Электронная трудовая книжка: как оформить и заменить бумажную

Про планы отменить трудовые книжки слышал, пожалуй, чуть ли не каждый. Анонсирование этого события идет уже не первый год. Ещё в ноябре 2015 года был зарегистрирован законопроект «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упрощения ведения кадровой работы налогоплательщиками», который так и не был рассмотрен ВР – проект отозвали в апреле 2016 года. Потом, уже в октябре 2019 года, тогда пребывающий на должности Министра Кабинета Министров, Дмитрий Дубилет, обещал запустить к концу 2019 года реформу по отмене трудовых книжек.

Содержание:

• Что такое электронная трудовая книжка
• Заменит ли электронная трудовая книжка бумажную и какой переходной период
• Как оформить электронную трудовую книжку

Про планы отменить трудовые книжки слышал, пожалуй, чуть ли не каждый. Анонсирование этого события идет уже не первый год. Ещё в ноябре 2015 года был зарегистрирован законопроект «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упрощения ведения кадровой работы налогоплательщиками», который так и не был рассмотрен ВР – проект отозвали в апреле 2016 года. Потом, уже в октябре 2019 года, тогда пребывающий на должности Министра Кабинета Министров, Дмитрий Дубилет, обещал запустить к концу 2019 года реформу по отмене трудовых книжек.

Так, или иначе – к концу года было принято Постановление Кабинета Министров Украины «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме» № 1084 от 27.11.2019 г. (был опубликован и вступил в силу 26.12.2019 г.). Однако, комплексного закона об отмене трудовых книжек тогда принято не было. К этому древнему «инструменту» трудового права, необходимо было подойти комплексно, так как просто отменить такой документ не логично – его необходимо заменить более новыми методами закрепления информации о стаже работника.

И вот, лишь 5 февраля, этого - 2021 года Верховной Радой Украины, во втором чтении, был принят Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (законопроект № 3623) – далее также «Закон про электронную трудовую книжку» или «Закон про ЭТК». На повестке для - подписание данного закона Президентом Украины.

Таким образом, предлагаем рассмотреть самые важные положения нового закона про так называемые «электронные трудовые книжки» и разобраться - как с ними работать.

Пользуйтесь консультацией: Что такое испытательный срок на работе?

Что такое электронная трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ про трудовую деятельность работника (пункт 1.1. действующей ныне «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» №58 от 29.07.93 г.).

На данный момент она ведется на всех работников, работающих свыше пяти дней на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физического лица. Ведётся она и на владельцев фермерских, селянских и прочих хозяйств, на сезонных, временных работников – в общем, на всех кто подлежит государственному социальному страхованию. Также трудовая заводится на студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, получивших профессию (квалификацию) по определенному образовательно-квалификационному уровню, стажирующихся на предприятии.

Согласно действующей сейчас (до вступления в силу Закона об ЭТК) статье 24 Кодекса законов о труде (далее – «КзОТ»), работник обязательно подает трудовую книжку своему работодателю, вместе с другими документами, при принятии его на работу. Если же работник впервые принимается на работу – трудовая книжка на него оформляется не позднее пяти дней с дня принятия на работу. В день увольнения, помимо прочего, работнику обязательно выдается работодателем надлежащим образом оформленная трудовая книжка.

Принятый недавно Закон про ЭТК вводит правило, по которому учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование".

Таким образом, под понятием электронная трудовая книжка понимают информацию про трудовую деятельность работника из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (сокращенно ГРОГСС на рус., или ДРЗДСС на украинском) – то есть собранную в единой базе, электронную информацию о трудовой деятельности работника.

NB: обратите внимание, что новый закон не устанавливает ни такого понятия как электронные трудовые, ни понятия трудовые книжки в электронном виде – всё сводится к «реестру застрахованных лиц». Поэтому рекомендуем, воспринимать эту дефиницию исключительно как условную и удобную для понимания.

