезной и помогла при решении возникших сложностей. На нашем сайте «Протокол» («Protocol») вы всегда сможете найти юриста, который окажет квалифицированную, своевременную и качественную правовую помощь по доступной цене. Для того, чтоб себе подобрать специалиста, необходимо воспользоваться сервисом «Тендер на юридическую услугу». Решайте свои правовые проблемы здесь и сейчас.

Автор консультации: Адвокат Трофименко Ирина

Источник: юридический ресурс Протокол