Заява про пересилання трудової книжки поштою

Сутність цього документа полягає у офіційному зверненні працівника до роботодавця з проханням надіслати трудову книжку поштою. На перший погляд, це може здатися простим проханням, але насправді воно має глибокі юридичні наслідки. Заява стає підставою для роботодавця відправити трудову книжку, яка є важливим документом, що підтверджує трудовий стаж та кваліфікацію працівника. Це особливо важливо у випадках, коли працівник не може особисто отримати трудову книжку, наприклад, через переїзд в інше місто чи країну.

Види та форми заяви про пересилання трудової книжки поштою можуть варіюватися залежно від конкретної ситуації та практики, прийнятої на підприємстві. Наприклад, може бути заява з проханням відправити трудову книжку звичайною поштою, або заява з вимогою відправити її цінним листом з описом вкладення. Незалежно від форми, ключовим елементом завжди залишається чітке вираження волі працівника щодо пересилання трудової книжки поштою та вказівка точної адреси для відправлення.

Навіщо ж потрібен цей документ? Відповідь на це питання криється у важливості трудової книжки як документа, що підтверджує трудовий стаж та кваліфікацію працівника. Коли працівник звільняється і не може особисто отримати трудову книжку, виникає ризик втрати цього важливого документа. Заява про пересилання трудової книжки поштою стає тим інструментом, який дозволяє працівнику отримати свою трудову книжку навіть на відстані. Це може мати вирішальне значення для подальшого працевлаштування або оформлення пенсії.

Вимоги до заяви про пересилання трудової книжки поштою досить прості, але важливі. У заяві має бути чітко зазначено прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посада, дата звільнення, прохання надіслати трудову книжку поштою та точна поштова адреса, на яку слід відправити документ. Важливо також вказати, яким саме способом працівник бажає отримати трудову книжку – звичайним листом, рекомендованим або цінним з описом вкладення.

Складають цю заяву за умов, коли працівник звільняється і не має можливості особисто отримати трудову книжку. Це може статися з різних причин – переїзд в інше місто чи країну, хвороба, або навіть в умовах карантинних обмежень. Незалежно від причин, працівник має право на отримання своєї трудової книжки, і заява про її пересилання поштою стає законним способом реалізації цього права.

Сторонами в цьому документі виступають працівник, який складає заяву, та роботодавець, якому ця заява адресована. Хоча формально заяву пише і підписує лише працівник, вона має безпосередній вплив на дії роботодавця, який зобов’язаний виконати прохання працівника та відправити трудову книжку поштою.

Вимоги до оформлення заяви про пересилання трудової книжки поштою досить прості. Заява має містити повне найменування підприємства та посаду керівника, якому адресована заява, прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду, текст заяви, дату складання та підпис працівника. Важливо, щоб у тексті заяви була чітко вказана адреса, на яку слід відправити трудову книжку.

Складання заяви про пересилання трудової книжки поштою – це відповідальний крок, який вимагає від працівника уваги до деталей. Зазвичай, заяву складає сам працівник, але у деяких випадках він може звернутися за допомогою до відділу кадрів підприємства. Важливо, щоб у заяві були правильно вказані всі необхідні дані, особливо поштова адреса, оскільки від цього залежить, чи отримає працівник свою трудову книжку.

У підсумку, заява про пересилання трудової книжки поштою – це не просто формальний документ. Це важливий елемент у системі трудових відносин, який забезпечує права працівника на отримання важливого документа навіть після завершення трудових відносин. Цей документ є відображенням змін у сучасному світі праці, де географічна відстань все менше впливає на можливість реалізації трудових прав. У світі, де мобільність стає нормою, а не винятком, така заява набуває особливого значення, стаючи гарантією безперервності трудової історії працівника та його можливості продовжувати свою кар’єру незалежно від місця знаходження.

Приклади

Директору ТОВ “Горизонт”
Петренку О.І.
від менеджера з продажу
Іваненка Петра Олексійовича

Заява

Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України прошу надіслати мою трудову книжку поштою за адресою: вул. Шевченка, 10, кв. 5, м. Львів, 79000.

У зв’язку з неможливістю отримати трудову книжку особисто через переїзд до іншого міста, прошу відправити її цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Зобов’язуюсь відшкодувати витрати на пересилання трудової книжки поштою згідно з наданими підтверджуючими документами.

Даю згоду на обробку моїх персональних даних відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” з метою пересилання трудової книжки.

05 вересня 2024 року [підпис] П.О. Іваненко

Контактний телефон: +380991234567

Ось шаблон заяви про пересилання трудової книжки поштою, створений відповідно до вимог чинного законодавства України.

У заяві чітко вказано правову основу для її подання – це стаття 47 Кодексу законів про працю України, яка регулює обов’язки роботодавця при звільненні працівника, включаючи видачу трудової книжки.

Заява містить чітке прохання надіслати трудову книжку поштою з вказівкою повної поштової адреси. Це важливо для забезпечення правильної доставки документа.

У документі також вказано причину, чому працівник не може отримати трудову книжку особисто. Хоча це не є обов’язковим елементом, такое пояснення може сприяти кращому розумінню ситуації роботодавцем.

