Уніфікована форма посадової інструкції

У сучасному українському трудовому законодавстві не існує єдиної затвердженої форми посадової інструкції, що може викликати певну плутанину серед роботодавців та працівників. Однак, незважаючи на відсутність суворо регламентованої форми, існують загальноприйняті стандарти та рекомендації щодо структури та змісту цього документа. Ця гнучкість дозволяє організаціям адаптувати посадові інструкції до своїх специфічних потреб та особливостей діяльності.

Посадова інструкція зазвичай складається роботодавцем або уповноваженою особою, наприклад, керівником відділу кадрів чи безпосереднім керівником працівника. Процес створення цього документу вимагає глибокого розуміння специфіки роботи на конкретній посаді, а також загальних цілей та стратегії організації. При складанні інструкції важливо враховувати не лише поточні вимоги до посади, але й потенційні зміни в майбутньому, щоб документ залишався актуальним протягом тривалого часу.

Основною метою посадової інструкції є чітке визначення функціональних обов’язків працівника, його підпорядкованості, кваліфікаційних вимог, прав та відповідальності. Цей документ служить своєрідним компасом для співробітника, допомагаючи йому орієнтуватися в своїх робочих завданнях та розуміти свою роль в загальній структурі організації. Крім того, посадова інструкція є важливим інструментом для оцінки ефективності роботи працівника та може бути використана при вирішенні трудових спорів.

Хоча єдиної уніфікованої форми посадової інструкції не існує, більшість організацій дотримуються певної структури при її складанні. Типова посадова інструкція зазвичай включає такі розділи: загальні положення, функціональні обов’язки, права, відповідальність та взаємовідносини (службові зв’язки). Кожен з цих розділів має свою специфіку та важливість.

У розділі “Загальні положення” зазвичай вказується найменування посади, підпорядкованість працівника, порядок призначення на посаду та звільнення з неї, а також кваліфікаційні вимоги. Ця частина документа встановлює базовий контекст для розуміння місця працівника в організаційній структурі.

Розділ “Функціональні обов’язки” є серцем посадової інструкції. Тут детально описуються конкретні завдання та обов’язки, які покладаються на працівника. Важливо, щоб цей розділ був максимально чітким та конкретним, уникаючи розмитих формулювань, які можуть призвести до непорозумінь чи конфліктів у майбутньому.

У розділі “Права” визначаються повноваження працівника, необхідні для виконання його обов’язків. Це може включати право на отримання необхідної інформації, матеріалів чи обладнання, право приймати певні рішення в межах своєї компетенції тощо.

Розділ “Відповідальність” окреслює межі відповідальності працівника за виконання чи невиконання своїх обов’язків. Це може включати як дисциплінарну, так і матеріальну відповідальність.

Нарешті, розділ “Взаємовідносини” описує характер взаємодії працівника з іншими підрозділами та посадовими особами в організації, що допомагає забезпечити ефективну комунікацію та координацію дій.

Важливо зазначити, що посадова інструкція не є статичним документом. Вона повинна регулярно переглядатися та оновлюватися відповідно до змін в організаційній структурі, технологічних процесах чи законодавстві. Це забезпечує її актуальність та ефективність як інструменту управління персоналом.

У контексті трудових відносин, посадова інструкція є важливим документом, який визначає права та обов’язки як роботодавця, так і працівника. Вона служить основою для встановлення взаємних очікувань та може бути використана при вирішенні трудових спорів чи конфліктів. Тому надзвичайно важливо, щоб обидві сторони були ознайомлені з її змістом та погоджувалися з ним.

Приклади

Відповідно до Кодексу законів про працю України та Закону України “Про охорону праці”, пропоную наступний шаблон Уніфікованої форми посадової інструкції:

Посадова інструкція (назва посади)

1. Загальні положення

У цьому розділі вказується повна назва посади відповідно до штатного розпису, наприклад, “Менеджер з продажу”. Також зазначається структурний підрозділ, до якого належить посада, наприклад, “Відділ продажів”. Вказується, кому підпорядковується працівник (наприклад, “Безпосередньо підпорядковується керівнику відділу продажів”) та хто підпорядковується працівнику, якщо такі є.

Далі зазначаються кваліфікаційні вимоги до посади, включаючи рівень освіти, досвід роботи, спеціальні знання та навички. Наприклад: “Вища освіта в галузі економіки або маркетингу, досвід роботи в сфері продажів не менше 2 років, знання техніки продажів, вміння вести переговори, знання англійської мови на рівні не нижче B2”.

Вказується порядок призначення на посаду та звільнення з неї, наприклад: “Призначається на посаду та звільняється з посади наказом директора підприємства за поданням керівника відділу продажів”.

2. Завдання та обов’язки

У цьому розділі детально описуються основні завдання та обов’язки працівника. Наприклад, для менеджера з продажу це може бути: “Здійснює пошук та залучення нових клієнтів, проводить переговори з потенційними замовниками, готує комерційні пропозиції, укладає договори на поставку товарів/надання послуг, веде клієнтську базу, здійснює post-продажний супровід клієнтів, аналізує ринок та конкурентне середовище, бере участь у розробці стратегії продажів, готує щотижневі та щомісячні звіти про виконану роботу”.

