Чи є електронний документообіг в Україні: реалії його впровадження у взаємодії з судовою системою та контролюючими органами.

эксклюзив
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях: telegram viber youtube
Чи є електронний документообіг в Україні: реалії його впровадження у взаємодії з судовою системою та контролюючими органами. - b970ce4312660f3942dd53e4c6c804c9_60d48b69273f0.jpg

Сучасні технології передачі інформації наразі пронизують усі сфери діяльності людини. І не дивно, оскільки створення та передача електронних документів спрощують обмін інформацією. Не залишилась поза межами цих процесів і юридична сфера діяльності.

Зміст:

Поступово паперовий документообіг замінюється електронними і постає необхідність у його законодавчому регулюванні.

Законодавче визначення поняття електронного документу

На даний час відносини, пов'язані з електронним документообігом, використанням електронних документів, наданням електронних довірчих послуг та електронною ідентифікацією врегульовано: Конституцією України, ЦК України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних".

Отже, що собою представляє електронний документ. Згідно до ст. 5 ЗУ „Про електронні документи та електронний документообіг” визначальним критерієм електронного документу є його форма, оскільки інформація фіксується за допомогою електронних даних. Існування документу в електронній формі і є оригіналом такого документу.

При цьому, один і той же електронний документ може існувати на різних носіях чи надсилатись різним адресатам і кожен із примірників буде мати силу оригіналу. Отже, важливою особливістю електронного документа є відсутність зв’язку (залежність) із конкретним матеріальним носієм інформації.

Користуйтеся консультацією: Как оформить электронную подпись и где ее можно использовать

Електронний документ, як доказ у судовому процесі

Питання того чи є електронний документ оригіналом має нагальне значення при розгляді справ у судах, оскільки такий вид документу так само використовується в якості доказів сторонами справи.

Наразі, законодавець у процесуальних кодексах визначив, що собою являють електронні докази. По суті це є інформацією відображеною у цифровій формі у вигляді зображень, текстів, відеозаписів та в ін., що мають значення для встановлення обставин у справі.

Крім того, визначено, що така цифрова інформація може зберігатись на різних пристроях для передачі даних (наприклад флеш-накопичувачах, телефонах) та безпосередньо в мережі Інтернет.

Так само, в якості електронного доказу до суду можна подавати їх паперові копії, належним чином посвідчені.

Аналізуючи докази по справі, оцінюючи їх за критеріями допустимості, судами різних інстанції наразі вже сформована єдина позиція, що підтримана Верховним Судом.

Користуйтесь консультацією: Електронний лікарняний лист: що це і як оформити

Зокрема, суди наголошують на тому, що матеріальний носій - лише спосіб збереження інформації, який має значення, тільки коли електронний документ виступає речовим доказом. Всі ідентичні за своїм змістом примірники електронного документа можуть розглядатися як оригінали та відрізнятися один від одного тільки часом та датою створення. Аналогічні висновки наведені у Постанові Верховного Суду від 10.09.2020 у справі №751/6069/19.

Такої ж позиціє притримується ВС і при розгляді кримінальних справ при оцінці допустимості доказів.

Наприклад, у справі № 288/1418/17 захисник наполягав на тому, що протоколу проведення слідчого експерименту як доказу винуватості засудженої є недопустимим, через відсутність оригінального технічного носія відеозапису, а додано лише копії відеозапису на дисках. Однак, ВС визнав такі доводи необґрунтованими.

Так, за висновками ВС, ототожнення електронного доказу як засобу доказування та матеріального носія такого документа є безпідставним, оскільки характерною рисою електронного документа є відсутність жорсткої прив`язки до конкретного матеріального носія. У випадку зберігання електронного документа на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (позиція викладена у постанові ВС/ККС у справі № 288/1418/17 від 14 квітня 2021 року та у постанові ОП ВС/ККС у справі № 554/5090/16-к від від 29 березня 2021 року).

Реквізити електронного документу

Отже, зрозуміло, що електронний документ має свою специфіку у виготовленні, передачі, зберіганні, однак, все ж таки залишається документом і повинен мати реквізити, установлені для аналогічного паперового документа (п. 2 розд. II наказу Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5, далі - Наказ № 1886).

