Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів

Уявіть собі відділ кадрів як велику бібліотеку, де кожна справа є окремою книгою, а номенклатура – своєрідним каталогом, що допомагає знайти потрібну інформацію. Проте, як і в будь-якій бібліотеці, тут час від часу з’являються нові надходження, а старі видання знімаються з обігу. І ось тут на сцену виходить Підсумковий запис – невеликий, але життєво важливий елемент, що відображає ці зміни та допомагає зберегти порядок у цьому інформаційному всесвіті.

Цей документ може мати різні форми та види – від лаконічного рукописного запису до деталізованої електронної таблиці. Однак незалежно від форми, його основна мета залишається незмінною: зафіксувати зміни в номенклатурі справ, що відбулися впродовж певного періоду часу. Саме тому Підсумковий запис є обов’язковою складовою належного діловодства в кожному відділі кадрів.

Складання цього документа зазвичай є обов’язком відповідального працівника кадрової служби, який безпосередньо займається веденням номенклатури справ. Саме ця особа виступає своєрідною сторонкою в Підсумковому записі, беручи на себе відповідальність за точність та повноту відображеної інформації.

Вимоги до оформлення Підсумкового запису можуть варіюватися залежно від внутрішніх регламентів організації, але, як правило, він має містити певні ключові елементи. По-перше, необхідно чітко вказати період, за який складається запис. Далі слід перелічити всі зміни, що відбулися в номенклатурі справ протягом цього часу: нові справи, що були додані, та старі, що були вилучені або передані до архіву. Кожна зміна повинна бути ретельно задокументована з зазначенням відповідних індексів та назв справ.

Проте Підсумковий запис не є простим переліком змін – він також містить важливу аналітичну складову. Відповідальний працівник має проаналізувати причини та наслідки кожної зміни, оцінити їх вплив на загальну систему діловодства у відділі кадрів. Це допоможе виявити потенційні проблеми чи недоліки та своєчасно їх усунути.

Таким чином, Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів є невід’ємною частиною ефективного управління документообігом. Він виконує роль своєрідного літописця, фіксуючи та аналізуючи зміни, що відбуваються в цьому паперовому всесвіті. І хоча цей документ може здатися незначним на тлі величезної кількості справ та файлів, саме він допомагає зберегти порядок та зручність у пошуку необхідної інформації. Без нього відділ кадрів ризикує опинитися в хаотичному лабіринті документів, де знайти потрібні дані стане справжньою випробою.

Приклади

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів ТОВ “Приклад” за 2023 рік

Цей підсумковий запис складено відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, а також Інструкції з діловодства у відділі кадрів ТОВ “Приклад”.

У номенклатурі справ відділу кадрів ТОВ “Приклад” на 2023 рік відбулися наступні зміни:

Аналіз змін: Додавання нових справ 03-15 та 03-16 обумовлено прийняттям на роботу 37 нових працівників у 2023 році відповідно до наказів про прийом на роботу.

Справи 03-09 та 03-10 за 2018 рік було передано до архіву у зв’язку із закінченням строку їх зберігання у відділі кадрів, який становить 5 років.

Вилучення справи 03-14 пов’язано з переходом підприємства на електронний документообіг та веденням реєстру трудових книжок в електронному вигляді.

Складено: Відповідальний працівник відділу кадрів Петренко Олена Іванівна [Підпис] 25.01.2024

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів

До номенклатури справ відділу кадрів заносяться всі документи, що стосуються управління персоналом підприємства та відповідають вимогам законодавства України.

1. Трудові договори та додатки до них згідно з Кодексом законів про працю України.
2. Заяви про звільнення та відповідні накази про звільнення або припинення трудового договору відповідно до законодавства.
3. Довідки про робочий стаж та підтвердження освіти працівників згідно з вимогами законодавства.
4. Листи від працівників та інші документи, пов’язані з управлінням персоналом.
5. Протоколи засідань конкурсних комісій при прийнятті на роботу нових працівників.
6. Документація щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників, зокрема копії дипломів, сертифікатів, реєстраційних листів тощо.
7. Документи, пов’язані зі змінами в умовах праці та соціального забезпечення працівників.
8. Листи від інших відділів та підрозділів підприємства, що стосуються питань кадрового забезпечення.

