Накладна (облік запасів)

Накладна (облік запасів) може мати різні форми та види залежно від специфіки діяльності підприємства чи організації, а також виду матеріальних цінностей, що обліковуються. Проте, незалежно від форми, цей документ зазвичай містить детальну інформацію про найменування, код та кількість товару або матеріалу, його вартість, а також дані про відправника та одержувача.

Необхідність складання накладної (облік запасів) виникає кожного разу, коли відбувається надходження, переміщення або списання товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Це може бути постачання сировини або матеріалів від постачальника, внутрішнє переміщення запасів між цехами або складами, списання використаних матеріалів на виробництво тощо. Сторонами в цьому документі виступають відправник (постачальник, цех, склад) та одержувач (підрозділ, цех, склад) матеріальних цінностей.

Вимоги до оформлення накладної (облік запасів) можуть дещо відрізнятися залежно від внутрішніх правил та процедур підприємства, але загалом цей документ має містити чітку інформацію про найменування, код та кількість товару або матеріалу, його вартість, а також реквізити відправника та одержувача. Крім того, накладна повинна бути належним чином оформлена, містити дату та підписи уповноважених осіб з обох сторін.

Процес складання накладної (облік запасів) зазвичай покладається на відправника (постачальника, цех, склад) матеріальних цінностей. Уповноважений працівник готує документ, вносячи всі необхідні відомості про товар або матеріал, його кількість, вартість, а також дані про одержувача. Після цього накладна передається разом з вантажем одержувачу, який підтверджує його отримання шляхом проставлення підпису на документі.

Накладна (облік запасів) є важливим документом, який забезпечує належний контроль та облік руху товарно-матеріальних цінностей на підприємстві, сприяє підвищенню ефективності управління запасами, а також слугує запобіжником проти можливих зловживань та розкрадань. Її складання та оформлення вимагає ретельності та дотримання встановлених вимог, адже будь-які неточності чи помилки можуть призвести до серйозних наслідків, включаючи порушення облікових даних та фінансових показників підприємства.

Незважаючи на певну складність процесу оформлення накладної (облік запасів), цей документ відіграє надзвичайно важливу роль у забезпеченні належного функціонування системи обліку та контролю матеріальних цінностей на підприємстві, сприяючи підвищенню ефективності використання ресурсів та створюючи умови для прозорості та законності господарської діяльності.

Приклади

Накладна (облік запасів) складається згідно з вимогами Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, а також Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 10.01.2007 № 2. Цей документ є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій, що здійснюють господарську діяльність, пов’язану з рухом товарно-матеріальних цінностей, незалежно від форми власності та сфери діяльності.

Зазвичай, накладна (облік запасів) містить таку інформацію:

Вступна частина: Зазначається повне найменування підприємства-відправника товарно-матеріальних цінностей, його юридична адреса та код ЄДРПОУ. Також вказується повне найменування підприємства-одержувача, його юридична адреса і код ЄДРПОУ.

Наприклад: “Відправник: ТОВ “БудПостач”, м.Київ, вул.Промислова, 10, код ЄДРПОУ 12345678. Одержувач: ПрАТ “Промбуд”, м.Харків, вул.Заводська, 5, код ЄДРПОУ 87654321.”

Відомості про товарно-матеріальні цінності: У цьому розділі наводиться детальна інформація про найменування, код, одиницю виміру, кількість, ціну за одиницю товару або матеріалу, а також їх загальну вартість.

Наприклад: “Цемент ПЦ-500 Д20, код 2523 29 00 00, тонни – 20 тонн, ціна 1500 грн/тонну, на суму 30 000 грн.”

Супровідні відомості: Зазначається підстава для переміщення товарно-матеріальних цінностей (номер та дата договору, специфікації тощо), а також дані про транспортний засіб та водія (за потреби).

Наприклад: “Згідно з договором поставки №25 від 15.05.2024 року. Автомобіль ЗІЛ-130, держ. номер АА1234ВХ, водій Петренко І.П.”

Дата та підписи: Вказується дата оформлення накладної та проставляються підписи уповноважених осіб з обох сторін, а також печатки відправника та одержувача (за наявності).

Наприклад: “20.05.2024 року. Відпустив: Комірник ТОВ “БудПостач” Сидоренко С.С. (підпис, печатка). Одержав: Зав. складом ПрАТ “Промбуд” Ковальчук К.К. (підпис, печатка)”

Накладна (облік запасів) складається у декількох примірниках, один з яких залишається у відправника, інший передається одержувачу для підтвердження прийняття товарно-матеріальних цінностей.

