Протокол засідання комітету з конкурсних торгів

У протоколі засідання комітету з конкурсних торгів детально фіксуються всі обговорення, рішення, голосування, а також будь-які інші дії, що відбуваються під час засідання. Документ містить відомості про час та місце проведення засідання, присутніх членів комітету, порядок денний, а також конкретні рішення, прийняті комітетом.

Цей документ може мати різні форми, в залежності від типу тендеру чи торгів, але зазвичай включає стандартні розділи, такі як вступ, перелік учасників, порядок денний, обговорення питань, прийняття рішень, заключні положення та підписи учасників засідання.

Протокол необхідний для забезпечення прозорості та законності процедури конкурсних торгів. Він слугує як офіційний запис усіх дій та рішень комітету, що може бути використаний для подальшого аналізу, у разі спорів або для перевірки дотримання законодавчих та процедурних вимог.

Щодо вимог до документа, протокол повинен бути складений чітко та об’єктивно, відображати всі обговорювані пункти та прийняті рішення. Важливо, щоб в документі були вказані дата і час засідання, перелік присутніх членів комітету, їхні посади та організації, які вони представляють, а також детальний опис обговорених питань та прийнятих рішень. Кожен протокол має бути підписаний всіма присутніми членами комітету, що засвідчує їхню участь та згоду з викладеним у документі.

Протокол засідання комітету з конкурсних торгів зазвичай складається секретарем комітету або іншою відповідальною особою, яка веде записи під час засідання. Важливо, щоб ця особа мала досвід у веденні протоколів та розуміла юридичні та процедурні аспекти проведення конкурсних торгів.

Стосовно сторін, які виступають у документі, основними є члени комітету з конкурсних торгів, які можуть представляти різні організації, у тому числі державні органи, приватні компанії або громадські інституції, залежно від типу тендеру чи торгів.

У підсумку, протокол засідання комітету з конкурсних торгів є важливим документом, що забезпечує юридичну чіткість та прозорість процесу проведення тендерів та конкурсних торгів. Він допомагає в підтриманні порядку, об’єктивності та законності в усіх аспектах прийняття рішень, пов’язаних з державними закупівлями або комерційними тендерами. Важливість правильного складання та оформлення цього документа не можна недооцінювати, оскільки він може вплинути на легітимність та результати торгів.

Протокол № [номер протоколу]
Засідання комітету з конкурсних торгів [назва організації/відомства]

Дата: [дата складання протоколу]
Час: [час початку засідання]
Місце проведення: [адреса проведення засідання]

Голова комітету: [ПІБ голови]
Секретар комітету: [ПІБ секретаря]
Члени комітету:

• [ПІБ члена комітету]
• [ПІБ члена комітету]
  … [та інші члени комітету]

Підписи учасників засідання:
[ПІБ, підпис, дата]
[ПІБ, підпис, дата]
… [та інші підписи учасників засідання]

Протокол засідання комітету з конкурсних торгів [найменування товариства]

Про [тема засідання]

Дата проведення засідання: [дата]

Місце проведення засідання: [адреса]

Присутні: [список присутніх]

*Порядок денний:

[Перелік питань, які розглядатимуться на засіданні]

Під час засідання розглядалися наступні питання:

[Перелік питань, які розглядалися на засіданні]

За результатами розгляду питань, комітет з конкурсних торгів прийняв наступні рішення:

[Перелік рішень, які були прийняті комітетом з конкурсних торгів]

*Голова комітету з конкурсних торгів

[підпис]

Секретар комітету з конкурсних торгів

[підпис]*

Приклади заповнення

Вказується інформація про товариство:

• найменування товариства;
• код ЄДРПОУ товариства.

Вказується інформація про комітет з конкурсних торгів:

• найменування комітету з конкурсних торгів;
• склад комітету з конкурсних торгів.

Вказується інформація про питання, які розглядалися на засіданні:

• номер питання;
• тема питання;
• короткий зміст обговорення питання.

Вказується інформація про рішення, які були прийняті комітетом з конкурсних торгів:

• номер рішення;
• тема рішення;
• суть рішення.

Протокол підписується головою та секретарем комітету з конкурсних торгів.

Відповідно до ст. 22 Закону України “Про публічні закупівлі”, комітет з конкурсних торгів є органом, який створюється замовником для організації та проведення публічних закупівель.

Комітет з конкурсних торгів складається з не менше трьох осіб, які не є членами спостережної ради, виконавчого органу замовника, а також їх близькими особами.

*Комітет з конкурсних торгів приймає рішення про:

• затвердження тендерної документації;
• визначення переможця торгів;
• анулювання торгів.*

Рішення комітету з конкурсних торгів приймаються більшістю голосів від загальної кількості членів комітету з конкурсних торгів.

Рішення комітету з конкурсних торгів оформляються протоколом, який підписується головою та секретарем комітету з конкурсних торгів.

Протокол засідання комітету з конкурсних торгів є невід’ємною частиною тендерної документації.

Ось ще приклад Протоколу засідання комітету з конкурсних торгів відповідно до законодавства України:

ПРОТОКОЛ No1 засідання комітету з конкурсних торгів

м. Київ 10 січня 2023 р.

Присутні: Голова комітету – Петренко П.П. Члени комітету: Іваненко І.І.
Сидоренко С.С.

СЛУХАЛИ: Інформацію голови комітету Петренка П.П. про проведення відкритих торгів на закупівлю комп’ютерної техніки.

На участь у торгах було подано пропозиції: Учасник 1. ТОВ “Комп’ютерна техніка” Запропонована ціна – 480 000 грн. Учасник 2. ПП “IT-Company” Запропонована ціна – 470 000 грн.

Комітет з конкурсних торгів ПРОПОНУЄ:

1. Визнати переможцем торгів на закупівлю комп’ютерної техніки ПП “IT-Company”, як учасника, пропозиція якого відповідає вимогам тендерної документації, а запропонована ним ціна є найнижчою.
2. Рекомендувати укласти договір на закупівлю комп’ютерної техніки з ПП “IT-Company” на умовах, передбачених тендерною документацією.

Голосували: “За” – 3 голоси “Проти” – немає “Утримався” – немає

Рішення прийнято одноголосно.

Голова комітету

Петренко П.П.

Члени комітету: Іваненко І.І. Сидоренко С.С.