Службовий лист:

87

Переглядів

Переглядів

Додати в обране

Основне призначення службового листа — забезпечення офіційного документального обміну між юридичними особами, органами державної влади та управління, а також між окремими підрозділами однієї організації. Цей документ може використовуватися для заявок, пропозицій, повідомлень про зміни в роботі компанії, відповідей на запити, інструкцій тощо.

Щодо форм та видів, службові листи можуть бути внутрішніми та зовнішніми. Внутрішні листи використовуються для спілкування всередині компанії, а зовнішні — для звернень до інших організацій або державних установ. Також вони можуть бути інформаційними, запитальними, відповідальними, рекламними тощо, в залежності від мети та змісту.

Щодо вимог до складання службового листа, важливою є чітка структура, яка зазвичай включає такі елементи:

Сторонами в документі є відправник (організація або підрозділ, який ініціює лист) та одержувач (організація або підрозділ, якому лист адресовано).

Оформлення службового листа вимагає дотримання норм діловодства та офіційного стилю. Важливо, щоб документ був чітким, структурованим та вільним від граматичних помилок. Використання фірмового бланку є бажаним, але не обов’язковим.

Складання службового листа, як правило, виконується співробітником, який відповідає за відповідну сферу діяльності або має відповідні повноваження. Важливо, щоб цей документ був підписаний відповідною особою, яка має право представляти інтереси організації.

Watch this video on YouTube

Загальні вимоги до тексту службового листа

Загальні вимоги до тексту службового листа в Україні зосереджені на забезпеченні його чіткості, офіційності та зрозумілості. Текст службового листа має бути структурованим та логічно впорядкованим, що дозволяє одержувачу легко зрозуміти суть повідомлення.

Перш за все, важливо, щоб мова листа була офіційною та відповідала нормам ділового українського мовлення. Використання сленгу, неформальних висловів чи жаргону неприпустиме. Все викладене має бути викладено грамотно, з дотриманням правил української мови.

Текст листа має бути лаконічним і точним. Потрібно уникати надмірної деталізації, яка не стосується основної теми листа. Важливо, щоб кожне речення сприяло розкриттю головної ідеї листа, без непотрібних відволікаючих моментів.

Організація тексту також є ключовою. Інформація має бути представлена у логічному порядку, що сприяє кращому розумінню та сприйняттю. Якщо лист містить кілька питань або пунктів, вони мають бути чітко розділені і структуровані.

Конкретність також є важливою. Службовий лист має чітко вказувати на конкретні запити, пропозиції чи інструкції. Неясні формулювання чи загальні вислови можуть ускладнити розуміння та призвести до непорозумінь.

Згадка відповідних нормативно-правових актів або документів має бути точною і відповідною. Якщо лист базується на певних законодавчих вимогах або стандартах, важливо точно цитувати відповідні закони, регуляції чи документи.

Нарешті, службовий лист повинен містити всі необхідні елементи, такі як дата, номер листа, найменування та адресу відправника та одержувача, звернення, тему листа, текст, підписи відповідальних осіб та перелік додатків, якщо вони є.

Врахування цих вимог забезпечить створення службового листа, який буде не тільки коректним та відповідатиме офіційним нормам, але й ефективно передасть необхідну інформацію одержувачу.

Стилістичні особливості службових листів

Стилістичні особливості службових листів в Україні відображають їх формальний і офіційний характер. Основним завданням цих особливостей є забезпечення чіткого, зрозумілого та професійного спілкування між організаціями, установами або в межах однієї організації. Ось декілька ключових стилістичних особливостей:

Офіційний стиль: Службові листи характеризуються використанням офіційного стилю, який вимагає правильності, точності та зрозумілості. Текст має бути вільний від сленгу, неформальних виразів та емоційних оцінок.
Лаконічність і точність: Важливо використовувати короткі та точні формулювання. Непотрібні деталі, що відволікають від основної теми листа, слід уникати. Кожне речення повинно мати чітку мету і сприяти розумінню загальної ідеї.
Структурованість: Текст службових листів має бути добре структурованим. Інформація повинна подаватися логічно та послідовно, що допомагає одержувачу легше зрозуміти зміст листа.
Формальна ввічливість: Навіть у випадку вимог або запитів, текст має бути написаний з дотриманням формальної ввічливості. Звернення та побажання мають бути викладені ввічливо.
Пасивний стиль: Часто у службових листах використовується пасивний стиль, особливо коли мова йде про офіційні процедури та рішення. Це допомагає зробити текст більш об’єктивним і нейтральним.
Фахова термінологія: У відповідних випадках використання специфічної фахової термінології є прийнятним і навіть необхідним. Проте важливо переконатися, що ця термінологія буде зрозумілою для одержувача листа.
Ясність і зрозумілість: Незважаючи на формальність і використання спеціалізованої лексики, текст має залишатися зрозумілим для одержувача. Уникнення надмірно складних конструкцій та великої кількості вкладних речень сприяє ясності повідомлення.
Акуратність у формулюваннях: Особлива увага має бути приділена точності формулювань, особливо при згадуванні законів, нормативних актів, дат, термінів та інших важливих деталей.