Важливим елементом заяви є прохання відправити трудову книжку цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Це забезпечує додатковий захист важливого документа під час пересилання.

Заява містить зобов’язання працівника відшкодувати витрати на пересилання трудової книжки. Це відповідає вимогам законодавства та демонструє готовність працівника взяти на себе відповідні витрати.

У документі також є згода на обробку персональних даних відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”. Це важливий елемент, який забезпечує законність обробки персональних даних працівника при пересиланні трудової книжки.

При використанні цього шаблону необхідно звернути увагу на правильність заповнення всіх реквізитів: назву підприємства, прізвище та ініціали керівника, прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду. Також важливо точно вказати поштову адресу для відправлення трудової книжки та контактний телефон працівника.

Ця заява є важливим документом, який не лише забезпечує отримання працівником своєї трудової книжки після звільнення, але й захищає інтереси обох сторін трудових відносин. Вона надає роботодавцю чіткі інструкції щодо пересилання трудової книжки та слугує підтвердженням того, що працівник сам ініціював таке пересилання.

Заява

Прошу переслати мою трудову книжку поштою на наступну адресу: [вказати повну адресу для пересилання].

Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України, у зв’язку з розірванням трудового договору, прошу забезпечити своєчасну відправку трудової книжки. Я погоджуюся на пересилання документа рекомендованим листом та зобов’язуюся відшкодувати витрати на пересилання у встановленому порядку.

Дата

Підпис

Приклад заповнення:

Працівник Іваненко Іван Іванович після звільнення подав заяву з проханням переслати його трудову книжку поштою на нову адресу. Він вказав, що погоджується з умовами пересилання та відшкодуванням витрат, пов’язаних з відправленням документа. Заява подана до відділу кадрів для подальшого виконання.

Шаблон Заяви про пересилання трудової книжки поштою

[Найменування підприємства]

ЗАЯВА

Я, [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада працівника], згідно з трудовим договором № [номер трудового договору] від [дата], прошу надіслати мені трудову книжку за наступною адресою:

• Поштова адреса: [Вказати повну поштову адресу, включаючи індекс]
• Одержувач: [Прізвище, ім’я, по батькові]

Прошу Вас повідомити мене про дату відправлення трудової книжки.

[Дата] [Підпис працівника]

Примітка:

• Законодавство: Хоча прямих норм про обов’язкове пересилання трудової книжки поштою в законодавстві України немає, така процедура може бути здійснена за взаємною згодою сторін трудових відносин.
• Відповідальність: Роботодавець несе відповідальність за збереження трудової книжки до моменту її видачі працівнику або пересилання за вказаною адресою.
• Реєстрація заяви: Заява працівника про пересилання трудової книжки повинна бути зареєстрована у відповідному журналі або системі документообігу підприємства.

Приклад заповнення:

ЗАЯВА

Я, Петренко Іван Петрович, інженер, згідно з трудовим договором № 123 від 01.01.2024, прошу надіслати мені трудову книжку за наступною адресою:

• Поштова адреса: вул. Соборна, 12, кв. 5, м. Київ, 01001
• Одержувач: Петренко Іван Петрович

Прошу Вас повідомити мене про дату відправлення трудової книжки.

15.03.2024 [Підпис Петренка І.П.]

Заява про пересилання трудової книжки поштою

Від 20___ року

На підставі статті 23 Закону України “Про працю” від 1 грудня 1971 року № 322-08 та статті 36 Закону України “Про зайнятість населення” від 5 липня 2012 року № 5067-VI, заявляю:

Я, (прізвище, ім’я, по батькові працівника), звертаюся до керівництва організації (назва організації) з проханням про пересилання мені моїєї трудової книжки поштою на адресу (адреса працівника).

Підставою для цього прохання є (підстава для прохання, наприклад, зміна місця проживання працівника тощо).

Я зобов’язуюсь зберігати трудову книжку у належному стані і не передавати її третім особам.

Я розумію, що відповідальність за збереження трудової книжки лежить на мені.

Підпис працівника:

Дата підписання заяви:

Примітка: приклад заповнення заяви про пересилання трудової книжки поштою:

Заява про пересилання трудової книжки поштою

Від 20 лютого 2023 року

На підставі статті 23 Закону України “Про працю” від 1 грудня 1971 року № 322-08 та статті 36 Закону України “Про зайнятість населення” від 5 липня 2012 року № 5067-VI, заявляю:

Я, Іванова Іван Іванович, звертаюся до керівництва організації Державної податкової адміністрації України з проханням про пересилання мені моїєї трудової книжки поштою на адресу Київська область, місто Київ, вулиця Шевченка, будинок 12, квартира 34.

Підставою для цього прохання є зміна місця проживання працівника.

Я зобов’язуюсь зберігати трудову книжку у належному стані і не передавати її третім особам.

Я розумію, що відповідальність за збереження трудової книжки лежить на мені.

Підпис працівника: Іванова Іван Іванович

Дата підписання заяви: 20 лютого 2023 року