Положення про документообіг на підприємстві

Положення про документообіг може включати різні види або форми документообігу, залежно від специфіки підприємства, включаючи паперовий та електронний документообіг, а також комбіновані системи. Воно деталізує процедури роботи з документами на всіх етапах їх життєвого циклу, від моменту створення до моменту архівування або знищення.

Документ важливий для забезпечення ефективної та систематизованої роботи з документацією на підприємстві. Він встановлює єдині правила та стандарти, що сприяє підвищенню продуктивності праці, покращенню управління інформацією та зменшенню часу на пошук необхідних документів. Крім того, дотримання встановлених процедур допомагає уникнути юридичних ризиків, пов’язаних з порушенням законодавства про архівування, зберігання документів та захисту інформації.

Положення про документообіг складають на основі аналізу специфіки роботи підприємства, враховуючи його розмір, галузеву приналежність, кількість співробітників, види діяльності та інші фактори. До складання документа можуть бути залучені керівники відділів, юристи, спеціалісти з архівної справи та ІТ-фахівці. Вони аналізують існуючі процеси документообігу, визначають потреби організації в області документаційного забезпечення та розробляють стандартизовані процедури, що мають бути відображені у положенні.

Вимоги до оформлення положення про документообіг включають чітке формулювання мети документа, перелік основних термінів та визначень, опис процесів створення, реєстрації, обігу, зберігання та видалення документів. Також важливо вказати права та обов’язки співробітників, що беруть участь у документообігу, та зазначити відповідальність за порушення встановлених правил.

Структура положення може включати такі розділи, як загальні положення, організація документообігу на підприємстві, процедури роботи з електронними та паперовими документами, зберігання та архівування документації, контроль за виконанням положення та інше.

При складанні положення важливо враховувати чинне законодавство України у сфері архівної справи, захисту персональних даних, інформаційної безпеки та інших відповідних аспектів. Регулярний перегляд та оновлення положення допоможе забезпечити його актуальність і відповідність дійсним потребам підприємства та змінам у законодавстві.

Приклади

Для створення шаблону Положення про документообіг на підприємстві в Україні, який відповідає вимогам законодавства та практичним потребам організації, нижче наведено зразок структури документа. Важливо зазначити, що конкретний зміст положення повинен бути адаптований під специфіку та потреби конкретного підприємства, а також враховувати актуальні законодавчі та нормативні акти України.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДОКУМЕНТООБІГ НА ПІДПРИЄМСТВІ [назва підприємства]

м. [місцезнаходження]
““ 20 р.

Це Положення розроблено відповідно до [законів України “Про інформацію”, “Про архівну справу”, “Про захист персональних даних”, інших нормативно-правових актів], та визначає порядок організації документообігу на підприємстві [назва підприємства], включаючи створення, обіг, зберігання та видалення документів.

2. Цілі та завдання

Метою цього Положення є забезпечення ефективної організації документообігу, збереження інформаційної безпеки, захисту даних та оптимізації робочих процесів.

3. Сфера застосування

Положення поширюється на всіх співробітників підприємства та регулює обробку як паперових, так і електронних документів.

4. Види документообігу

Визначаються основні види документообігу (внутрішній, зовнішній, змішаний), а також форми документів (паперові, електронні).

5. Організація документообігу

Описується порядок створення, реєстрації, обігу, зберігання та архівування документів. Визначаються відповідальні особи за кожен етап обігу документа.

6. Реєстрація документів

Встановлюються правила реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів, включаючи вимоги до реєстраційних журналів або програмного забезпечення.

7. Обіг документів

Деталізується процес роботи з документами в організації, включаючи передачу, розгляд, затвердження та виконання.

8. Зберігання та архівування документів

Встановлюються терміни зберігання документів, порядок їх архівування та знищення після закінчення терміну зберігання.

9. Контроль за дотриманням Положення

Визначається порядок контролю за виконанням положень цього документа, відповідальність за порушення та механізми внесення змін.

10. Відповідальність співробітників

Описується відповідальність співробітників за порушення встановлених правил документообігу.

