Повідомлення працівника про встановлення ГРРЧ за ініціативою роботодавця під час воєнного стану

Повідомлення про встановлення ГРРЧ може мати різні форми, залежно від специфіки підприємства та характеру трудових відносин. Це може бути окремий документ, адресований конкретному працівнику, або частина наказу про зміну режиму роботи підприємства в цілому. У будь-якому випадку, ключовим аспектом є те, що це саме повідомлення, а не запит на згоду працівника. Тим не менш, важливо, щоб документ був складений з урахуванням потреб та інтересів працівника, наскільки це можливо в умовах воєнного стану.

Необхідність у такому повідомленні виникає, коли підприємство стикається з об’єктивними труднощами у забезпеченні нормального режиму роботи через воєнні дії. Це може бути пов’язано з необхідністю евакуації персоналу, пошкодженням виробничих потужностей, перебоями в постачанні електроенергії або сировини, зміною попиту на продукцію чи послуги підприємства тощо. У таких умовах ГРРЧ дозволяє зберегти робочі місця та забезпечити виконання виробничих завдань, адаптуючись до нових реалій.

Вимоги до повідомлення про встановлення ГРРЧ під час воєнного стану визначаються Законом України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та іншими нормативно-правовими актами. Документ повинен містити чітке обґрунтування необхідності впровадження гнучкого режиму робочого часу, вказувати на конкретні причини, пов’язані з воєнним станом, які зумовлюють таке рішення. Крім того, у повідомленні має бути зазначено, на який період встановлюється ГРРЧ, які категорії працівників він охоплює, яким чином буде організовано облік робочого часу та контроль за виконанням трудових обов’язків.

Важливо розуміти, що хоча роботодавець має право встановлювати ГРРЧ в односторонньому порядку, він все ж повинен враховувати інтереси працівників та по можливості узгоджувати з ними нові умови праці. Тому в повідомленні варто зазначити, що працівник має право звернутися до роботодавця з пропозиціями щодо коригування режиму роботи, якщо це не суперечить виробничим потребам та безпековій ситуації.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, який ініціює встановлення ГРРЧ, та працівник, якого повідомляють про зміну режиму роботи. Роботодавцем може бути юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа-підприємець. Працівником є фізична особа, яка працює на підприємстві на підставі трудового договору.

Оформлення повідомлення про встановлення ГРРЧ вимагає дотримання певних формальностей. Документ повинен бути складений на офіційному бланку підприємства (якщо такий є), містити вихідний номер та дату. У шапці документа вказується прізвище, ім’я, по батькові працівника та його посада. Текст повідомлення має бути чітким, лаконічним і зрозумілим, без використання складних юридичних термінів. В кінці документа ставиться підпис уповноваженої особи (директора, керівника відділу кадрів тощо) та печатка підприємства (за наявності).

Складання повідомлення про встановлення ГРРЧ зазвичай покладається на відділ кадрів або юридичний відділ підприємства. У невеликих організаціях цю функцію може виконувати безпосередньо керівник. При підготовці документа важливо врахувати специфіку роботи конкретного працівника або групи працівників, а також загальну ситуацію на підприємстві. Рекомендується проконсультуватися з керівниками відповідних підрозділів, щоб забезпечити ефективність нового режиму роботи.

Процес складання повідомлення починається з аналізу поточної ситуації та визначення необхідності встановлення ГРРЧ. Далі формулюється обґрунтування такого рішення з посиланням на конкретні обставини, пов’язані з воєнним станом. Потім розробляється новий режим роботи, який має бути детально описаний у повідомленні. Важливо вказати, як саме буде організовано роботу в нових умовах: які години вважатимуться фіксованими (коли працівник обов’язково має бути на робочому місці або на зв’язку), а які – змінними (коли працівник може самостійно планувати свій робочий час). Також у повідомленні варто зазначити, як буде здійснюватися контроль за виконанням роботи та облік робочого часу.

Після підготовки тексту повідомлення документ погоджується з керівництвом підприємства та за необхідності з юридичним відділом. Потім повідомлення підписується уповноваженою особою та реєструється у відповідному журналі. Важливим етапом є вручення повідомлення працівнику. Це може бути зроблено особисто під підпис, або, якщо це неможливо (наприклад, працівник працює віддалено), шляхом надсилання рекомендованим листом з повідомленням про вручення. У будь-якому випадку, роботодавець повинен мати підтвердження того, що працівник отримав повідомлення про встановлення ГРРЧ.

Варто зазначити, що хоча встановлення ГРРЧ за ініціативою роботодавця під час воєнного стану не вимагає згоди працівника, це не означає, що його думка повністю ігнорується. Навпаки, ефективний ГРРЧ можливий лише за умови врахування потреб та можливостей обох сторін. Тому після отримання повідомлення працівник має можливість обговорити з роботодавцем деталі нового режиму роботи та за необхідності запропонувати свої корективи.