Кроме всего прочего, новый Закон про ЭТК предписывает следующее:

• работник, при принятии его на работу подаёт бумажную версию трудовой – только при её наличии – или же передаче подлежат сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• работнику, который принимается на работу впервые – бумажная версия выдается только по его требованию. То есть если требование работника есть – такая заводится работодателем обязательно.
• в бумажную трудовую книжку сейчас вносятся сведения о работе (переводы, увольнения), об поощрениях и награждениях за успехи в работе (в том числе про открытия, рацпредложения итд.) - в обязательном порядке. По новому Закону о ЭТК, работодатель обязан вносить в бумажную трудовую книжку такие записи лишь по требованию работника.
• в день увольнения работодатель обязан выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 КзОТ, а также, по требованию работника, внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, хранящуюся у работника.

NB: к сожалению, новый Закон про ЭТК не предписывает ни форму такого «требования» работника, ни механизмы его предъявления. Предполагаем, что не стоит игнорировать даже устную форму «требования» работника, однако, так или иначе – стоит рекомендовать работнику задокументировать данное требование письменно, для правильного учета и основания заведения бумажных трудовых книг.

Впрочем, не стоит торопиться оставлять прошлые обязательства по заполнению и ведению трудовых позади. Закон, во-первых, устанавливает период вступления его в силу (3 месяца), и длительный, 5-ти летний, переходной период, о чем детальнее будет изложено ниже.

Тем более, на органы исполнительной власти возложены обязательства принять множество подзаконных нормативно-правовых актов (изменить действующие). Поэтому, пока, стоит придерживаться существующих строгих правил ведения учета и внимательно следить за изменениями.

Пользуйтесь консультацией: Подтверждение трудового стажа с трудовой книжкой и без неё

Заменит ли электронная трудовая книжка бумажную и какой переходной период

В Заключительных и Переходных положениях Закона об ЭТК указано, что закон (а соответственно, и все изменения, которые им вносятся в другие действующие законы и кодексы) – вступают в силу через 3 месяца с дня опубликования.

На протяжении этих трех месяцев, Кабинету Министров Украины необходимо обеспечить принятие нормативно-правовых актов, которые следуют из содержания закона, привести существующие – в соответствие, а также проконтролировать выполнение этих действий иными центральными органами исполнительной власти.

Напомним – состоянием на сегодня – закон еще не подписан Президентом Украины. 15.02.2021 г., согласно официальному порталу ВР Украины – закон направлен на подписание Президентом. У главы государства есть 15 дней для подписания закона (после которого его опубликуют), или же для возврата на повторное рассмотрение в парламент Украины.

После вступления в силу Закона об ЭТК, начинается переходной период – 5 лет. Такой необходим для внесения недостающей информации про трудовую деятельность работников.

Обеспечивать внесение этой информации – согласно пункту 2 Переходных положений, должны страхователи или застрахованные лица. При чем, кто конкретно, в какие сроки и как – не указано. Эти нюансы, как следует из содержания пункта – будут определены в принятом Пенсионным фондом Украины и органами исполнительной власти по соцзащите и труду – порядке.

Руководствуясь логикой – скорее всего, бремя внесений недостающих данных ляжет на тех, кто хранит трудовые книжки работников – то есть на всех работодателей кроме физлиц (включая ФЛП) и специфических субъектов - таких как дипломатические/консульские представительства, представительства международных организаций итд.. Трудовые книжки неработающих лиц, впрочем, могут переводится в электронную трудовую самими владельцами этого документа.

После завершения работ по внесению недостающих данных - трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись и, соответственно, хранятся у них. При этом, закон не запрещает работнику вести трудовую книжку в бумажном виде. Как мы видели ранее – по его требованию, работодатель обязан оформить и вносить соответствующие ведомости в трудовую.

В процессе же переходного периода, до завершения работ по внесению недостающих данных в реестр и до передачи бумажной книжки под подпись – принятый на работу до вступления в силу этого Закона работник, все так же – обязательно, должен получить свою трудовую при увольнении.

Таким образом, после переходного периода, по идее Закона про ЭТК – бумажные книги станут не обязательным документом, впрочем, по желанию работника, могут вестись и дальше.

Пользуйтесь консультацией: Проверка Гоструда - инструкция к защите и обжалованию результатов

Как оформить электронную трудовую книжку

Итак, как же работнику или работодателю уже сейчас перевести из бумажной в трудовую книжку электронную? Для этого, еще с конца 2019 года действует Постановление Кабинета Министров Украины «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме» № 1084 (далее также «Постановление №1084»).