11. Заключні положення

Вказуються умови внесення змін до Положення, а також порядок його скасування або заміни новим документом.

Додатки:

• Перелік нормативних документів;
• Форми типових документів;
• Інструкції з реєстрації та обробки документів;
• Перелік відповідальних осіб.

Директор [ПІБ]

М.П. (місце печатки)

Цей шаблон є базовим і потребує адаптації та доповнення відповідно до конкретних умов та вимог підприємства. Важливо звернутися за професійною допомогою при розробці такого документа, щоб забезпечити його відповідність чинному законодавству та ефективне вирішення поставлених завдань.

Шаблон Положення про документообіг на підприємстві

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає порядок організації документообігу на підприємстві [назва підприємства].

1.2. Положення розроблено згідно з вимогами:

• Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”
• Правил роботи з документами у діловодстві та їх архівного зберігання
• Інших нормативно-правових актів України

1.3. Дія цього Положення поширюється на всі документи, що створюються, отримуються та використовуються на підприємстві.

2. Терміни та визначення

2.1. Документообіг – це рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

2.2. Документ – це зафіксована на папері або іншому носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

2.3. Служба діловодства – це структурний підрозділ підприємства, який здійснює методичне керівництво та контроль за організацією документообігу.

3. Склад документів

3.1. Документи на підприємстві поділяються на:

• Вхідні – документи, що надходять на підприємство з інших організацій та від фізичних осіб;
• Вихідні – документи, що створюються на підприємстві та відправляються до інших організацій або фізичним особам;
• Внутрішні – документи, що створюються та використовуються на підприємстві.

4. Створення та оформлення документів

4.1. Документи на підприємстві створюються згідно з уніфікованими формами та вимогами ДСТУ.

4.2. Документи повинні містити такі реквізити:

• Назву підприємства
• Назву документа
• Дату
• Номер
• Місце складання
• Текст документа
• Підпис
• Візи

5. Реєстрація документів

5.1. Всі документи, що надходять на підприємство, реєструються в журналі реєстрації вхідних документів.

5.2. Вихідні документи реєструються у журналі реєстрації вихідних документів.

6. Зберігання документів

6.1. Документи на підприємстві зберігаються у справах.

6.2. Справи формуються за тематичним принципом.

6.3. Зберігання документів здійснюється згідно з вимогами Правил роботи з документами у діловодстві та їх архівного зберігання.

7. Контроль за виконанням документів

7.1. Контроль за виконанням документів здійснюється службою діловодства.

7.2. Результати контролю за виконанням документів доводяться до відома керівництва підприємства.

8. Відповідальність за порушення правил документообігу

8.1. Посадові особи, винні у порушенні правил документообігу, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.

9. Прикінцеві положення

9.1. Це Положення затверджується наказом керівника підприємства.

9.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

Ось ще шаблон Положення про документообіг на товаристві з обмеженою відповідальністю з посиланням на відповідні закони України та прикладами заповнення:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ No 1 від 15.02.2024 р. Директор ТОВ “Промтех” Іванов І.І.

ПОЛОЖЕННЯ про документообіг ТОВ “Промтех”

1. Загальні положення 1.1. Це Положення розроблено на підставі Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та визначає порядок документообігу в ТОВ “Промтех”.

1.2. Документообіг охоплює процес створення, оброблення, руху, обліку і зберігання облікових та інших документів в Товаристві.

2. Створення документів 2.1. Документи у ТОВ “Промтех” створюються на паперових або електронних носіях з дотриманням вимог чинного законодавства.

2.2. Відповідальність за своєчасне та якісне створення документів несуть керівники відповідних структурних підрозділів Товариства.

3. Обробка, передача та зберігання документів 3.1. Реєстрація, облік та передача отриманих та створених документів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Товариства.

3.2. Зберігання документів організовується згідно номенклатури справ Товариства.

4. Відповідальність 4.1. Відповідальність за організацію документообігу несе директор Товариства.

4.2. Контроль за процесами документообігу здійснює бухгалтер ТОВ “Промтех”.

Директор ТОВ “Промтех” Іванов І.І.