3. Права

Цей розділ визначає права працівника, необхідні для виконання його обов’язків. Наприклад: “Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов’язаної з передбаченими цією інструкцією обов’язками. Отримувати від структурних підрозділів підприємства інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків. Взаємодіяти з іншими підрозділами підприємства для вирішення питань, що входять до його компетенції. Брати участь у нарадах, семінарах, тренінгах з питань, що стосуються його компетенції”.

4. Відповідальність

У цьому розділі визначається ступінь відповідальності працівника за невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків. Наприклад: “Несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, передбачених цією інструкцією, в межах, визначених чинним законодавством України про працю. Несе матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків, в межах і порядку, встановлених законодавством. Несе відповідальність за розголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації підприємства”.

5. Повинен знати

Тут вказуються нормативні документи, методи і засоби, які працівник повинен знати для виконання своїх обов’язків. Наприклад: “Законодавство України в сфері господарської діяльності та захисту прав споживачів, основи маркетингу та менеджменту, правила ділового спілкування, порядок укладання та оформлення договорів, правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту”.

6. Кваліфікаційні вимоги

У цьому розділі конкретизуються вимоги до освіти, досвіду роботи та специфічних навичок. Наприклад: “Вища освіта другого рівня за ступенем магістра за відповідною спеціальністю. Стаж роботи за фахом не менше 2 років. Вільне володіння державною мовою. Знання англійської мови на рівні не нижче B2. Впевнений користувач ПК, знання CRM-систем”.

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Цей розділ описує взаємодію працівника з іншими працівниками та підрозділами. Наприклад: “Для виконання обов’язків та реалізації прав взаємодіє з усіма структурними підрозділами підприємства в межах своєї компетенції. Отримує від бухгалтерії інформацію про оплату рахунків клієнтами. Надає до відділу логістики інформацію про заплановані відвантаження”.

Посадова інструкція складена у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, другий – у працівника.

З інструкцією ознайомлений:
(ПІБ працівника)
(Підпис)
(Дата)

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до специфіки конкретної посади та організації. Важливо регулярно переглядати та оновлювати посадові інструкції відповідно до змін в законодавстві та організаційній структурі підприємства.

Посадова інструкція є важливим документом, який визначає основні обов’язки, права та відповідальність працівника на певній посаді. Вона складається з кількох розділів, які містять конкретні вимоги та правила для конкретної посади.

1. Загальні положення
У цьому розділі зазначається назва посади, підпорядкованість, загальна характеристика посади, а також основні вимоги до кваліфікації працівника, наприклад, рівень освіти, досвід роботи, спеціальні навички. Крім того, тут може бути зазначено, які закони та нормативні акти регулюють діяльність на даній посаді. Наприклад, може бути зазначено, що посадові обов’язки виконуються відповідно до Кодексу законів про працю України.

2. Функціональні обов’язки
Цей розділ описує основні функції, які виконує працівник. Наприклад, для менеджера з продажів це можуть бути завдання з пошуку нових клієнтів, ведення переговорів, оформлення договорів, контроль за виконанням плану продажів. Для бухгалтера – це можуть бути облік фінансових операцій, складання звітності, подання податкових декларацій. Кожен обов’язок має бути чітко сформульований, щоб уникнути непорозумінь у майбутньому.

3. Права
У цьому розділі перераховуються права працівника на посаді. Наприклад, право на отримання необхідної інформації для виконання обов’язків, право на підвищення кваліфікації, право на захист від необґрунтованого звільнення. Також тут можуть бути зазначені інші права, визначені законодавством, наприклад, право на відпустку, оплату праці відповідно до трудового договору.

4. Відповідальність
Цей розділ визначає, за що працівник несе відповідальність на посаді. Наприклад, за недотримання трудової дисципліни, за невиконання або неналежне виконання обов’язків, за порушення правил внутрішнього розпорядку. Відповідальність може бути як матеріальною, так і дисциплінарною, і повинна відповідати нормам законодавства, зокрема Кодексу законів про працю України та інших нормативних актів.

5. Взаємодія з іншими підрозділами
Цей розділ описує, з якими підрозділами чи працівниками співпрацює працівник, які відносини встановлюються між ними, які документи чи інформацію вони повинні надавати один одному. Наприклад, менеджер з продажів може взаємодіяти з відділом логістики для організації поставок товарів, з бухгалтерією – для оформлення рахунків.

6. Заключні положення
У цьому розділі можуть бути зазначені додаткові умови, такі як порядок внесення змін до посадової інструкції, термін її дії, підписи керівника та працівника, що засвідчують ознайомлення з інструкцією. Інструкція набуває чинності з моменту її підписання обома сторонами і є обов’язковою для виконання.

