Заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника є КЕП)

У вирі воєнних подій, коли багато людей змушені були покинути свої домівки та робочі місця, питання продовження трудових відносин та оформлення необхідних документів стало надзвичайно гострим. Саме тут на допомогу прийшла можливість використання КЕП для підписання кадрових документів. Однак, незважаючи на наявність КЕП, виникла потреба в формалізації процесу обміну електронними документами між працівником та роботодавцем. Ця потреба і породила практику складання заяви про обмін кадровими документами під час воєнного стану.

Сутність цього документа полягає в тому, що працівник офіційно висловлює свою згоду на використання електронного документообігу для вирішення кадрових питань. При цьому він зобов’язується підписувати необхідні документи за допомогою свого КЕП. Це дозволяє зберегти юридичну силу документів та забезпечити їх відповідність вимогам законодавства, навіть в умовах, коли фізична присутність працівника в офісі неможлива.

Важливо розуміти, що ця заява не має стандартизованої форми, затвердженої на законодавчому рівні. Її зміст та структура можуть варіюватися залежно від потреб конкретного підприємства та специфіки трудових відносин. Проте, існують певні ключові елементи, які рекомендується включати до такої заяви для забезпечення її ефективності та юридичної значущості.

Зазвичай заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану (з використанням КЕП) містить наступні компоненти: персональні дані працівника, звернення до роботодавця, чітко висловлене прохання або згода на обмін кадровими документами в електронній формі з використанням КЕП, перелік засобів електронної комунікації, які будуть використовуватися для обміну документами, підтвердження наявності у працівника діючого КЕП та зобов’язання використовувати його для підписання документів.

Складання такої заяви може бути ініційоване як працівником, так і роботодавцем, який прагне впорядкувати процес кадрового документообігу в нових умовах. Сторонами в цьому документі виступають працівник (як заявник) та роботодавець (як адресат заяви). Важливо підкреслити добровільний характер цієї заяви – вона не може бути нав’язана роботодавцем, а повинна відображати вільне волевиявлення працівника.

Щодо оформлення, то заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану з використанням КЕП не має строго регламентованої форми, але повинна відповідати загальним вимогам до ділових документів. Вона має бути складена грамотно, з чітким викладенням суті питання. Рекомендується вказати дату складання заяви, а також контактні дані працівника для зворотного зв’язку. Особливістю цієї заяви є те, що вона може бути підписана працівником за допомогою КЕП, що додає їй додаткової юридичної ваги.

Процес складання та подання такої заяви в умовах воєнного стану може викликати певну спантеличеність як у працівників, так і у роботодавців. Адже це нова практика, яка не має чітких законодавчих регламентацій. Тому важливо підходити до цього питання з розумінням та гнучкістю, враховуючи індивідуальні обставини кожного випадку. Наприклад, можуть виникнути питання щодо технічних аспектів використання КЕП, забезпечення безпеки передачі даних, узгодження форматів електронних документів тощо.

Варто зазначити, що хоча ця заява і спрощує процес комунікації та обміну документами, вона не замінює собою інші обов’язкові кадрові документи. Вона лише створює правову основу для їх обміну в електронній формі з використанням КЕП. Тому після подання такої заяви роботодавець все одно повинен дотримуватися всіх вимог трудового законодавства щодо оформлення трудових відносин.

У контексті поривчастості та мінливості ситуації під час воєнного стану, важливо розуміти, що умови обміну документами можуть змінюватися. Тому в заяві рекомендується передбачити можливість внесення змін до способів комунікації або інших умов обміну документами за взаємною згодою сторін. Також важливо врахувати можливість технічних збоїв або втрати доступу до КЕП і передбачити альтернативні способи взаємодії в таких випадках.

Загалом, заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану з використанням КЕП стала важливим інструментом адаптації трудових відносин до надзвичайних умов. Вона дозволяє поєднати переваги електронного документообігу з юридичною силою кваліфікованого електронного підпису, забезпечуючи при цьому дотримання вимог трудового законодавства. Цей документ є яскравим прикладом того, як інноваційні технології можуть бути ефективно застосовані для вирішення нагальних проблем в умовах кризи, забезпечуючи при цьому захист прав та інтересів як працівників, так і роботодавців.

