Протокол (уніфікована форма)

У діловому світі протоколи складаються під час проведення зборів, засідань, нарад або інших офіційних заходів. Вони можуть стосуватися різноманітних питань: від корпоративного управління та прийняття стратегічних рішень до вирішення конкретних виробничих проблем чи питань кадрової політики. Протоколи також відіграють важливу роль у юридичній сфері, фіксуючи перебіг судових засідань, слідчих дій або інших процедур.

Сторонами, залученими до складання протоколу, є особи, які беруть участь у відповідному заході або процесі. Це можуть бути члени правління компанії, учасники наради, судді та сторони судового процесу, члени комісії або робочої групи тощо. Залежно від характеру події, протокол може містити різну інформацію, таку як список присутніх, порядок денний, виступи та пропозиції учасників, хід обговорення, результати голосування (якщо таке проводилося) та ухвалені рішення.

Вимоги до оформлення протоколів можуть різнитися залежно від сфери діяльності, але, як правило, вони повинні містити певні обов’язкові елементи: вихідні дані (назва організації, дата, місце проведення), порядок денний, перелік присутніх (або зазначення кворуму), стислий виклад обговорених питань, прийняті рішення, підписи голови та секретаря, а в деяких випадках – печатку організації.

Процес складання протоколу зазвичай покладається на секретаря або іншу уповноважену особу. Під час засідання або зустрічі вони ретельно фіксують усі важливі моменти, виступи учасників, пропозиції та рішення. Після завершення заходу протокол оформлюється в належному форматі, погоджується з головуючим та іншими учасниками (якщо це передбачено регламентом) і набуває чинності.

Приклади

ПРОТОКОЛ №

Назва підприємства (організації): ТОВ “Приклад”

Населений пункт: м. Київ

Дата проведення: 12 травня 2023 року

Місце проведення: кабінет директора

Причина (підстава) проведення: наказ директора № 27 від 08.05.2023 про скликання наради з питань впровадження нової системи мотивації персоналу

Присутні:

Головуючий: Іванов І.П. – директор

Секретар: Петренко П.С. – начальник відділу кадрів

Члени (учасники):

Порядок денний:

1. Обговорення проекту Положення про преміювання працівників
2. Затвердження критеріїв оцінки ефективності праці …

Хід засідання:

1. СЛУХАЛИ: Ковальчука К.О., який представив проект Положення про преміювання… ВИСТУПИЛИ: Сидоренко С.І. – висловила зауваження щодо… Шевченко Ш.М. – запропонував враховувати… УХВАЛИЛИ: 1.1. Схвалити проект Положення з урахуванням пропозицій. 1.2. Доопрацювати Положення до 20.05.2023…
2. СЛУХАЛИ: Петренка П.С. стосовно критеріїв оцінки… ВИСТУПИЛИ:… УХВАЛИЛИ: Затвердити критерії в представленій редакції.

Підписи:

Головуючий І.П. Іванов (підпис)

Секретар П.С. Петренко (підпис)

Члени (учасники):
С.І. Сидоренко (підпис)