Таким чином, посадова інструкція є документом, який не лише регламентує роботу працівника, але й захищає його права, надаючи чіткі вказівки щодо обов’язків і відповідальності на займаній посаді.

Шаблон Уніфікованої форми посадової інструкції (українською)

Примітка: Даний шаблон є зразком і може бути адаптований під конкретні вимоги посади та організації з урахуванням чинного законодавства України.

1. Загальні положення

1.1. Посада [назва посади] входить до складу [структурний підрозділ організації]. 1.2. [Прізвище, ім’я, по батькові] призначається на посаду [назва посади] наказом [номер наказу] від [дата] року. 1.3. [Прізвище, ім’я, по батькові] підпорядковується безпосередньо [посада керівника]. 1.4. На посаду [назва посади] призначається особа, яка має [перелік вимог до освіти, стажу, знань та навичок]. 1.5. [Прізвище, ім’я, по батькові] повинен знати [перелік нормативних документів, які регулюють діяльність працівника].

2. Функції та обов’язки

2.1. [Перелік основних функцій, які виконує працівник на даній посаді, наприклад: організація роботи, контроль, виконання доручень керівництва тощо]. 2.2. [Детальний опис посадових обов’язків, включаючи конкретні дії, які повинен виконувати працівник].

3. Права

3.1. [Перелік прав працівника, передбачених законодавством України, колективним договором та іншими локальними нормативними актами організації].

4. Відповідальність

4.1. [Прізвище, ім’я, по батькові] несе відповідальність за [перелік питань, за які працівник несе відповідальність]. 4.2. За невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов’язків [прізвище, ім’я, по батькові] притягується до дисциплінарної відповідальності відповідно до законодавства України.

5. Взаємовідносини

5.1. [Прізвище, ім’я, по батькові] взаємодіє з [перелік підрозділів та посадових осіб, з якими працівник взаємодіє].

6. Умови праці

6.1. Режим роботи [прізвище, ім’я, по батькові] визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку організації. 6.2. Оцінка роботи [прізвище, ім’я, по батькові] здійснюється [спосіб оцінки, періодичність].

Нормативно-правова база

• Кодекс законів про працю України
• Закон України «Про освіту»
• Інші нормативно-правові акти, що регулюють трудові відносини та діяльність організації

Ось шаблон Уніфікованої форми посадової інструкції з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Посадова інструкція для [прізвище та ім’я працівника] на посаду [назва посади]

Дата складення: [дата складення інструкції]

1. Загальні вимоги до виконання обов’язків на посаді:
Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки на посаді в повній відповідності до вимог законодавства України, зокрема Закону України “Про працю”, Закону України “Про захист праці”, Закону України “Про інформаційну безпеку” та інших нормативно-правових актів.

2. Основні обов’язки на посаді:
Працівник на посаді [назва посади] зобов’язаний виконувати наступні основні обов’язки:
– виконувати задачі, покладені на нього керівником або іншим уповноваженим особам;
– дотримуватися вимог до охорони праці та безпеки на робочому місці;
– зберігати конфіденційність інформації, що є власністю компанії;
– виконувати інші обов’язки, що випливають з положення про посаду.

3. Права на посаді:
Працівник на посаді [назва посади] має право:
– на отримання належної оплати праці;
– на відпустку та інші види відпочинку;
– на професійну підготовку та підвищення кваліфікації;
– на захист своїх прав у разі порушення законодавства України.

4. Відповідальність на посаді:
Працівник на посаді [назва посади] несе відповідальність за:
– виконання своїх обов’язків на посаді;
– дотримання вимог до охорони праці та безпеки на робочому місці;
– збереження конфіденційності інформації, що є власністю компанії;
– інші порушення, що можуть бути визначені керівником або іншим уповноваженим особам.

5. Умови праці:
Працівник на посаді [назва посади] працює в [назва компанії] за наступними умовами:
– режим роботи: [графік роботи];
– місце роботи: [адреса місця роботи];
– умови праці: [умови праці, наприклад, доступ до комп’ютера, телефону тощо].

6. Контроль за виконанням обов’язків:
Керівник або інший уповноважений особа здійснює контроль за виконанням обов’язків працівника на посаді [назва посади] шляхом:
– регулярного моніторингу виконуваних задач;
– проведення періодичних зустрічей для обговорення результатів роботи;
– проведення атестації працівників.

7. Зміни до посадової інструкції:
Посадова інструкція може бути змінена лише за згодою керівника або іншим уповноваженим особам. Зміни до посадової інструкції повинні бути оформлені у письмовій формі та підписані працівником.

8. Підтвердження ознайомлення:
Працівник [прізвище та ім’я працівника] підтверджує, що ознайомився з посадовою інструкцією та зобов’язується виконувати свої обов’язки на посаді в повній відповідності до вимог законодавства України та положення про посаду.

Дата підписання: [дата підписання інструкції]

Підпис працівника: [підпис працівника]

Підпис керівника: [підпис керівника]