Повідомлення працівнику про необхідність надання військово-облікових документів для звіряння

Саме тому роботодавець, в особі відділу кадрів або іншого уповноваженого підрозділу, повинен періодично проводити звіряння військово-облікової документації працівників. Для цього надсилається Повідомлення, в якому працівнику пропонується надати для перевірки свій військовий квиток або посвідчення особи, яке його замінює.

Повідомлення може мати різні форми та види, залежно від особливостей діяльності підприємства та прийнятих на ньому правил документообігу. Найчастіше воно оформляється у вигляді стандартного службового листа або внутрішньої службової записки, адресованої безпосередньо працівнику. В окремих випадках Повідомлення може бути розміщене на інформаційному стенді або розповсюджене іншим доступним для працівників способом.

Незалежно від форми, Повідомлення має містити чітку та лаконічну інформацію про необхідність надання працівником військово-облікових документів для звіряння. У ньому зазначаються строки, протягом яких працівник повинен пред’явити свої документи, а також наслідки неподання або несвоєчасного подання таких документів. Це може бути, наприклад, накладення дисциплінарного стягнення або навіть звільнення з роботи.

Складається Повідомлення, як правило, кадровим працівником або іншою уповноваженою особою, яка відповідає за ведення військового обліку на підприємстві. При цьому воно має бути оформлене відповідно до вимог діловодства: містити найменування організації, назву виду документа, дату складання, звернення до працівника, текст Повідомлення, посилання на нормативно-правові акти, а також підпис особи, яка склала документ.

Важливо, щоб Повідомлення було доведено до відома працівника належним чином – під розписку або іншим способом, що забезпечує відома про його отримання. Це дозволить підтвердити факт належного повідомлення працівника у разі, якщо він не виконає вимог Повідомлення.

Отже, Повідомлення працівнику про необхідність надання військово-облікових документів для звіряння є важливим документом, який забезпечує дотримання роботодавцем вимог законодавства щодо військового обліку працівників. Його оформлення здійснюється відповідно до встановлених правил та вимог, що гарантує ефективне управління кадровим діловодством на підприємстві.

Приклади

Повідомлення про необхідність надання військово-облікових документів для звіряння

Підприємство/організація: ТОВ “Промінь” Дата: 01.03.2024

Іванову Івану Івановичу Провідний спеціаліст відділу кадрів

Відповідно до вимог Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, Положення про військовий облік, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921, повідомляю Вас про необхідність надання Ваших військово-облікових документів для звіряння.

Вам необхідно пред’явити у відділ кадрів Ваш військовий квиток або посвідчення особи, яке його замінює, з метою перевірки відповідності військово-облікових даних, що містяться в особовій справі.

Просимо Вас надати зазначені документи протягом 10 робочих днів з моменту отримання цього Повідомлення.

У разі неподання або несвоєчасного подання Ваших військово-облікових документів, до Вас можуть бути застосовані дисциплінарні стягнення відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

Начальник відділу кадрів І.І. Іванов

Шановний(-а) [ПІБ працівника],

Звертаємося до вас з проханням надати копії військово-облікових документів для звіряння. Відповідно до чинного законодавства України, всі працівники зобов’язані мати при собі документи, які підтверджують їх воєнний стан та обліковується військовим комісаріатом. Дана процедура необхідна для ведення кадрової документації та дотримання вимог законодавства.

Прохання надати наступні документи:

• Військовий квиток (військовий білет) або приписний свідоцтво.
• Повідомлення про призов або звільнення зі строкової служби (якщо такі є).
• Інші військово-облікові документи, які вас стосуються.

Ці документи необхідно надати до [вказати дату], щоб ми могли здійснити необхідні перевірки та оформити відповідні записи у кадровій документації.

Дякуємо за співпрацю та розуміння.

З повагою, [Посада або ПІБ представника відділу кадрів]

[Контактні дані відділу кадрів]

Повідомлення працівнику про необхідність надання військово-облікових документів для звіряння

[Назва установи]

[Місцезнаходження установи]

[Дата]

[ПІБ працівника]

[Посада працівника]

[Номер телефону працівника]

[Адреса електронної пошти працівника]

Повідомлення

Шановний/Шановна [ПІБ працівника],

Згідно з вимогами [1], [2], Ви, як військовозобов’язаний/військовозобов’язана, зобов’язані надати до відділу кадрів [назва установи] для звіряння наступні військово-облікові документи:

• [Перелік документів, які необхідно надати, наприклад: паспорт громадянина України, військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного, посвідчення про припис до військового комісаріату, довідка про зняття з військового обліку тощо].

Просимо Вас надати зазначені документи протягом [кількість днів] робочих днів з дня отримання цього повідомлення.

Документи можна надати особисто до відділу кадрів [назва установи] за адресою: [адреса] або надіслати поштою на адресу: [адреса].

Звертаємо Вашу увагу, що ненадання військово-облікових документів для звіряння може призвести до накладення на Вас штрафу в розмірі [сума штрафу] гривень.

З повагою,

[Відділ кадрів [назва установи]]

[Контактна особа]

[Телефон]

[Електронна пошта]

Примітки:

Приклад заповнення:

[Назва установи]: ТОВ “Прогрес”

[Місцезнаходження установи]: м. Київ, вул. Хрещатик, 15

[Дата]: 2024-04-17

[ПІБ працівника]: Іванов Іван Іванович

[Посада працівника]: Менеджер з продажів

[Номер телефону працівника]: +380 95 123 45 67

[Адреса електронної пошти працівника]: [видалено електронну адресу]

Повідомлення

Шановний Іване Івановичу,

Згідно з вимогами Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Постанови Кабінету Міністрів України “Про Правила ведення військового обліку громадян України”, Ви, як військовозобов’язаний, зобов’язані надати до відділу кадрів ТОВ “Прогрес” для звіряння наступні військово-облікові документи:

• Паспорт громадянина України;
• Військовий квиток.

Просимо Вас надати зазначені документи протягом 10 робочих днів з дня отримання цього повідомлення.

Документи можна надати особисто до відділу кадрів ТОВ “Прогрес” за адресою: м. Київ, вул. Хрещатик, 15, каб. 204, або надіслати поштою на адресу: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 15.

Звертаємо Вашу увагу, що ненадання військово-облікових документів для звіряння може призвести до накладення на Вас штрафу в розмірі 3 470 гривень.

З повагою,

Відділ кадрів ТОВ “Прогрес”

[Контактна особа]: Петренко Олена Олександрівна

[Телефон]: +380