У підсумку, повідомлення працівника про встановлення ГРРЧ за ініціативою роботодавця під час воєнного стану є важливим інструментом адаптації трудових відносин до складних умов війни. Цей документ дозволяє підприємствам оперативно реагувати на зміни в робочому середовищі, зберігаючи при цьому прозорість у відносинах з працівниками та дотримуючись вимог трудового законодавства.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]
[Адреса]

Вих. № [номер]
від [дата]

[ПІБ працівника]
[Посада працівника]

ПОВІДОМЛЕННЯ
про встановлення гнучкого режиму робочого часу

Шановний/а [ім’я та по батькові працівника]!

У зв’язку з введенням воєнного стану в Україні згідно з Указом Президента України від [дата] № [номер] “Про введення воєнного стану в Україні”, затвердженим Законом України від [дата] № [номер] “Про затвердження Указу Президента України “Про введення воєнного стану в Україні”, та керуючись частиною третьою статті 12 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, повідомляємо Вас про встановлення гнучкого режиму робочого часу (далі – ГРРЧ) на період дії воєнного стану.

Підставою для встановлення ГРРЧ є [вказати конкретні обставини, наприклад: “необхідність забезпечення безпеки працівників в умовах постійної загрози ракетних обстрілів” або “оптимізація роботи підприємства в умовах нестабільного енергопостачання”].

ГРРЧ встановлюється з [дата] до припинення або скасування воєнного стану.

Умови ГРРЧ:
1. Фіксований час, протягом якого Ви зобов’язані бути присутніми на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки: [вказати години, наприклад: “з 10:00 до 15:00”].
2. Змінний час, протягом якого Ви на власний розсуд визначаєте періоди роботи: [вказати години, наприклад: “з 7:00 до 10:00 та з 15:00 до 19:00”].
3. Час перерви для відпочинку і харчування: [вказати години, наприклад: “з 13:00 до 14:00”].

Загальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати [кількість] годин на тиждень.

Облік робочого часу здійснюватиметься шляхом [вказати метод, наприклад: “щоденного заповнення електронної форми обліку робочого часу” або “використання системи електронної реєстрації приходу та виходу з роботи”].

Ви зобов’язані:
– дотримуватися встановленого режиму роботи;
– виконувати обсяг робіт, визначений Вашими посадовими обов’язками;
– бути доступними для зв’язку з керівником та колегами у фіксований час за допомогою [вказати засоби зв’язку, наприклад: “корпоративної електронної пошти та месенджера”].

У разі виникнення питань щодо встановленого режиму роботи, Ви можете звернутися до [вказати посаду та ПІБ відповідальної особи] для їх обговорення та можливого коригування, якщо це не суперечить виробничим потребам та безпековій ситуації.

Це повідомлення є невід’ємною частиною Вашого трудового договору на період дії ГРРЧ.

З повагою,
[Посада уповноваженої особи] [Підпис] [ПІБ]

З повідомленням ознайомлений:
[Підпис працівника] [ПІБ працівника] [Дата]

Цей шаблон повідомлення працівника про встановлення гнучкого режиму робочого часу (ГРРЧ) за ініціативою роботодавця під час воєнного стану розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”.

При заповненні шаблону важливо враховувати специфіку конкретного підприємства та посади працівника. Наприклад, у розділі про підстави встановлення ГРРЧ можна вказати: “необхідність забезпечення безперервності виробничого процесу в умовах частих повітряних тривог та можливих перебоїв з електропостачанням”.

У частині про умови ГРРЧ слід детально описати новий режим роботи. Наприклад: “Фіксований час, протягом якого Ви зобов’язані бути присутніми на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки: з 10:00 до 15:00. Змінний час, протягом якого Ви на власний розсуд визначаєте періоди роботи: з 7:00 до 10:00 та з 15:00 до 19:00”.

При встановленні ГРРЧ важливо дотримуватися норм тривалості робочого часу, передбачених статтею 50 Кодексу законів про працю України. Тому в повідомленні варто зазначити: “Загальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин на тиждень”.

Розділ про облік робочого часу може бути конкретизований відповідно до наявних на підприємстві систем. Наприклад: “Облік робочого часу здійснюватиметься шляхом щоденного заповнення електронної форми обліку робочого часу в корпоративній системі”.

У частині про обов’язки працівника можна додати специфічні вимоги, пов’язані з особливостями роботи. Наприклад: “бути готовим до оперативного реагування на виробничі потреби у разі виникнення надзвичайних ситуацій”.

Важливо пам’ятати, що хоча встановлення ГРРЧ за ініціативою роботодавця під час воєнного стану не вимагає згоди працівника, роботодавець повинен забезпечити отримання працівником цього повідомлення. Тому в кінці документа передбачено місце для підпису працівника про ознайомлення.

При складанні повідомлення слід враховувати, що ГРРЧ встановлюється тимчасово, на період дії воєнного стану. Після його скасування роботодавець повинен повернутися до звичайного режиму роботи або узгодити з працівниками нові умови праці відповідно до стандартної процедури, передбаченої трудовим законодавством.