Наприклад, для первинних та зведених облікових документів обов’язкові реквізити встановлені ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Для обміну ж електронними документами із органами державної влади необхідно також враховувати вимоги до обов’язкових реквізитів електронних документів, затверджені Наказом Держагенства з питань електронного урядування України від 07.09.2018 р. № 60. У відповідності до зазначеного Наказу №60 законодавець вказує, що особливостями оформлення електронного документу є створення окремих його реквізитів, таких як електронний підпис та/або електронна печатка у спеціальному форматі придатному для тривалого зберігання.

Про необхідність нанесення електронного підпису вказує і ст.6 Закону № 851-IV, оскільки саме із фактом накладання електронного підпису пов’язується стадія завершення створення електронного документа.

Отже, як в паперовому вигляді, так і в електронному, юридичну силу документ набуває саме з моменту підписання його уповноваженою особою.

Користуйтеся консультацією: Електронний договір і порядок його підписання

Електронний документообіг в судовій системі

Повертаючись до практичної сторони застосування електронних документів, зокрема в судовій системі, слід зазначити, що повільно і без особливого ентузіазму, але суди поступово змінюють своє відношення до електронного документообігу.

Згідно висновків ВС процесуальний закон не містить заборони на звернення до суду шляхом подання документів на електронну пошту суду, із підтвердженням особи, яка направляє таке звернення, за допомогою електронного цифрового підпису.

Отже, альтернативою звернення учасників справи до суду із скаргами та іншими визначеними законом процесуальними документами, оформленими в паперовій формі та підписаними безпосередньо учасником справи або його представником, є звернення з процесуальними документами в електронній формі з обов'язковим їх скріпленням власним електронним підписом учасника справи та подання такого документу шляхом направлення на офіційну електронну адресу відповідного суду.

Заради справедливості скажу, що не всі суди такі прогресивні, оскільки в місцевому суді загальної юрисдикції від мене вимагали нанести власний підпис власноруч на роздрукований документ, відсканувати і лише в такому вигляді підписувати електронним цифровим підписом. Мабуть немає необхідності коментувати те, що при такому алгоритмі дій втрачається сенс створення електронного документа та нівелюється сутність електронного цифрового підпису, як ідентифікатора автора електронного документа.

Користуйтесь консультацією: Електронна трудова книжка: як оформити та замінити паперову

Процесуальні кодекси встановлюють ще одну особливість у прийнятті та дослідженні електронних доказів. Мова йде про застереження щодо необхідності мати оригінал електронного доказу.

Якщо оригінал електронного доказу не поданий до матеріалів справи, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги. Отже, саме лише заперечення іншої сторони про невідповідність чи заперечення проти існування електронного доказу може «позбавити» вас доказу, якщо оригінал не подавався.

Наприклад, у справі №855/122/19 позивач посилався в якості доказів на відеозапис, що транслювався на одному і центральних телеканалів та був розміщений у відкритому доступі в мережі Інтернет на офіційному сайті цього телеканалу, а також на відеохостингу «YouTube».

Однак, судами всіх рівнів, в тому числі ВС було встановлено невідповідність наданого позивачем компакт-диску вимогам, щодо посвідчення електронного доказу, у зв’язку із чим судом поставлено під сумнів відповідність такого доказу оригіналу та не взято до уваги при винесенні рішення.

Електронний цифровий підпис, як обов’язковий реквізит електронного документу

Відповідно до ЗУ електронним підписом є сукупність електронних даних, що дають змогу ідентифікувати підписанта як фізичну, юридичну особу або представника юридичної особи.

За допомогою перевірки та автентифікації можна встановити не лише особу підписувача, а і перевірити цілісність електронного документа, засвідчити справжність того, що електронний підпис чи печатка є дійсними.

Саме через такі вимоги Закону судами не сприймаються як допустимі докази у вигляді скріншотів екрану, або роздруківки електронних листів.

Згідно позиції ВС, роздруківки електронного листування не можуть вважатись електронними документами (копіями електронних документів), оскільки не відповідають вимогам, встановленим для електронного документу, а саме, вони не підписувалися електронним цифровим підписом уповноваженою на те особою (з можливістю ідентифікувати підписантів договору), який є обов'язковим реквізитом електронного документа. Такі обставини унеможливлюють ідентифікацію відправника повідомлення, а зміст такого документа не захищений від внесення правок та викривлення (ВС у справі № 910/1162/19 від 16 березня 2020 р., ВС у справі № 922/788/19 від 28 грудня 2019 року).

Аналогічну оцінку отримали від ВС і скан-копії підписаних документів.