Належне оформлення накладної забезпечує прозорість та ефективний контроль за рухом товарно-матеріальних запасів на підприємстві, дозволяє вчасно виявляти та попереджати втрати, нестачі або розкрадання, а також сприяє оптимізації запасів та підвищенню ефективності їх використання.

Накладна (облік запасів)

Найменування товару: Арматура сталева 12 мм Код товару згідно УКТ ЗЕД: 7214 20 00 00 Кількість: 50 шт Ціна за одиницю: 200 грн Загальна сума: 10000 грн

Найменування товару: Бетонні блоки Код товару згідно УКТ ЗЕД: 6810 99 00 00 Кількість: 200 шт Ціна за одиницю: 50 грн Загальна сума: 10000 грн

6. Загальна вартість товарів Загальна сума без ПДВ: 35000 грн Ставка ПДВ: 20% Сума ПДВ: 7000 грн Загальна сума з ПДВ: 42000 грн
7. Умови поставки Місце поставки: м. Київ, вул. Промислова, 7 Дата поставки: 22.06.2024 Умови оплати: Безготівковий розрахунок
8. Підписи Постачальник: Директор ТОВ “СкладБуд” Іваненко Петро Сергійович Дата: 20.06.2024

Отримувач: Директор ТОВ “БудМатеріали” Петрова Ольга Іванівна Дата: 22.06.2024

Накладна складена відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та Податкового кодексу України.

Накладна (облік запасів)

Ця Накладна (далі – «Накладна») складена відповідно до:

• Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 10.01.2008 № 141 (зі змінами);
• Інструкції з ведення бухгалтерського обліку запасів, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 10.01.2008 № 141 (зі змінами).

I. Загальна інформація

1. Дата:
2. Номер:
3. Код ЄДРПОУ підприємства:
4. Назва підприємства:
5. Місцезнаходження підприємства:
6. Підрозділ:
7. Одержувач:
   • [ПІБ]
   • [Посада]
8. Пункт призначення:
9. Замовлення №:
10. Спосіб відпуску:
    • Самовивіз
    • Доставка

II. Інформація про товари/послуги

III. Підтвердні документи

До цієї Накладної додаються такі підтвердні документи:

• [Перелік документів]

IV. Підписи

1. Відпускник:
   • [ПІБ]
   • [Підпис]
   • [Дата]
2. Одержувач:
   • [ПІБ]
   • [Підпис]
   • [Дата]

V. Затвердження

Накладна затверджена керівником підприємства.

[Дата]

[Посада керівника]

[ПІБ]

[Підпис]

[Печатка]

Ось шаблон Накладної (облік запасів) з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Накладна № від

Організація: Адреса: Код ЄДРПОУ:

Дата надходження: Час надходження:

Дані про вантаж:

• Найменування вантажу:
• Кількість:
• Маса брутто: кг
• Об’єм: м³
• Спеціальні вимоги до зберігання:

Оцінка вартості: грн Вартість одиниці: грн

Умови зберігання:

• Місце зберігання:
• Умови зберігання:

Підписи:

• Відповідальна особа за зберігання:
• Особа, яка прийняла вантаж:
• Особа, яка видав вантаж:

Цей шаблон відповідає вимогам Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, Закону України “Про облік та звітність у сфері торгівлі” та інших нормативних актів України.

Приклад заповнення:

Накладна № 001 від 10.02.2023 р.

Організація: ТОВ “Укрпродукт” Адреса: м. Київ, вул. Шевченка, 25 Код ЄДРПОУ: 12345678

Дата надходження: 10.02.2023 р. Час надходження: 10:00 год.

Дані про вантаж:

• Найменування вантажу: Сироп яблучний
• Кількість: 100 банок
• Маса брутто: 500 кг
• Об’єм: 1 м³
• Спеціальні вимоги до зберігання: охолодження до +5°C

Оцінка вартості: 5000 грн Вартість одиниці: 50 грн

Умови зберігання:

• Місце зберігання: Склад №1
• Умови зберігання: охолодження до +5°C

Підписи:

• Відповідальна особа за зберігання: Петров О.О.
• Особа, яка прийняла вантаж: Іваненко В.В.
• Особа, яка видав вантаж: Коваленко С.С.