Як адвокату підтвердити виконану роботу, якщо клієнт не підписує звіт

За погодинної оплати основним документом для визначення гонорару може бути деталізований звіт про витрачений адвокатом час і виконану роботу. Щоб клієнт не міг заблокувати оплату, у договорі варто заздалегідь визначити порядок направлення та погодження такого звіту.

Про це під час вебінару «Ефективна робота з клієнтом: практичний досвід побудови прозорих відносин, екологічної комунікації та грамотного документування» розповіла адвокатка Діана Янко. Захід організував Молодіжний Комітет НААУ – UNBA NextGen у Харківській області, а модерувала його регіональна представниця Катерина Дьома.

Для складних справ спікерка порадила передбачати в договорі, що обсяг, порядок та умови надання правничої допомоги визначаються в окремих додаткових угодах. Кожною такою угодою можна оформлювати окрему судову справу, кримінальне провадження, етап або напрям діяльності клієнта, який потребує залучення адвоката. У ній мають бути конкретизовані обсяг доручення, межі повноважень адвоката, розмір і порядок оплати гонорару. Це дає клієнту розуміння, за яку саме роботу, коли і скільки він сплачує.

Погодинну оплату Д. Янко назвала доцільною для тривалих, складних і непередбачуваних процесів, у яких розмір гонорару залежить від фактично витраченого часу. Адвокат у такому разі веде його облік, а після завершення визначеного договором розрахункового періоду надсилає клієнту деталізований звіт із переліком виконаної роботи.

У договорі також можна встановити строк, протягом якого клієнт повинен розглянути звіт і надати письмові вмотивовані заперечення. Запропонована спікеркою редакція передбачає, що за відсутності заперечень у цей строк звіт вважається погодженим, а послуги — наданими належно, у повному обсязі та прийнятими без зауважень.

Для цього в договорі необхідно визначити погоджені канали електронної комунікації: адреси електронної пошти, номери телефонів і конкретні месенджери. Якщо клієнт використовує нік, його також варто зазначити в договорі. Тоді листування та скриншоти можуть підтвердити, з ким саме відбувався обмін інформацією і документами.

Через погоджені канали слід фіксувати й додаткові витрати, які неможливо було передбачити під час укладення договору. Як приклад Д. Янко навела повідомлення із зазначенням суми необхідних витрат і проханням підтвердити їх та відповідь клієнта «погоджую».

Такий самий порядок може застосовуватися до підсумкового звіту після припинення або дострокового розірвання договору. Якщо звіт направлено погодженим способом, а клієнт у визначений строк не надав заперечень, передбачена договором «мовчазна згода» дає змогу зафіксувати прийняття виконаної роботи.

За словами Д. Янко, послідовна фіксація погоджень і виконаних дій дає можливість підтвердити належне виконання адвокатом своїх зобов’язань. «Якщо в подальшому виникне якась конфліктна ситуація з клієнтом і ви будете добросовісно фіксувати погодження з клієнтом, то захистити себе і довести свою правоту не займе у вас багато часу», — резюмувала вона.