Как не потерять или компенсировать дни неиспользованного отпуска

Всем трудоустроенным на любые предприятия, организации, учреждения и даже, у физических лиц – полагается право на отдых, в том числе, отпуск. Однако иногда, просто невозможно - в силу обстоятельств, использовать свое право на отпуск. Бывает, что сам работник предпочитает работу отдыху. Ситуации могут быть разные – поэтому, в трудовом законодательстве, направленном на защиту прав работников, предусмотрена так называемая «компенсация за неиспользованный отпуск». Как получить компенсацию за отпуск? При каких обстоятельствах она полагается? Как рассчитывают отпускные при увольнении? Предлагаю рассмотреть ниже.

Содержание:

• Когда полагается такая компенсация за неиспользованный отпуск?
• За какой отпуск выплачивают компенсации, а за какой – нет?
• Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
• Как облагается компенсация за неиспользованный отпуск?

Когда полагается такая компенсация за неиспользованный отпуск?

Компенсация отпуска при увольнении регулируется статьей 83 Кодекса законов о труде Украины (от 10.12.1971 г. в действующей редакции, далее также - КЗОТ), статьей 24 Закона Украины «Об отпусках» (далее так же - ЗУ «Об отпусках»), Постановлением Кабинета Министров Украины от 8 февраля 1995 №100 «Об утверждении Порядка исчисления средней заработной платы» (далее также – ПКМУ №100). Полезными будут и письма Министерства труда и социальной политики Украины (Минсоцполитики) от 22.08.2008 г. № 33/13/116-08 «По вопросам выплаты компенсации за неиспользованные дни ежегодного отпуска»; от 01.12.2016 г. № 1624/13/84-16 «О расчете суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении злостного прогульщика»; письмо от 19.01.2017 №132/0/101-17/284 (про компенсацию за дни соцотпуска для лиц с детьми или совершеннолетними детьми ) – и другие.

Итак, в соответствии с нормам вышеизложенных статей, компенсация отпуска полагается:

• при увольнении – а именно денежная компенсация дней неиспользованного ежегодного отпуска (как основного так и дополнительного, если есть) и дней неиспользованного дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы. Аналогичные расчеты и дни отпуска компенсируются, если работник переводиться на другое предприятие и не изъявляет желание перечислить эту компенсацию на счет другого предприятия – куда переводится. Ну и логично – что этот же порядок расчета и компенсации используется в случае смерти работника – правда есть некоторые нюансами. К примеру, получателем такой являются наследники и получают они компенсацию только после предоставления надлежащих доказательств смерти работника и родства с ним.
• не при увольнении – полагается лишь по желанию работника (фактически по его письменному заявлению) и только часть ежегодного отпуска, если такая часть есть сверх 24-х календарных дней. Работнику не могут быть компенсированы (просто так - не при увольнении) 24 дня ежегодного отпуска (они должны быть ему предоставлены), а так же не компенсируются (просто так - не при увольнении) дни доп. отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (см. письмо Минсоцполитики от 19.01.2017 №132/0/101-17/284).

Пользуйтесь консультацией: Больничный во время отпуска: права и гарантии для работника

В иных случаях, любая компенсация (замена) отпуска деньгами не разрешается (часть 3 статьи 2 Закона Украины «Об отпусках»). Также категорически запрещается замена всех видов отпусков денежной компенсацией лицам до 18-ти лет.

Срока «давности», за какие года (будь то первый год работы, или пятый) может выплачиваться такая компенсация за неиспользованный отпуск - законодательство не устанавливает.

Тем не менее, учтите, ст. 80 КЗОТа запрещает не предоставлять работнику ежегодный отпуск полной продолжительности в течение 2-х лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные доп. отпуска за работу с вредными/тяжелыми условиями или с особым характером труда.

За какой отпуск выплачивают компенсации, а за какой – нет?

1. ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК - ЕО (включает в себя основной ежегодный + дополнительный ежегодный)

Как правило, за каждый отработанный год, работнику положен ежегодный основной и ежегодный дополнительный отпуск. А именно, работающие лицам вправе получить определенное количество дней ежегодного отпуска за полный год:

• а именно, если мы говорим про ежегодный основной отпуск – то не меньше чем 24 календарных дня;
• если мы говорим про ежегодный дополнительный отпуск – до 35 дней (конкретное количество дней такого устанавливается в трудовых договорах или коллективных, либо в законодательстве – и предоставляется дополнительно к дням основного ежегодного отпуска – «сверх» их количества). Такой ежегодный доп.отпуск дается на исключительных основаниях и таких видов:

• доп. ежегодный отпуск - за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (статья 7 Закона Украины «Об отпусках»);
• доп. ежегодный отпуск - за особый характер труда (статья 8 Закона Украины «Об отпусках»);
• другие доп. ежегодные отпуска, предусмотренные законодательством (тут имеются в виду ежегодные доп. отпуска про которые сказано в профильных актах – к примеру - для госслужащих или медицинских работников, перечисленных в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодательства Украины о здравоохранении от 19.11.1992 г. и.т.д.).