Так, у справі № 910/1162/19 позивач з власної електронної пошти надіслав на електронну пошту відповідача примірник договору поставки, а відповідач з електронної пошти надіслав позивачу скан-копію договору з підписом та печаткою. На підтвердження факту укладення згаданого договору та виникнення між сторонами господарських зобов'язань позивачем надано скріншоти електронного листа з зображенням надісланих файлів та зазначено про відсутність оригіналу договору, підписаного та скріпленого печатками обох сторін. Так само надсилались і первинні документи, що оформляються за результатом вчинення поставки (накладні).

Вирішуючи спір, ВС зазначив, що роздруківки електронної переписки не є належним доказом укладення між сторонами зазначеного договору та вчиненням сторонами дій, спрямованих на виникнення та виконання зобов'язань за цим договором, оскільки знову ж таки не мають обов’язкового реквізиту електронних документів - електронно цифрового підпису уповноваженої на те особи (ВС/КГС у справі № 910/1162/19 від 16.03.2020).

Разом з тим, є і інші приклади судової практики, щодо оцінки електронної переписки. Як вбачається із постанови ВС/КГС у справі № 923/566/19 від 17.03.2020, позивач надав в якості доказів роздруківки скріншотів електронного листування, зокрема, засобами електронного зв’язку позивачу направлялись заявки на надання послуг, а також підтвердження надання послуг відповідно до умов договору, порядок оплати таких послуг. Незважаючи на те, що листування електронною поштою не містить обов’язкових реквізитів електронного документу, ВС підтвердив можливість сприйняття такої переписки як допустимого доказу у справі.

У судовій практиці трапляються також справи, в яких суд здійснював безпосередній огляд електронної пошти з портативного комп'ютера (ноутбука) в судовому засіданні. Представник позивача вважав такі дії суду неправомірними. В касаційній скарзі останній зазначав, що його процесуальні права були порушені тим, що суд не запросив представника для спільного огляду електронного листа та прикріплених до нього файлів. ВС зазначив, що такі доводи скаржника є необґрунтованими, оскільки в даному випадку суд не здійснював огляд доказів за їх місцезнаходженням, огляд електронного листа з ноутбука не може бути прирівняний до огляду доказу за місцезнаходженням. Тим самим, ВС визнав правомірним такий порядок огляду електронних документів судом.

Які ж вимоги законодавець висуває до електронних документів, зокрема правочинів укладених за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем і як представляти ці документи в суд в якості доказів?

Незважаючи на те, що в Україні ще з 2015 р. діє ЗУ «Про електронну комерцію», як суб’єкти господарювання, так і суди не адаптувались під повноцінне використання та сприймання електронних договорів.

Однак, саме цим Законом передбачено основні вимоги до порядку вчинення електронного правочину, в тому числі його підписання.

У відповідності до вимог ст.12 Закону № 675-VIII електронний договір може бути підписаний одним із трьох способів і моментом його підписання є використання:

  1. Електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до ЗУ "Про електронний цифровий підпис". Слід зазначити, що в цю частину ст.12 не були своєчасно внесені зміни, оскільки на даний час ЗУ "Про електронний цифровий підпис" втратив чинність. Замість даного Закону діють положення ЗУ «Про електронні довірчі послуги», що передбачають використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП), що має посилений рівень захисту.

Такий спосіб підписання договору є належним за умови використання КЕП усіма сторонами електронного правочину. На практиці даний спосіб застосовується наступним чином: одна із сторін правочину, в особі уповноваженої на підписання особи готує текст договору, підписує його своїм КЕП та відправляє за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем підписаний документ іншій стороні. Для зручності можна направити два файла: із підписом та наприклад ПДФ (для того, щоб ознайомитись із змістом та при цьому не розшифровувати підписаний екземпляр).

Інша сторона ознайомившись із умовами договору та узгодивши їх повинна накласти свій КЕП на вже підписаний файл. Таким чином, при перевірці підписів (КЕП) програма буде відображати наявність підписів двох осіб, що представляють двох сторін договору. Даний файл із двома підписами і буде вважатись належно підписаним договором, який необхідно передати першому підписанту.

