Шаблон службової записки

Призначення:

Повідомлення про виконану роботу.

Висловлювання пропозицій, зауважень або рекомендацій.

Звітування про виконання доручення.

Повідомлення про конкретні події або обставини.

Умови складання:

Наявність певної інформації, яка повинна бути доведена до відома керівництва або інших служб.

Необхідність отримання затвердження, вказівок або реакції на певні питання.

Сторони документа:

Відправник – особа або відділ, який складає записку.

Отримувач – керівник, співробітник або служба, до якої адресовано документ.

Вимоги до оформлення:

Заголовок: на верхній частині документа має бути вказано “Службова записка”.

Дата.

Адресат: керівнику підрозділу, службі або конкретній особі.

Текст: викладено суть питання, інформацію або пропозиції.

Підпис відправника з розшифровкою прізвища.

Місце для підпису отримувача з датою його розгляду записки (якщо це необхідно).

Зазвичай службові записки друкуються на фірмовому бланку організації.

Хто і як його складає:

Зазвичай записку складає співробітник або відділ, який потребує довести до відома керівництва певну інформацію.

Перед відправленням службова записка може бути погоджена з відповідними відділами чи співробітниками.

Службова записка є ефективним інструментом для швидкого та ефективного обміну інформацією в межах організації.

Приклади

Службова записка

До: [Ім’я керівника]

Від: [Твоє ім’я]

Дата: [Дата]

Тема: [Тема записки]

Я пишу, щоб повідомити вас про [конкретну проблему або ситуацію]. Я вважаю, що це може мати негативні наслідки для компанії, якщо не буде прийнято заходів.

[Опишіть проблему або ситуацію докладніше.]

Я пропоную наступні заходи для вирішення проблеми:

[Опишіть свої пропозиції.]

Я вважаю, що ці заходи будуть ефективними для вирішення проблеми і запобігання негативним наслідкам.

Дякую за ваш час і увагу до цієї справи.

З повагою, [Твоє ім’я]

[Логотип або назва організації]

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

№ [номер] від [дата]

До: [Посада та П.І.Б. отримувача]

Від: [Посада та П.І.Б. відправника]

Тема: [Короткий опис теми записки]

—

На підставі [закон, директива, інструкція, по якій ведеться робота або приймається рішення, наприклад, “Закон України про державну службу”] доводжу до Вашого відома наступне:

1. [Основний текст службової записки. Викладіть конкретну ситуацію, аргументи, висновки, пропозиції або іншу інформацію, яка вам необхідна.

Наприклад:

“В ході перевірки документації від [дата] було виявлено, що …”]

2. [Інші важливі пункти або деталі.]

—

Прошу:

– [Конкретні дії, які ви хочете, щоб отримувач здійснив. Наприклад: “Розглянути можливість коригування документації.”]

Додатки: [Перелік додатків, якщо вони є. Наприклад: “Копія документації від [дата]”]

—

Підпис відправника: [П.І.Б.]

Дата:

—

[Місце для підпису та відгуку отримувача]