Ежегодный доп. отпуск - даже если присутствует несколько оснований для доп. отпуска, или же есть основание для большей длительности основного отпуска - ограничен следующими рамками (ст. 10 ЗУ «Об отпусках»):

• общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней,
• для работников, занятых на подземных горных работах такая общая продолжительность не должна превышать - 69 календарных дней.

NB: При расчете дней ежегодного отпуска важно помнить, что полный год работы определенного работника считается с дня заключения трудового договора (то есть, фактически со дня принятия его на работу). Такой полный год не является календарным годом (с 01.01 до 31.12). То есть у каждого работника – своя дата начала рабочего года.

Пользуйтесь консультацией: Как привлечь работника к материальной ответственности

2. СОЦИАЛЬНЫЙ ОТПУСК, а именно доп. отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (статья 19 Закона Украины «Об отпусках»)

Обращаю внимание, на то что нужно различать ежегодный отпуск (в котором есть, и доп., и основной ежегодный), и вот этот – дополнительный отпуск работникам с детьми (или совершеннолетними детьми - лицами с инвалидностью с детства подгруппы А I группы). Хотя есть путаница, спровоцированная словом «дополнительный» - вот этот тип отпуска (отпуск работникам с детьми (или совершеннолетними детьми)) - НЕ является ежегодным, а является социальным. В связи с этим – период года, за который такой отпуск полагается – является календарным годом (то есть с 01.01 до 31.12), в отличии от ежегодного отпуска.

Говоря детально, отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы предоставляется ежегодно:

• женщине, которая работает и имеет двух или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, или которая усыновила ребенка;
• матери лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;
• одинокой матери ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;
• отцу ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, который воспитывает их без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении);
• лицу, взявшему ребенка под опеку или взявшему лицо с инвалидностью с детства подгруппы а I группы;
• одному из приемных родителей.

Такой дополнительный (социальный) оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней в год. Однако - при наличии даже нескольких оснований для предоставления этого отпуска, его общая продолжительность не может превышать 17 календарных дней.

За остальные виды отпусков – а это:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (статьи 13, 14 и 15 Закона Украины «Об отпусках»);
• творческий отпуск (ст.16 ЗУ «Об отпусках»);
• отпуск для подготовки и уч. в соревнованиях (статья 16-1 Закона Украины «Об отпусках»);
• другие, кроме выше обозначенного из социальных отпусков: отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 ЗУ «Об отпусках»); отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (статья 18 ЗУ «Об отпусках»); отпуск в связи с усыновлением ребенка (статья 18-1 ЗУ «Об отпусках»);
• отпуска без сохранения з/п (статьи 25, 26 Закона Украины «Об отпусках»);
• отпуска предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором
• компенсация неиспользованной части (будь то при увольнении, или по желанию) – не производиться.

Пользуйтесь консультацией: Декретный отпуск: все что нужно знать о декрете

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Расчет отпускных при увольнении происходит согласно порядку, установленному в Постановлении КМУ №100. Этот порядок расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска идентичен порядку расчета отпускных.

Согласно его предписаниям, при расчете средней заработной платы за каждый неиспользованный день отпуска, нужно следовать таким правилам:

- БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №1 - За основу расчета этой «средней зп» берутся выплаты за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты компенсации за неиспользованные отпуска. Однако:

• Если работник работал меньше этих 12 месяцев то за основу берется фактическое время работы, то есть время с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
• Если работник принят (оформлен) на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем ​​месяца, то этот месяц учитывается как полный месяц.
• Время, в течение которого работник в соответствии с законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.
• Из расчета исключаются праздничные и нерабочие дни, установленные законодательством

- БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №2 - При исчислении средней заработной платы учитываются все суммы начисленной заработной платы в соответствии с законодательством и условиями трудового договора. При этом:

• суммы учитываться в размерах, в которых они начислены, без исключения сумм на налоги, взыскание алиментов и т.п.;
• сюда также включаются выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (например - время предыдущего ежегодного отпуска, время выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки, время вынужденного прогула и т.п.) и пособие по временной нетрудоспособности (больничный).
• премии и другие выплаты, которые выплачиваются за два месяца или за более длительный период, при исчислении средней заработной платы включаются путем прибавления к заработку каждого такого месяца соответствующей частички. Чтобы посчитать такую частичку – нужно разделить суммы начисленных премий и других выплат на количество отработанных рабочих дней периода, за который они начислены, и умножить полученную сумму на количество отработанных рабочих дней в каждом таком месяце.
• не учитываются суммы отчислений из заработной платы лицам, осужденным по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы и не учитываются суммы определенные в пункте 4 Постановления №100 (перечень довольно длинный и в конце 2020 года пополнился новыми «исключениями»). В этом перечне, например, указанные:

• • одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, что выходят на пенсию, выходное пособие и т.п.);

  • компенсационные выплаты на командировку и перевод;

  • пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты;

  • стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания;

  • заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством);

  • суммы возмещения вреда, причиненного работнику увечьем или иным повреждением здоровья;

  • все остальное, что определено в перечне (п.4 Постановления 100).