Це підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів, який містить перелік основних документів, що обробляються та зберігаються відділом кадрів відповідно до вимог чинного законодавства.

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів

[Назва організації]

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів за [рік]

[Місце складання] [Дата]

1. Загальні відомості

1.1. Назва організації: [Назва організації] 1.2. Місцезнаходження організації: [Адреса] 1.3. Усього заведено справ до номенклатури: [кількість] 1.4. З них: * постійного зберігання: [кількість] * тимчасового зберігання: [кількість] 1.5. Номенклатура справ затверджена: [назва органу, що затвердив номенклатуру], протокол № [номер протоколу] від [дата]

2. Відомості про кількість справ, що надійшли до архіву за [рік]

2.1. Всього надійшло справ: [кількість] 2.2. З них: * постійного зберігання: [кількість] * тимчасового зберігання: [кількість]

3. Відомості про вилучення справ з номенклатури за [рік]

3.1. Всього вилучено справ: [кількість] 3.2. З них: * постійного зберігання: [кількість] * тимчасового зберігання: [кількість]

4. Відомості про справи, що підлягають перевірці науково-технічної експертної комісії

4.1. Всього справ, що підлягають перевірці: [кількість] 4.2. З них: * постійного зберігання: [кількість] * тимчасового зберігання: [кількість]

5. Підпис

[ПІБ] [Посада] [Дата]

ПРИКЛАДИ ЗАПОВНЕННЯ:

• [Назва організації]: ТОВ “Моя компанія”
• [Рік]: 2023
• [Адреса]: м. Київ, вул. Хрещатик, 1
• [Кількість] справ, що надійшли до архіву: 100
• [Кількість] справ, що вилучені з номенклатури: 20
• [Кількість] справ, що підлягають перевірці: 10

Зверніть увагу: Цей шаблон є лише зразком і може бути змінений відповідно до потреб вашої організації. Перед використанням цього шаблону рекомендується проконсультуватися з архівістом.

Ось шаблон Підсумкового запису до номенклатури справ відділу кадрів, що відповідає законодавству України:

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів

Дата: [дата] Номер: [номер]

Прізвище, ім’я, по батькові: [ПІБ] Посада: [посада] Організація: [назва організації]

Список документів:

• Справа № [номер справи] – [назва справи]
• Справа № [номер справи] – [назва справи]
• …

Опис змісту справ:

[Опис змісту кожної справи, включно з датами та результатами]

Примітки:

• [Примітки до кожної справи, якщо такі є]

Відповідальність за зберігання документів:

[Ім’я, прізвище та посада особи, відповідальної за зберігання документів]

Термін зберігання документів:

[Термін зберігання документів, відповідно до законодавства України]

Згідно з Законом України “Про архівні справи” від 04.11.1993 р. № 3617-XII, архівні документи повинні зберігатися протягом [терміну зберігання].

Примітка: у випадку, якщо організація є приватною формою власності, то потрібно вказати повне найменування організації та її юридичну адресу.

Приклад заповнення:

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів

Дата: 20.02.2023 Номер: 001

Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Петро Петрович Посада: Директор Організація: ТОВ “Українська компанія”

Список документів:

• Справа № 001 – Заява на прийняття на роботу
• Справа № 002 – Контракт на роботу
• …

Опис змісту справ:

• Справа № 001 – Заява на прийняття на роботу від 15.02.2023, підписана Петренко Петром Петровичем
• Справа № 002 – Контракт на роботу від 18.02.2023, підписаний Петренко Петром Петровичем та представником ТОВ “Українська компанія”

Відповідальність за зберігання документів:

Петренко Петро Петрович, Директор ТОВ “Українська компанія”

Термін зберігання документів:

10 років, відповідно до Закону України “Про архівні справи” від 04.11.1993 р. № 3617-XII.