Електронний адвокатський запит: чи законно вимагати письмового засвідчення копії ордера та свідоцтва

Чи не найдієвішим інструментом для збору доказів у діяльності адвоката є надіслання адвокатських запитів. Зазвичай адресатами адвокатських запитів є державні органи та установи.

Усі колеги-адвокати хоч раз зустрічались з випадком, коли відмовляли у наданні інформації на запит через те, що адвокатський запит або додатки до нього оформлені неналежним чином. Іноді навіть доходить до абсурду: не надають інформацію, оскільки до запиту долучено не завірену копію ордеру, а його оригінал. До речі, з остаточною зміною з 01.01.2022 форми ордера та можливості його друкувати з електронного кабінету адвокату простіше надати оригінал ордеру (в т.ч. електронний файл ордеру), ніж спочатку роздрукувати його, а потім зробити з нього копію.

В умовах цифрового документообігу та розвитку електронного судочинства з’явилась можливість надіслання адвокатських запитів в електронному вигляді, що значно прискорює збір необхідної інформації в інтересах клієнта.

Згадайте новину: Адвокатській запит посилять - проект ЗУ №9356

Електронний адвокатський запит оформлюється шляхом формування електронного файлу (здебільшого у форматі pdf), який адвокат скріплює електронним цифровим підписом.

Відповідно до ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Водночас адвокатам регулярно доводиться мати справу з випадками відмови у розгляді їхнього електронного запиту через «неналежне» оформлення додатків до нього. Чомусь більшість адресатів адвокатського запиту хибно вважає, що додатки до електронного адвокатського запиту повинні засвідчуватись не тільки електронним цифровим підписом.

Відповідно до абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» до адвокатського запиту додаються посвідчені адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги.

Слід відзначити, що відповідно до рішення Ради адвокатів України № 132 від 16-17.11.2022: (1) електронний підпис фізичної особи — адвоката не потребує додаткового підтвердження статусу адвоката, оскільки на підтвердження своїх повноважень адвокат надає ордер, у якому вже зазначається такий правовий статус; (2) адвокатський запит із додатками (поданий без фізичного письмового підпису адвоката), підписаний за допомогою електронного підпису, є належним документом, що підтверджує повноваження адвоката в розумінні Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

Очевидно, що під час формування електронного адвокатського запиту додатки до нього формуються шляхом сканування та посвідчуються електронним цифровим підписом в електронному вигляді.

Згадайте новину: На адвокатський запит слід надавати і службову таємницю - НААУ

За загальним визначенням сканування документа – це процес створення цифрової копії документа, який передбачає використання відповідного пристрою, що фіксує зображення документа та перетворює його в цифровий формат. Отримана цифрова копія є точною копією оригінального документа, включаючи весь його текст і зображення. Таким чином, сканування є різновидом копіювання (цифровим еквівалентом фотокопіювання), оскільки створюється ідентична версія оригінального документа на іншому носії (п. 54 постанови ВП ВС від 27.04.2023 у справі № 9901/454/21).

Здавалось би, логічно, що під час подання електронного адвокатського запиту додатки до нього разом з ним посвідчуються електронним цифровим підписом. Однак, як показує практика, більшість державних органів та установ хибно вважають оформлення додатків до запиту в електронній формі з посвідченням електронним цифровим підписом неналежним та вимагають їх завірення з додатковим проставленням фізичної відмітки «згідно з оригіналом» та «живого» підпису адвоката, як того вимагає п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Вважаю, що вимоги адресатів про завірення електронних копій оригіналів паперових документів, що додаються до запиту, за правилами посвідчення паперових копій є нелогічним, абсурдним та незаконним.

Згідно з підп. 8 п. 6 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – це візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою установи.

Згадайте новину: Адвокатський запит: 7 змін у роботі, які варто очікувати

Відповідно до підп. 8 п. 2 розд. ІІ Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (зі змінами від 29.10.2022), «для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів.

Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку».

Отже, додані до електронного адвокатського запиту копії адвокатського ордеру та свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, засвідчені електронним цифровим підписом, є електронними копіями оригіналів паперових документів, до яких не застосовуються правила завірення паперових копій документів, передбачені п. 5.26 ДСТУ 4163:2020, а застосовуються правила засвідчення електронних копій, встановлені підп. 8 п. 2 розд. ІІ Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5.

Очевидно, що відмова в наданні інформації з тієї підстави, що електронна копія свідоцтва та/або ордера не засвідчена написом «згідно з оригіналом» та «живим» підписом адвоката, є незаконною. Причиною таких відмов, на мою думку, є надформалізованість, правовий нігілізм держслужбовців і недосконалість законодавства.

Читайте статтю: Адвокатський запит: підготовлено методичні рекомендації

В той час, коли весь документообіг урядових установ та організацій здійснюється електронними документами, чиновники, на жаль, вимагають від адвокатів посвідчення електронних копій оригіналів документів так, як паперових.

Проблема також у тому, що самі держслужбовці зазвичай розуміють абсурдність, проте все одно формально вимагають від адвоката, який подав електронний адвокатський запит із додатками, скріплений електронним цифровим підписом, додатково зробити паперову копію додатків, засвідчити їх власноруч, знову відсканувати та скріпити електронним цифровим підписом. Тобто вимагають подання електронної копії з паперової копії.

Виникає логічне риторичне запитання: в чому суть електронного документообігу, якщо адвокат все одно вимушений друкувати копії додатків до запиту та їх засвідчувати власноруч, коли він їх і так засвідчує електронним цифровим підписом?

Автор статті: Анатолій Опанасенко, адвокат ЮФ «Юрлайн»

Джерело: ЮП