Повідомляємо вас про те, що у зв’язку з дією воєнного стану та з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства, керуючись статтею 60 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» та статтею 52 Кодексу законів про працю України, роботодавець прийняв рішення про запровадження гнучкого режиму робочого часу.

Гнучкий режим передбачає можливість самостійного визначення часу початку та закінчення роботи у межах встановленого робочого тижня, що складає ___ годин. Ваш робочий час буде встановлено з ___ години до ___ години, із можливістю зміни в межах ___ години на початку та наприкінці робочого дня.

Перерви на відпочинок та харчування можуть бути використані за погодженням з безпосереднім керівником, але не більше ніж ___ хвилин протягом робочого дня. При цьому загальний час відпрацьованих годин на тиждень має залишатися в межах установленої норми.

Просимо вас підтвердити ознайомлення з цим повідомленням та готовність дотримуватися нових умов роботи, встановлених з “___” року.

Приклад заповнення:
1. Ваш робочий час буде встановлено з 8:00 до 17:00 із можливістю коригування на одну годину (з 7:00 до 9:00 початок робочого дня та з 16:00 до 18:00 закінчення).
2. Перерва на відпочинок не більше 60 хвилин у межах робочого дня.

Шаблон повідомлення працівника про встановлення гнучкого режиму робочого часу (ГРРЧ)

[Назва підприємства]

ПОВІДОМЛЕННЯ

№ [Номер повідомлення] від [Дата]

[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада]

Шановний(а) [Прізвище, ім’я, по батькові],

На виконання наказу директора підприємства № [Номер наказу] від [Дата] про встановлення гнучкого режиму робочого часу на період дії воєнного стану, повідомляємо Вас про наступне:

З [дата початку дії] на Вашу посаду встановлюється гнучкий режим робочого часу. Це означає, що Ви зможете самостійно регулювати початок і закінчення робочого дня, дотримуючись при цьому загальної норми робочого часу, встановленої на місяць у розмірі [кількість годин].

Гнучкий режим робочого часу вводиться з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах воєнного стану та врахування Ваших індивідуальних потреб.

Просимо Вас ознайомитися з умовами гнучкого режиму робочого часу, які детально викладені у наказі директора підприємства.

У разі виникнення питань просимо звертатися до [посада відповідальної особи].

З повагою,

[Посада відповідальної особи]

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства (за наявності)]

Приклад заповнення:

[ТОВ “Будівельник”]

ПОВІДОМЛЕННЯ

№ 124 від 01.03.2023

Петренко Івану Петровичу, прораб

Шановний Іване Петровичу,

На виконання наказу директора підприємства № 123 від 01.03.2023 про встановлення гнучкого режиму робочого часу на період дії воєнного стану, повідомляємо Вас про наступне:

З 01.03.2023 на Вашу посаду встановлюється гнучкий режим робочого часу. Це означає, що Ви зможете самостійно регулювати початок і закінчення робочого дня, дотримуючись при цьому загальної норми робочого часу, встановленої на місяць у розмірі 160 годин.

Гнучкий режим робочого часу вводиться з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах воєнного стану та врахування Ваших індивідуальних потреб.

Просимо Вас ознайомитися з умовами гнучкого режиму робочого часу, які детально викладені у наказі директора підприємства.

У разі виникнення питань просимо звертатися до головного бухгалтера.

З повагою,

Головний бухгалтер

[Підпис]

Сидоренко Олена Василівна

[Печатка ТОВ “Будівельник” (за наявності)]

Повідомлення працівника про встановлення ГРРЧ за ініціативою роботодавця під час воєнного стану

Ви, [ім’я та прізвище], працівник [назва підприємства/організації], повідомляємо, що у зв’язку з оголошенням воєнного стану на території України, згідно з Законом України “Про захист населення від наслідків воєнного стану” від 13.02.1992 р. № 2171-XII, та Законом України “Про соціальний захист громадян України” від 01.07.2017 р. № 2135-VIII, на підприємстві/організації [назва підприємства/організації] буде встановлена Громадська рада робітників (ГРРЧ) за ініціативою роботодавця.

ГРРЧ буде створено для забезпечення участі робітників у прийнятті рішень щодо забезпечення безпеки та захисту працівників підприємства/організації під час воєнного стану, а також для забезпечення реалізації соціальних прав працівників.

Члени ГРРЧ будуть обрані робітниками підприємства/організації на загальних зборах, проведених у зв’язку з оголошенням воєнного стану.

Ви, як працівник підприємства/організації, зобов’язані брати участь у роботі ГРРЧ та виконувати повноваження, передбачені Законом України “Про соціальний захист громадян України” від 01.07.2017 р. № 2135-VIII.

Якщо у вас є запитання або пропозиції щодо роботи ГРРЧ, будь ласка, зверніться до керівника підприємства/організації.

[ім’я та прізвище]
Керівник [назва підприємства/організації]
[дата]