Внутрішній опис документів особової справи

Внутрішній опис документів особової справи є своєрідним змістом, який міститься безпосередньо в самій справі. На відміну від опису документів, що складається окремо для всієї особової справи, цей внутрішній опис відображає детальний перелік документів, розміщених в кожній окремій підшивці (томі) справи.

Складання внутрішнього опису документів є обов’язковим етапом під час формування особової справи державного службовця. Саме працівник відповідального структурного підрозділу, зазвичай служби управління персоналом або архіву, виступає ініціатором його створення. У процесі систематизації та підшивання документів до справи він ретельно описує кожен з них у цьому внутрішньому описі.

Вимоги до оформлення внутрішнього опису документів особової справи є досить жорсткими. Він повинен бути заповнений розбірливим почерком або надрукований на окремому аркуші без виправлень та помарок. У ньому зазначаються такі відомості про кожен документ: його назва, дата, номер (за наявності), кількість аркушів. Також обов’язково вказується загальна кількість документів у підшивці та аркушів.

Після внесення всіх необхідних даних внутрішній опис документів підписується працівником, який його склав, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів. Цей опис підшивається до відповідної підшивки особової справи і є невід’ємною її складовою.

Наявність внутрішнього опису документів в особовій справі державного службовця забезпечує належний порядок та зручність у роботі з нею. Завдяки ньому можна швидко знайти потрібний документ, не гортаючи всю справу. Це значно економить час та підвищує ефективність роботи з кадровою документацією.

Особливу цінність внутрішній опис документів набуває у випадках, коли особова справа налічує велику кількість документів та складається з кількох підшивок (томів). У такій ситуації він стає незамінним інструментом для систематизації та зручного пошуку необхідних матеріалів у цьому масиві паперів.

Приклади

Внутрішній опис документів особової справи складається відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5. Він містить перелік документів, розміщених у певній підшивці (томі) особової справи державного службовця. Типова форма внутрішнього опису включає такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця. Найменування структурного підрозділу, в якому працює державний службовець. Індекс та номер особової справи. Порядковий номер документа в підшивці справи. Назва або вид документа. Дата документа. Номер документа (за наявності). Кількість аркушів документа.

Наприклад:

Іваненко Петро Андрійович Відділ правового забезпечення Особова справа № 27, індекс 02-11

Усього до підшивки внесено 6 (шість) документів на 14 аркушах.

Внутрішній опис складається працівником служби управління персоналом або архіву, уповноваженим на формування особових справ. Він підписується цим працівником із зазначенням посади, прізвища та ініціалів і підшивається до відповідної підшивки особової справи. При надходженні до підшивки нових документів внутрішній опис оновлюється шляхом внесення відповідних записів. Цей документ заповнюється розбірливим почерком або друкованим способом без виправлень та помарок.

Внутрішній опис документів особової справи є важливим документом, який визначає порядок та структуру особової справи працівника в організації. Цей опис регулюється відповідним законодавством України, зокрема Законом “Про захист персональних даних” та іншими нормативно-правовими актами, які стосуються кадрової діяльності.

Основна мета внутрішнього опису полягає в забезпеченні структурованого та систематизованого зберігання особової інформації про працівників. Він визначає перелік документів, які мають бути включені до особової справи та порядок їхнього розміщення.

Приклад внутрішнього опису документів особової справи:

1. Анкета працівника.
2. Копія трудового договору або наказу про прийняття на роботу.
3. Копія наказу про призначення на посаду та про зміни у посаді.
4. Копія особової картки.
5. Довідки про підвищення кваліфікації.
6. Декларації про майновий стан.
7. Медична довідка.
8. Листи рекомендації.
9. Службові записки та інші документи, які стосуються трудової діяльності працівника.

Важливо, щоб внутрішній опис відповідав вимогам законодавства та внутрішнім правилам організації щодо зберігання та обробки персональних даних працівників. Такий опис допомагає забезпечити належний кадровий облік та дотримання працівниками норм трудового законодавства.

Внутрішній опис документів особової справи

I. Загальні відомості

1. Прізвище, ім’я, по батькові працівника:
2. Посада:
3. Підрозділ:
4. Дата початку ведення особової справи: “___” року

II. Перелік документів, що містяться в особовій справі

III. Підсумок

Всього в особовій справі аркушів.

IV. Підпис відповідальної особи

(прізвище, ім’я, по батькові)

“___” року

Примітки:

• Цей шаблон Внутрішнього опису документів особової справи складено відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців в органах виконавчої влади”
• При заповненні Внутрішнього опису документів особової справи необхідно використовувати чітке та розбірливе письмо.
• Внутрішній опис документів особової справи зберігається в ній протягом усього періоду її ведення.

Внутрішній опис документів особової справи – це документ, який містить перелік документів, що складають особову справу державного службовця. Він використовується для обліку документів, що підтверджують працевлаштування державного службовця в державній установі.

Внутрішній опис документів особової справи складається з наступних частин:

• перелік документів, що підтверджують працевлаштування державного службовця в державній установі
• перелік документів, що підтверджують освіту державного службовця
• перелік документів, що підтверджують досвід роботи державного службовця
• перелік документів, що підтверджують спеціальність державного службовця
• перелік документів, що підтверджують інші відомості про державного службовця

Внутрішній опис документів особової справи повинен бути підписаний керівником державної установи та затверджений керівником держави.

Законодавство України, що регулює Внутрішній опис документів особової справи, включає:

• Конституція України
• Закон України “Про державну службу” від 01.07.1992 року
• Положення про державну службу, затверджене Кабінетом Міністрів України

Приклад заповнення Внутрішнього опису документів особової справи:

• Перелік документів, що підтверджують працевлаштування:
  • контракт на працю
  • свідоцтво про працевлаштування
  • свідоцтво про звільнення
• Перелік документів, що підтверджують освіту:
  • диплом про вищу освіту
  • свідоцтво про атестат зросту
• Перелік документів, що підтверджують досвід роботи:
  • свідоцтво про стажування
  • свідоцтво про роботу
• Перелік документів, що підтверджують спеціальність:
  • свідоцтво про спеціальність
  • свідоцтво про кваліфікацію
• Перелік документів, що підтверджують інші відомості:
  • свідоцтво про медичне обстеження
  • свідоцтво про мовні навички

Внутрішній опис документів особової справи є важливим документом для державної установи, оскільки він дозволяє відображати структуру державної установи, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.