Висновки і робота над чужими помилками

Ми розглянули весь процес від придбання пального до його списання на роботу автомобілів. Він складається з таких етапів:

  1. Придбання пального. Первинні документи на цьому етапі – це чеки РРО, що видаються операторами АЗС та видаткові накладні від постачальника. Юридичні особи оприбутковують пальне на рахунок 203 за цими документами, а ФОПам достатньо просто наявності цих первинних документів.
  2. Нормування витрат пального на роботу автомобілів. Юрособи і ФОПи повинні мати норми витрат пального для всіх своїх автомобілів. Для одного автомобіля може застосовуватись декілька норм залежно від умов його роботи. Юрособи затверджують норми наказом керівника, а ФОП може видати розпорядження за формою, аналогічною формі наказу.
  3. Фактична робота автомобіля підтверджується первинним документом – подорожнім листом, журналом обліку роботи автомобіля тощо. На підставі цього документа робиться висновок про те, який обсяг роботи виконав автомобіль і для яких операцій було використане пальне з метою оподаткування ПДВ.
  4. На підставі подорожнього листа автомобіля (або іншого первинного документа) складається акт списання пального. Юрособи відображають цей акт у своєму бухобліку, а ФОП має право врахувати витрати з метою оподаткування чистого доходу ПДФО та ВЗ, а також підтвердити своє право на податковий кредит з ПДВ.

Якщо чогось з цього ланцюжка не вистачатиме, податківці можуть не визнати витрати на пальне і податковий кредит. Наприклад, у справі №280/3292/20 мова іде про те, що ФОП на загальній системі сформував витрати на пальне без достатнього документального обґрунтування. У нього були фіскальні чеки на придбання пального, затверджені норми витрат дизельного палива, схеми автобусних маршрутів і акти списання дизельного палива. Подорожніх листів або інших аналогічних документів не було надано.

Суд слушно зауважив, що фіскальні чеки підтверджують тільки придбання пального і не можуть підтвердити його витрачання. До того ж на чеках не написано, що це пальне придбав саме цей ФОП. Втім, форма чека цього і не передбачає, але якщо ФОП мав би подорожні листи, у яких було б відображено заправлення автобусів згідно з цими чеками, та мав би акти списання пального, таке питання і не постало би.

У ФОПа був наказ про затвердження норм витрат дизельного палива на відповідний рік, але суд не прийняв його як доказ використання палива, оскільки такий наказ не є первинним документом у розумінні Закону про бухоблік. Щоправда, на ФОПів цей закон не поширюється, тож мабуть суд мав на увазі те, що наказ є розпорядчим документом і не підтверджує господарську операцію як зміну активів СГ (витрати пального). Крім цього, у наказі не було назви і дати, а це обов’язкові реквізити документа, як розпорядчого, так і первинного.

Колегія суддів зазначила, що податкове законодавство не встановлює конкретного переліку первинних документів, що підтверджують ті чи інші господарські операції. Однак для підтвердження витрат платника податку на прибуток та ФОПа на загальній системі потрібно на підставі наявних документів зробити беззаперечний висновок про те, що витрати фактично були понесені та спрямовані на отримання доходу. Вище у статті ми докладно розглянули, якими можуть бути такі документи.

Надані ФОПом розклади руху автобусних маршрутів зі схемами на місцевості свідчать лише про наявність таких маршрутів у відповідному році та не підтверджують те, що автобуси справді їздили цими маршрутами. Для підтвердження фактичного руху автобусів за цими маршрутами потрібні подорожні листи.

Тому суд і дійшов висновку, що реальність придбання пального та його подальше використання для здійснення підприємницької діяльності не підтверджується належним чином оформленими документами первинного бухгалтерського обліку.

Також звертаємо увагу, що на практиці відсутність чеків РРО може спричинити невизнання податківцями права на податковий кредит за такими заправками, навіть незважаючи на наявність видаткових накладних на пальне та вчасно зареєстрованої ПН.

Автор статті: Єгорова Юлія

Джерело: «Дебет-Кредит»