Штатно-посадова книга

Щодо видів та форм штатно-посадової книги, то тут слід зауважити, що чіткого уніфікованого шаблону не існує, оскільки вона розробляється та ведеться безпосередньо кожною організацією відповідно до своїх внутрішніх потреб та практик. Однак, за загальноприйнятими принципами, книга може містити такі основні розділи та параметри: найменування підприємства та реквізити, структурні підрозділи, штатні посади, кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, рівень кваліфікації персоналу тощо. Окрім того, в книзі може фіксуватися інформація про прийняття, звільнення та переміщення працівників, що дозволяє простежувати кадрові зміни.

Навіщо ж підприємствам потрібна така штатно-посадова книга? Насамперед, вона є важливим інструментом ефективного управління людськими ресурсами, адже дає змогу оперативно отримувати достовірні дані про кількісний та якісний склад персоналу. Крім того, книга виступає основою для розрахунку фонду оплати праці, планування навчання та розвитку працівників, аналізу ефективності організаційної структури. Не менш важливим є те, що штатно-посадова книга є юридичним документом, який підтверджує трудові відносини з працівниками і може бути витребуваний контролюючими органами.

Щодо вимог до ведення штатно-посадової книги, тут варто зазначити, що хоча єдиних стандартів не існує, певні загальні рекомендації все ж таки є. Книга має вестись акуратно, без помарок та виправлень, із дотриманням хронології внесення записів. Всі зміни щодо штатного розкладу, посад, посадових окладів мають бути своєчасно внесені до книги та підтверджені підписом уповноваженої особи. Відповідальність за ведення та збереження штатно-посадової книги, як правило, покладається на кадрову службу або спеціального співробітника з питань діловодства.

Варто також підкреслити, що сторонами в процесі ведення штатно-посадової книги виступають керівництво підприємства, яке приймає рішення про структурні та кадрові зміни, та працівники кадрової служби, які власне ведуть і оформлюють записи в книзі. Безпосередні працівники також є учасниками цього процесу, адже їхні дані фіксуються в книзі.

Отже, штатно-посадова книга – це комплексний внутрішній документ організації, який забезпечує ефективне управління людським капіталом підприємства та виступає надійною опорою для прийняття кадрових рішень. Ретельне ведення цієї книги, дотримання встановлених вимог та взаємодія всіх задіяних сторін сприяє зміцненню кадрової дисципліни та оптимізації організаційної структури відповідно до стратегічних цілей бізнесу.

Приклади

Відповідно до Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний вести облік особового складу, тому штатно-посадова книга виступає ефективним інструментом для виконання цього обов’язку.

Типова структура та зміст штатно-посадової книги може включати такі основні складові:

Наприклад, сторінка штатно-посадової книги ТОВ “Альфа” може мати такий вигляд:

Найменування підприємства: Товариство з обмеженою відповідальністю “Альфа” Організаційно-правова форма: Товариство з обмеженою відповідальністю Місцезнаходження: м. Київ, вул. Центральна, буд. 10

Структурний підрозділ: Бухгалтерія Штатні посади: Головний бухгалтер – 1 од., посадовий оклад 25 000 грн, вища економічна освіта, стаж роботи не менше 5 років Бухгалтер – 3 од., посадовий оклад 18 000 грн, вища економічна освіта

Прийняття на роботу: Іванов І.І. на посаду головного бухгалтера, наказ № 15 від 01.04.2023 Петренко П.П. на посаду бухгалтера, наказ № 16 від 15.04.2023 Сидоренко С.С. на посаду бухгалтера, наказ № 17 від 01.05.2023

Підпис начальника відділу кадрів Сергієнко О.В. Підпис головного бухгалтера Іванов І.І.

Таким чином, штатно-посадова книга є важливим документом, який дозволяє систематизувати інформацію про штатну структуру організації, посади, працівників та зміни в кадровому складі. Ретельне ведення цієї книги відповідно до законодавчих вимог та внутрішніх регламентів дає змогу ефективно управляти людськими ресурсами підприємства.

Штатно-посадова книга

Згідно з закон України “Про державну службу” та іншими відповідними законодавчими актами, організація веде штатно-посадову книгу для систематизації інформації про кадровий склад та посади.

Приклад заповнення:

1. Прізвище, ім’я та по батькові: Іванов Іван Іванович Посада: Директор Кваліфікаційна категорія: Вища Освіта: Вища економічна Рік призначення на посаду: 20XX Додаткова інформація: Відповідає за загальне керівництво організацією, приймає стратегічні рішення.
2. Прізвище, ім’я та по батькові: Петрова Олена Вікторівна Посада: Фінансовий директор Кваліфікаційна категорія: Вища Освіта: Вища економічна Рік призначення на посаду: 20XX Додаткова інформація: Відповідає за фінансове планування та контроль, управління фінансовими ресурсами.
3. Прізвище, ім’я та по батькові: Сидоренко Марина Петрівна Посада: Головний бухгалтер Кваліфікаційна категорія: Вища Освіта: Вища економічна Рік призначення на посаду: 20XX Додаткова інформація: Відповідає за ведення бухгалтерського обліку та складання звітності.

Це лише декілька прикладів заповнення штатно-посадової книги, які можуть бути використані для систематизації інформації про персонал організації.

Штатно-посадова книга

[Назва організації]

[Місцезнаходження організації]

[Дата]

Штатно-посадова книга

I. Загальні відомості про організацію

1.1. Найменування організації: [повна назва організації].

1.2. Місцезнаходження організації: [юридична адреса організації].

1.3. Дата створення організації: [дата створення організації].

1.4. Керівник організації: [прізвище, ім’я, по батькові керівника], [посада керівника].

II. Структура організації

2.1. Структура організації визначається штатним розписом, який затверджується керівником організації.

2.2. Штатний розпис містить інформацію про:

• структурні підрозділи організації;
• посади, що входять до складу кожного структурного підрозділу;
• штатну чисельність по кожній посаді;
• оклади по кожній посаді.

III. Відомості про працівників

3.1. Відомості про працівників записуються до Штатно-посадової книги за такими графами:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• дата народження;
• освіта;
• трудова діяльність;
• дата прийняття на роботу;
• посада;
• структурний підрозділ;
• оклад;
• дата звільнення з роботи (заповнюється у разі звільнення).

3.2. Записи до Штатно-посадової книги про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу та звільнення з роботи робляться на підставі відповідних наказів керівника організації.

3.3. Штатно-посадова книга ведеться кадровою службою організації.

IV. Законодавство

4.1. Ведення Штатно-посадової книги регулюється такими нормативно-правовими актами:

• Кодексом законів про працю України;
• Постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку” від [дата].

V. Приклад заповнення

[Підпис керівника кадрової служби]

[Прізвище, ініціали керівника кадрової служби]