ШАГ №1

Зайти на портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (далее – «ПФУ»), по следующей ссылке: https://portal.pfu.gov.ua.

Если Вы:

• ранее зарегистрировались на этом веб-портале,
• или имеете личный электронный цифровой ключ (далее также – «ЭЦП»). Его можно получить в налоговой, в банке, либо в другом аккредитованном центре сертификации ключей. Также электронный ключ есть у владельцев электронного пенсионного свидетельства (электронное пенсионное можно получить обратившись в орган ПФУ по месту Вашего жительства с оригиналом паспорта и справки про получение идентификационного кода, путем подачи соответствующего заявления и двух фото 30 х 25 мм. Более детально про это прочитать можно на самом портале по следующей ссылке https://portal.pfu.gov.ua/sidebar/Templates/RefInfo);
• либо имеете ЕЦП в Дія, токен, или же хотите пройти авторизацию через BankID;

то Вам необходимо нажать кнопочку «Вхід» в правом верхнем углу сайта, и во всплывающем окне ввести данные/ключи/пароли в зависимости от выбранного Вами способа входа.

Также, Вы можете войти в кабинет с помощью регистрации. Для этого необходимо обратиться в местный орган ПФУ для получения регистрационного кода. После этого -пройти регистрацию нажав кнопочку «Реєстрація» в правом верхнем углу – а дальше следовать инструкциям. В дальнейшем Вы сможете заходить в свой личный кабинет и пользоваться его опциями уже онлайн.

Пользуйтесь консультацией: Як ФОПу правильно оформлювати трудові відносини та вести кадровий документооборот

ШАГ №2

Для успешного оформления электронной трудовой, нужно правильно подготовить сканы бумажной. Итак, несколько важных правил:

• трудовая книжка в бумажном виде должна быть правильно оформленной, а именно, заполненной в соответствии с требованиями «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины 29.07.93 №58;
• сканирования (фото) бумажной трудовой книжки (либо иного документа подтверждающего стаж) - должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, в том числе, страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки;
• сканы должны быть пригодны для восприятия их содержания, в частности, данных о серии и номере бланков документов;
• каждую страницу можно отправить как отдельным JPG-файлом, так и полным документом со всеми страницами трудовой книжки как PDF. Размер каждого файла (сканированной копии документа) не должен превышать 1 Мб;
• сканирование нужно осуществлять в цветном формате.

ШАГ №3

Итак, после входа в электронный портал ПФУ, система направит Вас в личный кабинет (учетную карточку). Слева отобразятся опции Вашего электронного кабинета – там много полезных функций. Для оформления электронной трудовой книжки нужно найти опцию «Комунікації з ПФУ» и в этом столбце «Відомості про трудові відносини». После этого выбора, система перейдет к анкете данных где нужно будет указать все запрашиваемые данные работника, загрузить правильно обработанные скан копии трудовой книжки (иного документа подтверждающего стаж) и подписать анкету. Также Вы можете самостоятельно заполнить данные о Вашем стаже нажав на «Додати запис» в этой анкете.

NB: если же Вы представитель страхователя (работодателя) – Вам понадобится отсканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных, предусмотренных Постановлением №1084.

В случае если Вы оформляете Вашу электронную книжку лично - достаточно галочки о предоставлении такого разрешения в Вашем электронном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Пользуйтесь консультацией: Трудові відносини з директором на підприємстві: чи є різниця між власником і найманим працівником?

Результат:

Результаты обработки обращения Вы сможете получить в режиме просмотра Ваших обращений. Трудовая книжка в электронном виде появится в определенном разделе личного электронного кабинета - после отправки данных, сканов бумажной книжки и после обработки полученных данных должностным лицом ПФУ. С этого момента у Вас оформлена электронная трудовая книжка.

Если Вам необходима качественная юридическая консультация с профессионалом по конкретному вопросу связанному с электронными трудовыми книжками, предлагаем воспользоваться услугой "Тендер на юридическую помощь" от юридического портала Протокол, по ссылке https://protocol.ua/ru/yuridicheskie_uslugi/.

Автор консультации: Адвокат Трофименко Ирина

Источник: юридический ресурс Протокол