Витяг зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання

Форма такого витягу може відрізнятися залежно від конкретної ситуації чи специфіки організації. Проте, зазвичай він містить стандартні реквізити, такі як назва організації, дата складання, номер наказу, короткий зміст та виклад відповідних кадрових розпоряджень. До них можуть належати, наприклад, призначення на посаду, звільнення, переведення на іншу роботу, зміни в оплаті праці тощо.

Необхідність складання витягу зі зведеного наказу з кадрових питань може виникати у різних випадках. Перш за все, він є юридичним підтвердженням певних рішень керівництва стосовно окремих працівників чи їх груп. Також цей документ може знадобитися як доказ у судових справах щодо трудових спорів між працівниками і роботодавцем. Крім того, наявність витягу забезпечує прозорість і контроль за діяльністю кадрової служби підприємства.

Сторонами у витягу з такого наказу є організація в особі її керівника, який видав наказ, та працівники, щодо яких прийняті відповідні кадрові рішення. При оформленні витягу обов’язковим є зазначення порядкового номера, точної дати складання документа, номера зведеного наказу, з якого робиться витяг, посади та повного імені особи, яка його підписує, а також відбитку печатки організації.

Процес підготовки витягу зі зведеного наказу здійснюється працівниками кадрової служби або відділу діловодства організації. Вони беруть за основу оригінальний текст зведеного наказу і формують витяг згідно з вимогами до офіційних документів, не допускаючи жодних відхилень чи неточностей.

Приклади

Вимоги до оформлення витягу зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання регламентуються Законом України “Про інформацію”, “Інструкцією з діловодства в установах, організаціях та на підприємствах”, затвердженою Міністерством юстиції України, а також “Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, установах і організаціях”, затвердженими Кабінетом Міністрів України. Такий документ повинен мати таку структуру:

Зверху розміщується повна назва організації, де видано відповідний зведений наказ, наприклад, “Державне підприємство “Укрресурси”. Нижче вказується назва виду документа – “Витяг зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання”, а також номер і дата самого зведеного наказу у форматі число, місяць, рік. Наприклад, “Витяг зі зведеного наказу №18/к від 12 квітня 2023 року”.

Далі йде короткий виклад змісту зведеного наказу, наприклад, “Про прийняття на роботу та присвоєння розрядів” або “Про встановлення надбавок до заробітної плати”. Після цього наводиться витяг з тексту відповідних розпоряджень наказу: “Прийняти з 01.05.2023 р. Іванова О.П. на посаду інженера відділу капітального будівництва з посадовим окладом згідно з штатним розписом, встановивши йому 7 розряд роботи” або “Встановити з 01.06.2023 р. надбавку в розмірі 15% до посадового окладу Петренко С.В., головному бухгалтеру, за виконання особливо важливої роботи”.

Наприкінці витягу ставляться підпис особи, яка видала зведений наказ, її посада, ініціали та прізвище, а також відбиток печатки організації для засвідчення достовірності документа. Це може виглядати таким чином: “В.о. директора ДП “Укрресурси” (підпис) П.Г. Сидоров. М.П.”

У випадках, коли в тексті витягу є посилання на додатки до зведеного наказу, до витягу долучаються їхні належним чином завірені копії.

Витяг зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання

Відповідно до статті 54 Кодексу законів про працю України, наказую зберігати кадрові документи працівників підприємства протягом тривалого строку після їх звільнення або припинення трудового договору.

Дата: 07.05.2024

Підпис:

Приклад заповнення:

Відповідно до статті 54 Кодексу законів про працю України, наказую зберігати кадрові документи працівників підприємства протягом тривалого строку після їх звільнення або припинення трудового договору.

1. Особові справи працівників зберігаються протягом 75 років з моменту їх прийняття на роботу.
2. Документи щодо виплати заробітної плати, відпусток, відшкодування витрат, лікарняних листів тощо зберігаються протягом 5 років з моменту прийняття останнього заходу.
3. Письмові договори, колективні трудові договори, протоколи про укладення договорів про роботу зберігаються протягом 10 років з моменту їх укладення.
4. Накази про звільнення працівників, накази про прийняття на роботу, додаткові угоди до трудових договорів зберігаються протягом 50 років з моменту їх укладення.
5. Відповідальність за збереження кадрових документів покладається на відповідних кадрових працівників та керівників підприємства.
6. Наказ набирає чинності з моменту його підписання.

Дата: 07.05.2024

Підпис: Іванов О.П.

Витяг зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання

Місце видання наказу: [Вказати місто]

Дата наказу: [Вказати дату]

Номер наказу: [Вказати номер]

Зведений наказ № [Вказати номер] від [Вказати дату] про [Тема наказу]:

1. [ПІБ] [посада] [назва структурного підрозділу] [дата] звільнити з роботи за власним бажанням згідно зі статтею 33 Кодексу законів про працю України.

2. [ПІБ] видати трудову книжку та провести остаточний розрахунок відповідно до вимог законодавства.

3. Особову справу [ПІБ] передати до архіву.

Контроль за виконанням цього наказу покладаю на [ПІБ], [посада].

[ПІБ]

[Посада]

[Підпис]

МП

Приклад заповнення:

Місце видання наказу: Київ

Дата наказу: 07.05.2024

Номер наказу: 123

Зведений наказ № 1 від 01.01.2024 р. про звільнення працівників:

1. Петренко Іван Васильович, інженер І категорії відділу головного конструктора, звільнений з роботи за власним бажанням з 10.05.2024 р. згідно зі статтею 33 Кодексу законів про працю України.

2. Петренку Івану Васильовичу видати трудову книжку та провести остаточний розрахунок відповідно до вимог законодавства.

3. Особову справу Петренка Івана Васильовича передати до архіву.

Контроль за виконанням цього наказу покладаю на [ПІБ], начальника відділу кадрів.

[ПІБ]

Директор департаменту

[Підпис]

МП

Важливо:

• Цей шаблон є лише зразком і може бути змінений відповідно до ваших потреб.
• Переконайтеся, що ви правильно вказали всі необхідні дані, включаючи назви законів, статті та дати.
• Зверніться до юриста, якщо вам потрібна допомога у складанні наказу.

Ось шаблон Витягу зі зведеного наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання:

Витяг

зі зведеного наказу № [номер наказу] від [дата підписання]

Я, [прізвище та ім’я керівника підприємства], керівник [назва підприємства], постановляю:

[Текст наказу, наприклад: “Затвердити список працівників, які мають право на відпустку з [дата початку]”; “Ввести в дію новий графік роботи з [дата початку]”]

Згідно з статтею [номер статті] Закону України “Про працю” та статтею [номер статті] КЗпП України, я постановляю, що цей наказ є обов’язковим до виконання для всіх працівників [назва підприємства].

Наказ набирає чинності з [дата введення в дію] та є обов’язковим до виконання для всіх працівників [назва підприємства].

Термін зберігання цього наказу становить [термін зберігання] років з дати підписання.

Керівник [назва підприємства]

[Дата підписання]

Підпис: [підпис керівника підприємства]

Примітка: у тексті витягу повинні бути вказані конкретні дати, номер наказу, прізвище та ім’я керівника підприємства, назва підприємства, термін зберігання.