Службова записка на відрядження

Призначення та потреба:

• Організаційне. Записка стає підтвердженням необхідності відрядження, обґрунтовує його потребу.
• Фінансове. На основі службової записки фінансовий відділ планує та відшукує кошти на оплату витрат, пов’язаних з відрядженням (проїзд, проживання, добові тощо).

Умови складання: Службова записка складається, коли:

• Працівник не може виконати певні службові завдання на своєму постійному робочому місці.
• Необхідно провести зустрічі, консультації, переговори, участь у заходах тощо в іншому населеному пункті.

Сторони документу:

• Ініціатор (працівник, що просить про відрядження або керівник підрозділу).
• Керівник підприємства/організації, який розглядає та затверджує записку.

Вимоги до оформлення:

• Заголовок “Службова записка”.
• Дата складання.
• Ініціатор (від кого).
• Особа, якій адресовано записку (кому).
• Обґрунтування необхідності відрядження (мета, завдання, терміни тощо).
• Підпис ініціатора.
• Підпис керівника з відміткою про рішення (затвердити/не затвердити).

Хто і як його складає:

Службова записка на відрядження є важливим документом для оформлення відрядження, тому необхідно віднестись до її складання відповідально та уважно.

Приклади

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА НА ВІДРЯДЖЕННЯ

Дата: [дата]

До: [Ім’я, посада керівника підприємства]

Від: [Ім’я, посада ініціатора]

Тема: Про відрядження

На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від [дата закону, якщо є актуальний на момент написання] та враховуючи необхідність виконання службових завдань, які не можуть бути виконані на постійному місці роботи, прошу дозволити відрядити:

Працівник: [ПІБ]

Посада: [посада]

Місце відрядження: [місто, країна]

Термін відрядження: з [дата початку] по [дата закінчення]

Мета відрядження: [зустріч з партнерами, участь у конференції, вирішення технічних питань на заводі тощо]

Очікувані витрати:

• Проїзд: [сума або “згідно діючих тарифів”]
• Проживання: [сума або “згідно умов готелю”]
• Добові: [сума або “згідно нормативів”]

Підстава для відрядження: [Наприклад: “Виконання договору №… від …”, “Участь у виставці за запрошенням компанії …”]

Приклад заповнення: Дата: 18.08.2023

До: Іваненко І.П., генеральний директор ТОВ “УкрПартнер”

Від: Петренко В.М., начальник відділу продажів

Тема: Про відрядження

На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від 15.05.2017 та враховуючи потребу у переговорах з новим партнером, прошу дозволити відрядити:

Працівник: Петренко В.М.

Посада: начальник відділу продажів

Місце відрядження: Львів, Україна

Термін відрядження: з 25.08.2023 по 27.08.2023

Мета відрядження: Переговори з представниками ТОВ “ЛьвівПартнер” щодо співпраці

Очікувані витрати:

• Проїзд: згідно діючих тарифів
• Проживання: 3000 грн. за 2 ночі
• Добові: згідно нормативів

Підстава для відрядження: Виконання договору співпраці №123 від 01.08.2023.

[Підпис ініціатора] Петренко В.М.

У разі затвердження:

Затверджую:

[Підпис керівника] Іваненко І.П.

Дата:

Службова записка

До: Директор Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Відрядження

Я пишу, щоб попросити вашого дозволу на відрядження до [місто призначення] з [початок відрядження] по [кінець відрядження]. Мета мого відрядження – [мета відрядження].

Я планую відвідати наступні місця:

• [Місце 1]
• [Місце 2]
• [Місце 3]

Я планую провести в кожному місці [кількість днів].

Я заздалегідь забронював готель і авіаквитки. Я також заздалегідь подав заяву на відшкодування витрат на відрядження.

Я вважаю, що це відрядження є необхідним для виконання моїх обов’язків на посаді. Я докладу всіх зусиль для того, щоб відрядження було ефективним і результативним.

Дякую за ваш час і увагу.

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклади заповнення:

• [Місце призначення] – місто, в яке ви їдете.
• [Початок відрядження] – дата, коли ви виїжджаєте з дому.
• [Кінець відрядження] – дата, коли ви повертаєтеся додому.
• [Мета відрядження] – причина вашого відрядження.
• [Кількість днів] – кількість днів, на які ви їдете.
• [Готель] – назва готелю, в якому ви зупиняєтеся.
• [Авіаквитки] – номери ваших авіаквитків.
• [Відшкодування витрат] – сума, яку ви вимагаєте відшкодувати за відрядження.