Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Документ відіграє ключову роль у забезпеченні прозорості та контролю за корпоративними витратами, дозволяє виявити відповідність витрачених коштів заздалегідь узгодженим цілям та бюджетам. Звіт використовується також для відшкодування витрат працівникові, якщо такі витрати були зроблені з особистих коштів, або для повернення невикористаних коштів організації.

Звіти можуть мати різні форми або види залежно від політики компанії, специфіки відрядження або виду діяльності, на яку були виділені кошти. Проте, незалежно від форми, вони мають містити детальну інформацію про кожну витрату, дату, суму, мету витрати та підтверджувальні документи (чеки, квитанції, договори тощо).

Складання звіту про використання коштів відбувається після завершення відрядження або після використання виділених коштів. Вимоги до звіту значною мірою визначаються внутрішніми правилами організації, але вони також повинні відповідати вимогам українського законодавства у сфері бухгалтерського обліку, податкового законодавства та норм, що регулюють відрядження.

Стосовно сторін, які беруть участь у документі: з одного боку, це працівник, який здійснював витрати та складає звіт, а з іншого – відповідальна особа або відділ в організації, який перевіряє та затверджує цей звіт, також залучені можуть бути бухгалтерія та аудиторські служби.

Вимоги до оформлення звіту включають точність, повноту та документальне підтвердження всіх витрат. Кожна витрата повинна бути чітко описана та супроводжуватися відповідними підтверджувальними документами. Часто організації мають стандартні форми звітів, які спрощують процес їх заповнення та подальшу перевірку.

Звіт складається безпосередньо працівником, який отримав кошти на відрядження або під звіт, після чого він подається на затвердження відповідальній особі або відділу в організації. Важливо, щоб звіт був складений своєчасно та відповідав усім внутрішнім та законодавчим вимогам, щоб забезпечити ефективне та прозоре використання корпоративних ресурсів.

Приклади

Для створення шаблону звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, важливо включити ключові елементи, які дозволяють детально та чітко відобразити всі витрати, пов’язані з відрядженням або завданням. Цей шаблон буде включати основні розділи, що відповідають вимогам українського законодавства у сфері обліку витрат і відряджень.

Шаблон: Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ, ВИДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ (ПІД ЗВІТ)

Відповідальна особа (ПІБ): [Повне ім’я]
Посада: [Посада в організації]
Місце роботи: [Назва відділу/підрозділу]
Період відрядження: [Дата початку] – [Дата закінчення]
Мета відрядження: [Конкретна мета відрядження]
Місце відрядження: [Місто, країна]

ВИТРАТИ:

Загальна сума витрат: [Загальна сума] грн.

ВИСНОВОК:

На підставі документів, що додаються, та інформації, наданої вище, заявляю, що всі витрати були здійснені відповідно до мети відрядження та в межах виділених коштів.

Дата: [Дата заповнення звіту]
Підпис: [Підпис відповідальної особи]

Цей шаблон є універсальним і може бути адаптований залежно від специфіки відрядження або завдань, на які виділялись кошти. Важливо додати до звіту всі підтверджувальні документи, що свідчать про здійснення витрат, та забезпечити їх належне оформлення відповідно до вимог законодавства України. В умовах відрядження слід дотримуватись положень ст. 21 Закону України “Про відрядження” та інших нормативних актів, що регламентують порядок проведення відряджень та облік витрат, пов’язаних з ними.

Шаблон Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

[Назва підприємства]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Дата]

ЗВІТ

про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

1. Мета відрядження/видачі коштів:

2. Дата початку/закінчення відрядження:

3. Місце відрядження:

4. Сума коштів, виданих на відрядження/під звіт:

5. Витрачено коштів:

6. Залишок коштів:

7. Підтверджую, що надана мною інформація є достовірною.

[Підпис]

[Прізвище, ініціали]

[Дата]

Додатки:

• Квитанції/чеки, що підтверджують витрати;
• Відрядження звіт (якщо відрядження)

Закони України, які регулюють порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт:

• Податковий кодекс України;
• Закон України від 21 листопада 1991 року № 1761-XII «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»;
• Постанова Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2018 року № 1050 «Про затвердження Порядку призначення та виплати допомоги по вагітності та пологах».

Приклади заповнення:

В пункті 1. вказується мета відрядження або причина видачі коштів під звіт.

В пункті 2. вказуються дата початку і дата закінчення відрядження.

В пункті 3. вказується місце відрядження.

В пункті 4. вказується сума коштів, виданих на відрядження або під звіт.

В пункті 5. вказується сума коштів, які були витрачені.

В пункті 6. вказується сума коштів, які залишилися після відрядження або після використання коштів під звіт.

В пункті 7. ви підтверджуєте, що надана вами інформація є достовірною.

Додатки:

• До Звіту додаються квитанції/чеки, які підтверджують витрати.
• Якщо відрядження, то додається відрядження звіт.

Зверніть увагу, що цей шаблон Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, є лише прикладом.

Конкретні вимоги до Звіту можуть відрізнятися залежно від вашого підприємства.

Рекомендуємо вам ознайомитися з внутрішніми документами вашого підприємства, які регламентують порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Ось ще приклад шаблону Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт з посиланнями на відповідні закони України та заповнений приклад:

ЗВІТ про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Звіт подається відповідно до ст. 120 Кодексу законів про працю України та ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

1. Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка перебувала у відрядженні або отримала кошти під звіт
2. Посада
3. Дата видачі та номер наказу про відрядження або видачу коштів під звіт
4. Термін та місце відрядження
5. Сума виданих коштів
6. Дата повернення з відрядження або звіту про витрату коштів
7. Залишок невикористаних коштів

Додатки:

1. Звіт про фактичні витрати з поїздки у відрядження або документи, що підтверджують витрату коштів під звіт

Підпис

Приклад заповнення:

ЗВІТ про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

1. Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка перебувала у відрядженні або отримала кошти під звіт Петренко Петро Петрович
2. Посада Менеджер з продажу
3. Дата видачі та номер наказу про відрядження або видачу коштів під звіт Наказ No56 від 10.02.2024
4. Термін та місце відрядження 10.02.2024 – 15.02.2024, м. Львів
5. Сума виданих коштів 5000 грн.
6. Дата повернення з відрядження або звіту про витрату коштів 16.02.2024
7. Залишок невикористаних коштів 300 грн.

Додатки:

1. Звіт про фактичні витрати з відрядження

Підпис Петренко П.П.