• Если в расчетном периоде у работника не было заработной платы, расчеты проводятся с установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада. А если размер должностного оклада меньше минимальной заработной платы, то средняя заработная плата рассчитывается из установленного размера минимальной заработной платы на время расчета. В случаях неполного рабочего времени, расчет производится пропорционально условиям такого трудового договора и размера мин. зарплаты.

- БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №3 - Исчисление компенсации за неиспользованные отпуска производится так:

Суммарный заработок за базовый период (то есть сумму рассчитанную по Базовому правилу №2) делим на 12 месяцев или за фактически отработанный период (соответствующее количество календарных дней посчитанных по Базовому правилу №1). Полученный результат умножается на число календарных дней неиспользованного отпуска.

То есть формулу можем отобразить в следующем виде:

Где:

• ЗБП №2 - значение в гривнах, полученное по Базовому правилу №2;
• ЗБП №1 - значение в календарных днях, полученное руководствуясь Базовым правилом №1;
• КДНО - число календарных дней неиспользованного отпуска.

Пример:

Работник работает с 04.02.2016 года. Имеет право только на ежегодный основной отпуск длительностью 24 дня, дополнительный отпуск 7 дней за особый характер труда и 3 дня, как семейному врачу проработавшему более 3 лет. Увольняется 12.04.2021 г. Использовал за первые 4 года работы все дни своего ежегодного отпуска, а вот за период с 04.02.2020 только 14 дней отпуска. За последние 12 месяцев до увольнения получил 84 000 гривен (по 7 000 гривен в месяц - это з/п), и всё. Нужно рассчитать компенсацию при увольнении.

Прежде всего считаем КДНО – то есть число календарных дней неиспользованного отпуска. С учетом задачи, первые 4 года в расчет не берем – там работник потратил все дни отпуска. Считаем только с 04.02.2020 года, так как с этого времени начинаются «неиспользованные дни». Итак за полный год с 04.02.2020 до 03.02.2021 (включительно), работнику полагается 24+3+7 = 34 дня ежегодного отпуска (24 дня основного и 10 дней дополнительного ежегодного). За второй период, то есть с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года (день увольнения включается), у нас всего 68 дней, а также 1 нерабочий/праздничный день в периоде – 8 марта. В году 365 дней и 11 нерабочих/праздничных дней.

Соответственно, для исчисления ежегодного основного отпуска за этот “крайний” период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года, берем:

24 * (68 – 1)/(365 – 11) = 4,54 (округляем до 5-ти дней).

Для исчисления ежегодного дополнительного за данный “крайний” период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года, берем:

10 * (68 – 1)/(365 – 11) = 1,89 (округляем до 2-х дней).

Итого – полагающиеся дни отпуска за время работы - за полный расчетный год с 04.02.2020 до 03.02.2021 (включительно): 34 дня, а за второй (“крайний”) период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 (включительно): 5+2= 7 дней. Всего за оба периода полагается: 41 день.

- Работник использовал 14 дней отпуска, поэтому КДНО = 41-14 = 27 дней.

- ЗБП№1 у нас 84 000 гривен.

- ЗБП№2 у нас 365 дней в году - 11 нерабочих/праздничных дней = 354 дня.

(84000 / 354) * 27 = 237,29(округлили до сотых) * 27 = 6406,83 грн. - компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Если рекомендовать калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск, то наиболее удобными являются следующие калькуляторы: https://www.buhoblik.org.ua/kalkulyator/rozrakhunok-kompensatsiji-za-nevikoristanu-vidpustku.html или же - https://zponline.com.ua/salary/report/calc_vacation. Хотя как и при использовании любых других калькуляторов, важно правильно отображать соответствующие значения. Например, крайний из вышеупомянутых программ-калькуляторов не учитывает ситуацию когда некоторые дни отпуска всё таки были использованы, зато может просчитать с учетом коэффициента повышения оклада.

Как облагается компенсация за неиспользованный отпуск?

Согласно Приказу Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 «Об утверждении Инструкции по статистике заработной платы» - компенсация за неиспользованные дни отпуска включается в фонд заработной платы (а именно, фонд дополнительной заработной платы). Руководствуясь пп. 164.2.1, пункта 164.2, статьи 164 Налогового кодекса Украины – в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход включаются доходы в виде заработной платы, а значит – и данная компенсация. Таким образом – суммы такой компенсации облагаются налогом на доходы физических лиц (18 %) и военным сбором (1,5%), которые удерживаются работодателем, как налоговым агентом. Как и на зарплату, так и на компенсацию отпускных (как часть зарплаты) насчитывается ЕСВ – единый социальный взнос.

Если Вам потребуется юридическая консультация специалиста по вышеизложенным вопросам, предлагаем воспользоваться услугой "Тендер на юридическую услугу" от юридического портала Протокол, по ссылке https://protocol.ua/ru/yuridicheskie_uslugi/.

Автор консультации: Адвокат Трофименко Ирина

Источник: юридический ресурс Протокол