Заява про зміни до кадрових документів через нове прізвище

Проте, зміна прізвища не є лише формальною процедурою, адже це впливає на низку юридичних аспектів трудових відносин. Зокрема, це стосується таких документів, як трудовий договір, трудова книжка, особова картка працівника, накази про призначення та переведення тощо. Саме тому заява про внесення змін до кадрових документів стає обов’язковою, щоб забезпечити відповідність усіх записів новому прізвищу працівниці.

Форма такої заяви зазвичай є довільною, але в ній обов’язково потрібно відобразити наступну інформацію: стару та нову версію прізвища працівниці, посилання на документ, що став підставою для зміни прізвища (наприклад, свідоцтво про шлюб чи рішення суду), а також проханням внести відповідні зміни до усіх кадрових документів та архівних записів. Заява має бути датована та підписана самою працівницею.

Сторонами у цьому документі виступають працівниця, яка ініціює зміну даних, та роботодавець, представлений відповідальним кадровим працівником чи керівником організації. Саме на роботодавця покладається обов’язок своєчасно та належним чином оновити усі документи згідно із заявою працівниці.

Важливими вимогами до оформлення заяви є чіткість викладення інформації, відсутність помилок та неточностей, наявність підстави для зміни прізвища та ідентифікаційних даних працівниці. За потреби, до заяви можуть додаватися копії відповідних документів, наприклад, свідоцтва про шлюб.

Приклади

Заява про зміни до кадрових документів через нове прізвище – це офіційний документ, який працівниця подає роботодавцю для внесення змін до своїх персональних даних у зв’язку зі зміною прізвища. Підставою для таких змін можуть бути укладення/розірвання шлюбу, рішення суду тощо відповідно до Сімейного кодексу України. У заяві слід зазначити:

Шапка заяви: назва організації, ПІБ керівника, посада працівниці, що подає заяву. Основна частина: “Прошу внести зміни до моїх кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища (старий варіант прізвища) на (новий варіант прізвища) на підставі (назва документа-підстави, номер, дата видачі, ким виданий)”. Перелік документів, до яких слід внести зміни: трудовий договір, трудова книжка, особова картка, накази про призначення/переведення тощо. Дата написання заяви та підпис працівниці.

Приклад заповнення: “Директору ТОВ “Зразок” Іванову І.І. Від менеджера Ковальчук Ганни Петрівни

Прошу внести зміни до моїх кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища Ковальчук на Сидоренко на підставі Свідоцтва про шлюб серія ХХ №123456, виданого 15.04.2024 Київським міським ВРАЦСом.

Внести зміни до: трудового договору №5 від 02.02.2022, трудової книжки серія ТК №789012, особової картки, наказів про призначення та переведення.

20.04.2024 Підпис”

Після отримання заяви, роботодавець зобов’язаний згідно з наказом Мінпраці від 29.07.93 №58 внести відповідні зміни до усіх трудових документів працівниці, зокрема, оформити новий трудовий договір, трудову книжку, особову картку тощо.

До [назва організації або установи] [Посада керівника] [ПІБ керівника]

від [ПІБ заявника до зміни] [Посада заявника] [Адреса заявника] [Контактний телефон]

Заява

Прошу внести зміни до моїх кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища згідно з Законом України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” та відповідно до Кодексу законів про працю України.

Старе прізвище: [старе прізвище] Нове прізвище: [нове прізвище] Дата зміни прізвища: [дата зміни прізвища]

Прошу внести зміни до наступних документів:

До заяви додаю:

1. Копію свідоцтва про зміну прізвища.
2. Копію паспорта з новим прізвищем.
3. Копію ідентифікаційного коду (за потреби).

Приклад заповнення:

• ПІБ заявника до зміни: Петрова Олена Іванівна
• Нова ПІБ: Іванова Олена Іванівна
• Посада заявника: бухгалтер
• Адреса заявника: вул. Центральна, 15, кв. 8, м. Львів, 79000
• Контактний телефон: +380 67 987 65 43
• Дата зміни прізвища: 15 травня 2024 року

Дата: [дата подання заяви]

Підпис: [нове прізвище, ініціали заявника]

Шаблон Заяви про зміни до кадрових документів через нове прізвище

[Дата]

[ПІБ керівника]

[Посада керівника]

[Назва підприємства]

[Від кого]

[ПІБ працівника]

[Посада працівника]

Заява про зміни до кадрових документів

Я, [ПІБ працівника], цією заявою прошу внести зміни до моїх кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища.