Загалом, стилістика службових листів повинна сприяти чіткому та ефективному спілкуванню, підкреслюючи професійність та офіційний статус обміну інформацією.

Watch this video on YouTube

Композиція тексту службових листів

Композиція тексту службових листів відіграє ключову роль у їх ефективності та зрозумілості. Ця структура забезпечує, що інформація подається логічно та зручно для сприйняття. У типовому службовому листі, що складається в Україні, передбачається наступна послідовність елементів.

Починається лист із шапки, де розміщуються назва та реквізити організації-відправника, а також дата та унікальний номер листа. Це дозволяє одержувачу швидко ідентифікувати, від кого та коли було відправлено лист.

Далі йде адресація. Тут зазначаються назва та повна адреса організації-одержувача. Якщо ім’я та посада конкретної особи відомі, їх також варто включити для особистішого звернення.

Після адресації слідує вступна частина, де може бути коротке звернення до одержувача. Це допомагає налаштувати читача на сприйняття інформації та створює більш формальну та ввічливу атмосферу.

Основна частина листа є найважливішою. Тут детально викладається суть повідомлення: пропозиції, запити, інформація або інструкції. Важливо забезпечити, щоб ця частина була логічно структурована, кожен абзац містив окрему думку або питання. Це полегшує розуміння тексту та допомагає одержувачу зосередитися на кожному окремому пункті.

Заключна частина часто містить підсумки, прохання про зворотний зв’язок або подяку за увагу. Тут також можна вказати на можливість подальших дій або співпраці.

В кінці листа розміщуються підписи відповідальних осіб з відправника. Це підтверджує офіційність листа та відповідальність за надану інформацію.

Якщо є додатки до листа, їх перелік вказується в кінці документа. Це дозволяє одержувачу зрозуміти, що додаткові матеріали додаються і де їх шукати.

Загалом, композиція тексту службових листів в Україні вимагає чіткого дотримання структури, яка сприяє ефективному комунікаційному процесу, забезпечуючи зрозумілість та формальність обміну інформацією.

Етикет службового листування

Етикет службового листування в Україні є ключовим аспектом професійного спілкування між організаціями, установами, а також всередині організацій. Він охоплює не тільки формат і структуру листа, але й тон, манеру висловлювання та загальні норми ввічливості.

На першому місці в етикеті службового листування стоїть ввічливість та повага. Незалежно від контексту листа, важливо зберігати ввічливий тон і професійну відстань. Це включає коректні звернення (наприклад, “Шановний пане/пані”), використання стандартних формул привітання та прощання, а також уникнення надто інформальних або особистих висловлювань.

Точність та чіткість викладу інформації також є важливою складовою етикету. Це означає, що всі дані, які надаються у листі, повинні бути актуальними та точними. Неправильне використання фактів, дат або іншої важливої інформації може не тільки призвести до непорозумінь, але й підірвати довіру до відправника.

Уникнення диспутативних тонів або конфронтаційних формулювань також є частиною етикету. Навіть у ситуаціях, коли обговорюються спірні питання або вирішуються конфлікти, службовий лист повинен залишатися відстороненим від емоцій та особистих оцінок.

Конфіденційність та дискреція також відіграють важливу роль. Службові листи часто містять конфіденційну інформацію, тому важливо забезпечити, щоб така інформація була належним чином захищена і не стала доступною неуповноваженим особам.

Також слід враховувати культурні особливості та контекст одержувача. У міжнародному спілкуванні важливо бути обізнаним з культурними нормами та очікуваннями іншої сторони, щоб уникнути непорозумінь або образ.

Завершення листа також є важливим елементом етикету. Стандартна формула прощання, яка відображає повагу і ввічливість, допомагає підтримувати професійні стосунки.

Загалом, етикет службового листування вимагає від відправників бути ввічливими, точними, професійними та обережними з конфіденційною інформацією, що дозволяє зберегти ефективне та гармонійне професійне спілкування.

Різновиди службових листів

Різновиди службових листів різноманітні, адже кожен тип виконує свою унікальну функцію в професійному спілкуванні. Ці листи можуть бути адаптовані до конкретних потреб або ситуацій і відрізняються за своїм змістом, формою та метою.