Приклади

[Назва підприємства, установи, організації]
[Посада керівника]
[ПІБ керівника]
[ПІБ працівника]
[Посада працівника]

Заява
про обмін кадровими документами під час воєнного стану
з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП)

У зв’язку з введенням воєнного стану в Україні відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану» від 12.05.2015 № 389-VIII та Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24.02.2022 № 64/2022, затвердженого Законом України від 24.02.2022 № 2102-IX, керуючись положеннями Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX та Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII, прошу дозволити мені здійснювати обмін кадровими документами в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на період дії воєнного стану та протягом 30 днів з дня його припинення або скасування.

Підтверджую, що маю чинний кваліфікований електронний підпис, виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг [вказати назву надавача послуг], та зобов’язуюсь використовувати його для підписання кадрових документів.

Для обміну кадровими документами прошу використовувати такі засоби електронного зв’язку:
1. Електронна пошта: [вказати адресу електронної пошти]
2. Месенджер (за необхідності): [вказати назву месенджера та контактні дані]

Підтверджую, що документи, підписані мною з використанням КЕП та надіслані з вказаної електронної пошти, вважаються такими, що підписані мною особисто. Зобов’язуюсь забезпечити конфіденційність ключів КЕП та негайно повідомити роботодавця у разі компрометації ключів або втрати доступу до них.

Прошу надсилати мені кадрові документи, які потребують мого ознайомлення чи підпису, на вказану електронну пошту. Ознайомлення з документами, надісланими в електронній формі, підтверджуватиму шляхом накладання КЕП або, якщо документ не потребує підпису, відповідним повідомленням у тому ж засобі зв’язку.

У разі неможливості використання КЕП з технічних причин, зобов’язуюсь негайно повідомити про це роботодавця та узгодити альтернативний спосіб підписання документів.

Цим повідомляю, що ознайомлений(а) з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI та даю згоду на обробку моїх персональних даних з метою реалізації трудових відносин.

[Дата] [Підпис] [ПІБ працівника]

Заяву отримано та погоджено:
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ керівника] [Дата]

Цей шаблон заяви про обмін кадровими документами під час воєнного стану з використанням КЕП розроблено з урахуванням актуального законодавства України та практичних потреб роботодавців і працівників в умовах воєнного стану. Він надає базову структуру, яку можна адаптувати відповідно до конкретних обставин та потреб.

При використанні цього шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, у вступній частині заяви зазначаються актуальні нормативно-правові акти, які регулюють питання трудових відносин в умовах воєнного стану та використання електронних довірчих послуг. Це надає заяві юридичної обґрунтованості.

У основній частині заяви працівник чітко висловлює своє прохання щодо обміну кадровими документами в електронній формі з використанням КЕП. Важливо, що тут вказується конкретний період, на який поширюється ця згода – на час дії воєнного стану та 30 днів після його припинення.

Особливу увагу слід приділити розділу, де працівник підтверджує наявність у нього чинного КЕП. Тут важливо вказати назву кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який видав КЕП. Це може бути, наприклад, “ПриватБанк”, “АЦСК ОрганізаціяX” тощо.

У заяві також вказуються засоби електронного зв’язку, які будуть використовуватися для обміну документами. Зазвичай це електронна пошта, але за потреби можна додати й інші канали комунікації.

Важливим елементом є зобов’язання працівника щодо забезпечення конфіденційності ключів КЕП та повідомлення роботодавця у разі їх компрометації. Це положення спрямоване на забезпечення безпеки електронного документообігу.

Розділ про ознайомлення з документами, надісланими в електронній формі, та спосіб підтвердження такого ознайомлення є важливим для роботодавця. Він допомагає уникнути ситуацій, коли працівник може стверджувати, що не отримував або не ознайомлювався з певними документами.

Пункт щодо дій у разі неможливості використання КЕП з технічних причин є важливим елементом, який враховує можливі технічні проблеми та забезпечує безперервність процесу обміну документами.

Заключна частина заяви містить згоду на обробку персональних даних, що є необхідним елементом відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.

При заповненні шаблону слід звернути особливу увагу на правильність та актуальність усіх особистих даних, контактної інформації та дат. Також важливо, щоб заява була підписана як працівником, так і представником роботодавця, що підтверджує взаємну згоду на такий спосіб обміну документами.