  1. Електронного підпису одноразовим ідентифікатором, що являє собою алфавітно-цифрову послідовність. Такий набір букв чи цифр отримує особа, що бажає прийняти публічну оферту, розміщену, наприклад, на сайті. Така особа реєструється на сайті суб’єкта електронної комерції, що розмістив пропозицію (оферту) та отримує одноразовий ідентифікатор засобом зв’язку, вказаним під час реєстрації у системі (це може бути смс-повідомлення отримане на телефон, або на електронну пошту). Особа, що приймає умови договору (здійснює акцепт) вводить одноразовий ідентифікатор і тим самим підтверджує укладення договору.

Такий спосіб підпису електронного договору є найпростішим та найбільш розповсюдженим, оскільки не потребує застосування додаткових зусиль чи вчинення дій, таких як отримання КЕП, що зазвичай не мають фізичні особи – покупці товарів, послуг (робіт).

Суди такий спосіб підписання звичайно визнають, наприклад у справі № 234/7160/20 суд встановив обставини укладення електронного договору шляхом використання одноразового ідентифікатору. У цій справі договір кредитування був укладений відповідачем за допомогою засобів зв’язку, зокрема, на вказаний ним номер телефону від продавця послуги надійшов одноразовий ідентифікатор у вигляді смс-коду, який заявник використав для підтвердження підписання кредитного договору. При цьому, суди також установили алгоритм дій, що має вчинити покупець для укладення договору, серед них: заповнення заявки, отримання листа на адресу електронної пошти та смс-повідомлення, здійснення входу на сайт за допомогою логіна особистого кабінету і пароля особистого кабінету, верифікація банківської картки. Без вчинення даних дій з боку покупця кредитний договір не був би укладений. (ВС/КЦС у справі № 234/7160/20 від 28 квітня 2021 р.).

  1. Аналога власноручного підпису, що може представляти собою факсимільне відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання чи інший аналог власноручного підпису. Однак, застосування такого способу підписання електронного документа не отримало широкого розповсюдження, оскільки сторони повинні письмово надати згоду на це і узгодити зразки відповідних аналогів власноручних підписів. Такий спосіб підписання електронних документів доцільно використовувати для довготривалих договірних відносин.

Особливості укладення електронного договору про правову допомогу із адвокатом

Разом з тим, адвокати не можуть керуватись Законом «Про електронну комерцію» під час укладення договорів про надання правової допомоги із своїми клієнтами. До таких висновків прийшла Ради адвокатів України у своєму рішенні від «27»травня 2017 року № 146.

Так, самоврядний орган адвокатури виходив із того, що ЗУ «Про електронну комерцію» визначає поняття електронної комерції і головною її ознакою те, що відносини між учасниками виникають з метою отримання прибутку.

Натомість адвокатська діяльність головною метою має надання захисту та правової допомоги клієнту, що не є комерцією в прямому сенсі.

Разом з тим, адвокат і його клієнт не позбавляються права укладати електронні договори за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем або у інший спосіб з дотриманням вимог законів. Таким чином, договір про надання правової допомоги може існувати в електронній формі, однак, посилатись при його укладенні та виконанні на норми Закону ЗУ «Про електронну комерцію» сторони не можуть.

ЦК України, при цьому, прирівнює договір, що було підписано за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем до договору укладеного в письмовій формі, якщо сторони обрали такий спосіб його підписання (ст. 205, 207, 639).

Загалом інші вимоги до електронного договору, окрім особливості підписання, залишаються такими ж як і до звичайного договору укладеного в паперовій формі.

Укладаючи договір сторони повинні досягти згоди по всім істотним умовам (предмет, ціна, строки щодо господарських договорів та предмет, ціна щодо цивільно-правових договорів).

Переваги впровадження електронного документообігу в діяльності суб’єкта господарювання важко переоцінити, а тому, безпаперовий документообіг набуває все більшої популярності.

Перш за все це швидкість створення та передачі електронного документа. Можливість швидко формувати документ забезпечується створенням форм документів, які залишається лише заповнити. Швидкість передачі документу гарантується самими інформаційно-телекомунікаційними системами. За рахунок зазначених факторів, пришвидшується як внутрішній електронний документообіг організації, так і зовнішній обмін інформацією із контрагентами та державними органами.

Крім того, організація електронного документообігу може слугувати інструментом контролю співробітників для керівника. Адже за допомогою систем документообігу легко контролювати етапи виконання завдань, час створення електронних документів, об’єм виконаної роботи та ін.

Серед переваг електронного документообігу слід виділити також конфіденційність. Оскільки системи документообігу зазвичай захищаються ключами-паролями і забезпечує контрольованість доступу до них.