Інформаційні листи: Цей тип листів використовується для передачі важливої інформації. Інформаційні листи можуть включати повідомлення про зміни в організації, оновлення політик чи процедур, а також інші значущі повідомлення.
Запитальні листи: Вони використовуються, коли потрібно отримати певну інформацію від інших організацій або відділів. Запитальні листи часто ставлять конкретні питання або просять надати певні документи чи дані.
Відповідальні листи: Ці листи використовуються для відповіді на запити або інші листи. Вони містять інформацію або дані, які були запитані, або пояснення стосовно запиту.
Листи-пропозиції: Ці листи використовують для пропонування певних товарів, послуг, співпраці або ідей. Вони повинні містити переконливі аргументи, щоб зацікавити одержувача.
Листи-скарги: Вони використовуються для висловлення невдоволення або претензій стосовно товарів, послуг, роботи співробітників тощо. Листи-скарги повинні бути чіткими та об’єктивними, часто зі згадкою конкретних подій або фактів.
Листи-подяки: Ці листи використовуються для вираження вдячності за послуги, допомогу, співпрацю тощо. Вони допомагають підтримувати позитивні стосунки та визнавати внесок інших сторін.
Офіційні запрошення: Цей тип листів використовується для запрошення осіб або організацій на офіційні заходи, зустрічі, конференції тощо.
Листи-повідомлення: Ці листи використовують для інформування одержувача про важливі події або рішення, наприклад, про призначення на посаду, зміни в управлінському складі або про важливі корпоративні події.

Кожен із цих типів службових листів має свої особливості у структурі та змісті, але всі вони повинні дотримуватися загальних принципів службового листування, включаючи чіткість, точність, ввічливість та професійність. Важливо адаптувати стиль та формат кожного листа до його конкретної мети та контексту.

Приклади

Службовий лист

Законодавчі акти України, які регулюють службовий лист:

Закон України “Про документообіг”
Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1050/5 “Про затвердження Змін до Національного стандарту України “Державна уніфікована система документообігу. Уніфіковані форми управлінських документів” (ДСТУ 4163-2003)”

Опис службового листа

Службовий лист – це документ, який використовується для офіційного листування між організаціями, органами влади, громадянами.

Службовий лист повинен мати такі реквізити:

Найменування організації-відправника;
Найменування документа;
Дата документа;
Номер документа;
Адресат;
Текст документа;
Підпис;
Печатка.

Приклади заповнення

Приклад заповнення заголовної частини службового листа

Службовий лист

[Найменування організації-відправника]

[Дата документа]

[Номер документа]

[Адресат]

Приклад заповнення реквізиту “Текст документа”

Шановний [ПІБ],

на виконання Вашого запиту від [дата] повідомляємо, що [зміст повідомлення].

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування організації-відправника]

Примітка

Службовий лист може бути доповнений або змінений з урахуванням конкретних умов листування.

Службовий лист про скорочення штатів

Зразок №1

Шановний(а) ПІБ,

У зв’язку з непередбаченою економічною ситуацією, ТОВ “Робибізнес.укр” оголошує про скорочення штатів. Скорочення розпочнеться з 01.06.2019 р.

Ми хотіли б, щоб ніхто з вас не пішов, але поточний бюджет і падаючі доходи змушують нас піти на цей крок. Будь ласка, знайте, що ми дуже цінуємо всі ваші заслуги і досягнення, які ви зробили для компанії. Якщо економічна ситуація покращиться, ми сподіваємося, що зможемо заново найняти більшість з вас.

[Ім’я] буде доступний протягом наступних кількох днів, щоб обговорити з вами вихідну допомогу і всі умови.

Будь ласка, зрозумійте, що це єдино можливий вихід, щоб зберегти компанію.

З повагою,
ПІБ

Зразок №2

Шановний(а) ПІБ,

Мені дійсно шкода Вам це повідомляти, але ваша посада в компанії ТОВ “Робибізнес.укр” була ліквідована. Будьте впевнені, що це скорочення не пов’язане з якістю виконання Ваших службових обов’язків. Ви були прекрасним співробітником і мені дуже шкода, що вам доведеться покинути компанію.

Якщо вам потрібні рекомендації, будь ласка, зв’яжіться зі мною. Я з радістю напишу хорошу рекомендацію для вас.

З повагою,
ПІБ

Службовий лист про затвердження повноважень

Зразок №1

Шановний(а) ПІБ,

З дати отримання цього листа Ви уповноважені почати роботу над [проектом]. Якщо ТОВ “Робибізнес.укр” вирішить скасувати цей проект, то Вам заплатять за час, який витрачено на проект. Проте, запевняємо вас, що ми не плануємо скасовувати проект найближчим часом.