Цей шаблон може бути адаптований залежно від конкретних потреб та обставин. Наприклад, можна додати додаткові пункти щодо процедури перевірки дійсності КЕП, форматів файлів, які будуть використовуватися для обміну документами, або уточнити процедуру зміни засобів зв’язку у разі необхідності.

Важливо пам’ятати, що хоча ця заява і спрощує процес комунікації та обміну документами в умовах воєнного стану, вона не звільняє сторони від виконання інших вимог трудового законодавства. Тому роботодавцю слід уважно стежити за змінами в законодавстві та своєчасно адаптувати свої внутрішні процедури відповідно до нових вимог.

[Назва установи]

[Адреса установи]

від [ПІБ працівника]

[Посада працівника]

[Адреса працівника]

[Дата]

Заява

У зв’язку з воєнним станом в Україні та з метою забезпечення належного обміну кадровими документами, прошу дозволити здійснювати обмін такими документами за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Використання КЕП дозволить забезпечити законність, достовірність і безпеку документів, що відповідає вимогам чинного законодавства України, зокрема Закону України «Про електронні довірчі послуги», який визначає порядок використання кваліфікованих електронних підписів у документах.

Прошу затвердити порядок обміну кадровими документами в електронній формі через електронну пошту або інші засоби електронного зв’язку, що дозволяють підтвердити автентичність документів за допомогою КЕП. Гарантую дотримання всіх вимог щодо конфіденційності та захисту персональних даних, передбачених Законом України «Про захист персональних даних».

Прошу також повідомити про затверджені процедури, що дозволять оптимізувати обмін інформацією між мною і [назва установи] та забезпечать безперервність роботи в умовах воєнного стану.

З повагою,

[Підпис] [ПІБ працівника]

—

Приклад заповнення:

Заява від Іваненка Івана Івановича, посада: інженер, адреса: м. Київ, вул. Шевченка, 12, дата: 3 жовтня 2024 року.

Текст заяви: У зв’язку з воєнним станом прошу здійснювати обмін кадровими документами з використанням кваліфікованого електронного підпису через електронну пошту.

[Підпис] Іваненко І.І.

Шаблон заяви про обмін кадровими документами під час воєнного стану (з використанням КЕП)

[Назва установи]

ЗАЯВА

Я, [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада], маючи кваліфікований електронний підпис (КЕП), відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» та Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедур під час воєнного стану», погоджуюсь на обмін кадровими документами в електронному вигляді з використанням КЕП.

Я розумію, що така форма обміну документами є тимчасовою і діє протягом дії воєнного стану.

Прошу надсилати мені кадрові документи на електронну адресу [Вказати електронну адресу працівника], підписані кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи [Назва установи].

Я підтверджую, що ознайомлений(а) з усіма умовами обміну кадровими документами в електронному вигляді з використанням КЕП та погоджуюсь з ними.

Дата Електронний підпис

[Електронний підпис працівника]

Примітка:

• Закон України «Про електронні довірчі послуги» регулює використання електронного підпису в Україні.
• Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедур під час воєнного стану» дозволяє спростити процедури обміну документами в електронному вигляді.
• Зразок заповнення:
  • У полі «Назва установи» вказується повна назва підприємства, установи або організації.
  • У полі «Прізвище, ім’я, по батькові працівника» зазначаються персональні дані працівника.
  • У полі «Посада» вказується посада, яку займає працівник на підприємстві.
  • У полі «Електронна адреса» вказується діюча електронна адреса працівника.
  • У полі «Дата» проставляється дата складання заяви.
  • У полі «Електронний підпис» працівник підписує заяву за допомогою свого КЕП.

Додаткова інформація:

• Цей шаблон заяви є зразком і може бути адаптований до специфіки конкретного підприємства.
• Рекомендується складати таку заяву в електронному вигляді та підписувати її КЕП.
• Підприємство повинно забезпечити безпечне зберігання електронних копій кадрових документів.
• Після закінчення воєнного стану підприємство може повернутися до стандартної процедури обміну кадровими документами.

Важливо: Використання КЕП забезпечує більш високий рівень захисту інформації порівняно з простим електронним підписом.