Проте варто враховувати і ризики, які можуть виникати із запровадженням електронного документообігу, наприклад, втрати документів. Цю проблему може вирішити хмарне зберігання документів при якому документи зберігаються на сервері власника.

Чинне законодавство не встановлює окремих вимог для введення електронного документообігу на підприємствах (лише для державних органів), тому порядок та правила його здійснення визначаються керівними органами суб’єкта господарювання.

Для того, щоб запровадити електронний документообіг, перш за все необхідно розробити внутрішній документ, що буде регламентувати порядок створення, обробки, приймання-передачі, зберігання, в тому числі архівного, та знищення електронного документу, встановити порядок доступ та ідентифікації працівників. Перехід до електронного документообігу варто внести і до облікової політики підприємства.

Також необхідно визначити осіб, що уповноважені на підписання електронних документів та забезпечити їх отримання КЕП.

Слід зазначити, що повноцінний електронний документообіг забезпечують спеціальні програми-сервіси (такі як М.E.Doc, СОТА, FlyDoc, Paperless та ін.), тому процес переходу до безпаперового документообігу має супроводжуватись обранням, підключенням до обраного сервісу та навчання працівників роботи із ним.

Закріплюється перехід на електронний документообіг наказом директора (чи іншого виконавчого органу) в якому визначається дата вчинення такого переходу.

Після організації всіх внутрішніх процесів, необхідно попередити про зміни у документообігу своїх контрагенів, направивши їм письмові повідомлення про це.

Як відбувається електронний документообіг із контролюючим органом?

В електронному форматі здійснюється і взаємодія із державними (в тому числі, контролюючими) органами, що значно полегшує подачу звітності і не вимагає витрат часу на очікування у чергах.

Із внесенням змін до податкового законодавства в кінці 2020 р., платник податків не зобов’язаний укладати із податковою окремий договір. Уповноважена особа підприємства (зазвичай виконавчий орган – директор) стає належним суб’єктом електронного документообігу із контролюючим органом (приєднуючись до Договору про визнання електронних документів) з моменту надсилання першого підписаного КЕП електронного документа. І більше нічого не вимагається.

Крім того, керівник платника податку може самостійно визначати коло осіб, уповноважених від імені підприємства здійснювати підписання електронних документів в Електронному кабінеті.

При цьому, електронний документообіг припиняється у виключних випадках, зокрема через закінчення строку дії КЕП, зміну керівника, припинення юридичної особи чи ФОП, смерті фізичної особи.

При отриманні електронного документа, контролюючий орган здійснює його первинну автоматизовану перевірку (наявність обов’язкових реквізитів, права підпису, чинність КЕП) та надсилає автору квитанцію №1, в якій зазначається результат перевірки. У разі проходження першого етапу перевірки, не пізніше наступного робочого дня, платник податку отримує квитанцію №2, що є доказом прийняття електронного документа.

У разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції.

З травня 2021 р. було оновлено функціонування і самого Електронного кабінету платника податків. Наразі, має право здійснювати електронне листування із контролюючим органом через свій Електронний кабінет, подавши про це відповідну електронну заяву. Крім того, платник податку може відмовитись від цієї функції, однак, не більше чим один раз на рік.

Підсумовуючи, хотілось би зазначити, що при правильній організації всіх процесів документообігу, суб’єкт господарювання може працювати та взаємодіяти із органами, контрагентами набагато ефективніше, заощаджуючи час та кошти.

Складність переходу від паперового документообігу до електронного, всі прогалини у його правовому регулюванні нагально показав карантин через пандемію COVID-19, коли неготові до цього кроку підприємства, вимушено перейшли у формат «онлайн» спілкування.

Однак, незважаючи на те, що наразі електронний документообіг в Україні знаходиться на початку свого розвитку, загальні тенденції свідчать про поступовий перехід всіх сфер діяльності в «електронний формат».

Маю надію, що і законодавче регулювання даної сфери отримає належний розвиток.

Якщо Вам потрібна послуга професіонала, користуйтеся сервісом "Тендер на юридичну послугу" від юридичного ресурсу Протокол.

Автор статті: Петрова Альона Миколаївна

Джерело: юридичний ресурс Протокол

4031
Просмотров
0
Комментариев
Оставьте Ваш комментарий:

Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь для добавления комментария.

Популярные судебные решения
ЕСПЧ
0