Моє старе прізвище: [старе прізвище].

Моє нове прізвище: [нове прізвище].

Прошу внести зміни до наступних документів:

• Трудовий договір
• Особова картка
• Табель обліку робочого часу
• Накази про призначення на посаду, про відпустки, про нагородження тощо]
• Інші документи, де зазначено моє прізвище

До заяви додаю:

• Копію свідоцтва про шлюб (у разі зміни прізвища у зв’язку з шлюбом)
• Копію свідоцтва про народження (у разі зміни прізвища дитини)
• Інші документи, що підтверджують зміну прізвища

[Дата]

[Підпис]

[ПІБ працівника]

Приклад заповнення:

[Дата]

Іванову Івану Івановичу

Директору ТОВ “Компанія”

Від Петренко Олени Олександрівни

Інженера-програміста

Заява про зміни до кадрових документів

Я, Петренко Олена Олександрівна, цією заявою прошу внести зміни до моїх кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища.

Моє старе прізвище: Петренко.

Моє нове прізвище: Сидоренко.

Прошу внести зміни до наступних документів:

• Трудовий договір
• Особова картка
• Табель обліку робочого часу
• Накази про призначення на посаду, про відпустки, про нагородження тощо]
• Інші документи, де зазначено моє прізвище

До заяви додаю:

• Копію свідоцтва про шлюб

[Дата]

[Підпис]

Сидоренко Олена Олександрівна

Важливо:

• Цей шаблон є лише зразком і може бути змінений відповідно до ваших потреб.
• Перед поданням заяви рекомендується ознайомитися з Інструкцією з ведення особової справи працівника, затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 15.05.2008 № 545.
• Заява має бути подана у письмовій формі та зареєстрована у вашому відділі кадрів.
• До заяви необхідно додати копії документів, що підтверджують зміну прізвища.
• Зміна прізвища працівника не є підставою для розірвання трудового договору.

Заява про зміни до кадрових документів через нове прізвище

Я, [ім’я], з днем народження [дата народження], зареєстрованого за місцем проживання [місце проживання], заявляю, що прошу про внесення змін до кадрових документів у зв’язку з змінами прізвища на [нове прізвище].

Моя заява ґрунтується на статті 14 Закону України “Про громадянство України”, що регламентує порядок зміни прізвища. Моя заява ґрунтується на тому, що я змінив/ла прізвище у зв’язку з [причина зміни прізвища].

Моя заява ґрунтується на тому, що я надаю копію свідоцтва про реєстрацію шлюбу/розлучення/інших документів, що підтверджують нове прізвище. Моя заява ґрунтується на статті 14 Закону України “Про громадянство України”, що регламентує порядок зміни прізвища.

Підпис: [підпис]

Дата: [дата]

Примітка: у разі необхідності до заяви додається копія свідоцтва про реєстрацію шлюбу/розлучення/інших документів, що підтверджують нове прізвище.

Приклад заповнення:

Я, Петрова Олена Василівна, з днем народження 12.05.1980, зареєстрованого за місцем проживання м. Львів, заявляю, що прошу про внесення змін до кадрових документів у зв’язку з змінами прізвища на Коваленко.

Моя заява ґрунтується на статті 14 Закону України “Про громадянство України”, що регламентує порядок зміни прізвища. Моя заява ґрунтується на тому, що я змінила прізвище у зв’язку з шлюбом.

Моя заява ґрунтується на тому, що я надаю копію свідоцтва про реєстрацію шлюбу від 15.02.2022 року, що підтверджує нове прізвище. Моя заява ґрунтується на статті 14 Закону України “Про громадянство України”, що регламентує порядок зміни прізвища.

Підпис: Петрова О. В.

Дата: 20.03.2023