З повагою,
ПІБ

Зразок №2

Шановний(а) ПІБ,

[ім’я] уповноважений представляти мене в компанії при зустрічі [дата]. Я виклав [ім’я] мої ідеї і даю йому дозвіл діяти від мого імені на зустрічі.

З повагою,
ПІБ

Зразок №3

Шановний(а) ПІБ,

Цей лист є підтвердженням того, що [ім’я] буде представляти мене на щорічних зборах з нагоди [подія]. [Ім’я] представить наш відділ і зможе відповісти на будь-які питання.

З повагою,
ПІБ

Службовий лист про скорочення штатів

Зразок №1

Шановний(а) ПІБ,

[Ім’я] буде доступний протягом наступних кількох днів, щоб обговорити з вами вихідну допомогу і всі умови.

Будь ласка, зрозумійте, що це єдино можливий вихід, щоб зберегти компанію.

З повагою,
ПІБ

Зразок №2

Шановний(а) ПІБ,

З повагою,
ПІБ

Службовий лист про затвердження повноважень

Зразок №1

Шановний(а) ПІБ,

З повагою,
ПІБ

Зразок №2

Шановний(а) ПІБ,

З повагою,
ПІБ

Зразок №3

Шановний(а) ПІБ,

З повагою,
ПІБ

Створення шаблону службового листа з врахуванням відповідних законів України передбачає інтеграцію загальноприйнятих норм діловодства та специфічних вимог, встановлених законодавством. Нижче наведено приклад шаблону службового листа:

Шаблон Службового Листа

[Логотип організації]
[Назва організації]
[Адреса організації]
[Контактний телефон]
[Електронна пошта]
[Інші реквізити організації]

Дата: [дд.мм.рррр]
Номер листа: [№…]

Кому: [Повна назва організації-одержувача]
Адреса: [Адреса організації-одержувача]

Шановні [Посада та ПІБ одержувача, якщо відомі],

Тема: [Коротко про суть листа]

Текст листа:

[Тут викладається суть повідомлення, звернення, запиту тощо. Текст має бути лаконічним, чітким та конкретним, з дотриманням офіційного стилю. У разі посилання на законодавство, вказувати конкретні закони та їх пункти. Наприклад: “Згідно зі ст. 17 Закону України “Про інформацію” від 02.10.1992 № 2657-XII…”]

З повагою,

[Підпис]
[ПІБ та посада особи, що підписує лист]
[Печатка організації, якщо це необхідно]

Додатки: [Перелік додатків, якщо вони є]

Приклад Заповнення

Логотип організації
ТОВ “УкрТехПром”
м. Київ, вул. Перемоги, 10
Тел.: +380 44 123 45 67
Email: info@ukrtehprom.ua
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ: 12345678

Дата: 20.12.2023
Номер листа: № 01-23/456

Кому: Департамент економічного розвитку
м. Київ, вул. Грушевського, 12/2

Шановний Директоре Іване Івановичу,

Тема: Запит на надання інформації щодо інвестиційних програм

Текст листа:

У зв’язку з плануванням розширення нашої діяльності, ТОВ “УкрТехПром” виявляє інтерес до участі в інвестиційних програмах, які реалізуються під егідою Вашого департаменту. Відповідно до ст. 15 Закону України “Про інвестиційну діяльність” від 18.09.1991 № 1560-XII, просимо надати інформацію про можливості участі в актуальних програмах на 2024 рік.

З повагою,

[Підпис]
Петро Петрович Петренко
Генеральний директор ТОВ “УкрТехПром”
[Печатка організації]

Додатки: не має

Цей шаблон та приклад служать лише як загальне керівництво та можуть бути адаптовані під конкретні вимоги та ситуації.

Ось ще один шаблон службового листа з посиланням на відповідні нормативні документи та прикладом заповнення:

ФОРМА СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

Гербовий бланк з реквізитами ТОВ “Компанія”

(згідно ГОСТ 6.30-2003 форма листа оформлюється на спеціальних бланках)

Дата, реєстраційний номер

(відповідно до п.5 Порядку реєстрації документів, затвердженого Міністерством юстиції України від 12.04.2012 No 512/5)

ГРУПА КОМПАНІЙ “БІЗНЕС ПАРТНЕРИ” вул. Васильківська, 7, м. Київ, 03022, тел. 0 (44) 123 45 67 01.02.2023 No 10-19/01-06

Повне найменування установи, поштова адреса, номер телефону адресат (за потреби)