Наказ про затвердження Положення про експертну комісію та її склад

Офіційно цей документ називається “Про затвердження Положення про експертну комісію установи (підприємства, організації) та її склад”. З першого погляду, назва доволі проста та зрозуміла. Але от якщо заглибитися у його сутність, то побачимо всю багатогранність та значущість. Через цей наказ ми входимо до світу експертизи цінності документів, порядку їх відбору на постійне та тимчасове зберігання. А відтак – основ управління комплектуванням Національного архівного фонду.

Все розпочинається з Положення про експертну комісію, яким чітко регламентується її правовий статус, функції, обов’язки та права. Воно розробляється відповідно до законодавчих актів та інструкцій вищих органів. Наступним кроком є формування особистого складу комісії, що затверджується керівником установи. За традицією, до неї включають працівників діловодної, архівної та юридичної служб. Також можуть бути представники інших структурних підрозділів залежно від сфери діяльності організації.

Сам наказ готується працівниками служби діловодства та підписується керівником установи. Велике значення має дата видання наказу, адже саме з цього моменту Положення та склад комісії набувають законної сили. Зазвичай наказ складається зі вступної, констатуючої та розпорядчої частин. У вступній йдеться про причини утворення експертної комісії. Констатуюча містить текст затвердженого Положення про комісію. Ну а в розпорядчій частині чітко визначається склад експертної комісії з переліком конкретних посад і прізвищ. Обов’язково наказ долучається до справи для зберігання.

Таким чином, наказ стає підставою для формування місця, де проводитиметься експертиза цінності документів з визначенням їхньої подальшої долі. Його наявність – свідчення налагодженого діловодства та підтвердження того, що установа дотримується існуючого законодавства.

Приклади

Наказ Про затвердження Положення про експертну комісію державної установи “Назва установи” та її склад

(Відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2015 № 1005/5)

Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою відбору їх на державне зберігання і для унормування порядку діяльності експертної комісії державної установи “Назва установи”

НАКАЗУЮ:

Голова комісії:

• Прізвище, ім’я, по батькові, посада керівника служби діловодства

Секретар комісії:

• Прізвище, ім’я, по батькові, посада працівника архіву

Члени комісії:

• Прізвище, ім’я, по батькові, посада провідного юрисконсульта
• Прізвище, ім’я, по батькові, посада головного бухгалтера
• Прізвище, ім’я, по батькові, посада начальника відділу кадрів

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Керівник установи Особистий підпис І.І. Іваненко

Положення про експертну комісію державної установи “Назва установи”

1. Загальні положення 1.1 Експертна комісія утворюється для організації та проведення експертизи цінності документів… …
2. Склад комісії До складу комісії входять: голова комісії, секретар та члени комісії із числа працівників архіву, служби діловодства, юридичної служби, інших структурних підрозділів…

З положенням ознайомлені:
Члени комісії: Особисті підписи

Дата видання наказу: 17 лютого 2024 р. № 25

Шаблон “Наказ про затвердження Положення про експертну комісію та її склад” може мати наступний вигляд:

1. Заголовок: Наказ
2. Текст наказу: Відповідно до положень [назва відповідного закону України], з метою [мета створення експертної комісії], на виконання [інших нормативних актів], згідно з положеннями [назва положення про експертну комісію], наказую:
3. Затвердити Положення про експертну комісію та її склад (додається).
4. Призначити голову експертної комісії [ПІБ] та затвердити склад комісії, який включає представників [перелік учасників комісії].
5. Відповідальність за виконання наказу покласти на [посаду та прізвище особи].
6. Контроль за виконанням наказу покласти на [посаду та прізвище особи].
7. Додатки:
   • Положення про експертну комісію та її склад.

Приклад заповнення:

Відповідно до положень Закону України “Про охорону праці”, з метою забезпечення безпеки праці та виконання вимог нормативно-правових актів з питань охорони праці, на виконання Положення про експертну комісію з питань охорони праці, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 15.03.20XX №123, наказую:

1. Затвердити Положення про експертну комісію та її склад (додається).
2. Призначити голову експертної комісії Іванова Івана Івановича та затвердити склад комісії, який включає представників Міністерства праці та соціальної політики, профспілкового комітету та адміністрації підприємства.
3. Відповідальність за виконання наказу покласти на начальника відділу охорони праці Петрова Петра Петровича.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з виробництва Сидоренка Сидора Сидоровича.

Додатки:

• Положення про експертну комісію та її склад.

Наказ про затвердження Положення про експертну комісію та її склад

[Назва органу, який видає наказ]

НАКАЗ

[Місце видання наказу]

від [дата]

№ [номер наказу]

Про затвердження Положення про експертну комісію та її склад

Відповідно до [вкажіть відповідні закони України],

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про експертну комісію [назва органу] (додаток 1 до цього наказу).
2. Склад експертної комісії [назва органу] затвердити згідно з додатком 2 до цього наказу.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [прізвище, ім’я, по батькові].

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Підпис]

Додаток 1

Положення про експертну комісію [назва органу]

1. Загальні положення

1.1. Експертна комісія [назва органу] (далі – ЕК) є постійно діючим колегіальним органом, що утворюється для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві [назва органу], та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) [назва архіву].

1.2. ЕК у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, наказами [назва вищестоящого органу], цим Положенням та іншими актами, що регламентують діяльність архівної справи в Україні.

2. Завдання ЕК

2.1. Основними завданнями ЕК є:

• організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві [назва органу];
• визначення строків зберігання документів;
• відбір документів до Національного архівного фонду та інших архівних фондів;
• формування пропозицій щодо знищення документів, які не належать до Національного архівного фонду;
• розроблення рекомендацій щодо покращення роботи з документами в [назва органу].

3. Функції ЕК

3.1. ЕК виконує такі функції:

• розглядає питання щодо експертизи цінності документів;
• проводить експертизу цінності документів;
• оформлює протоколи експертизи цінності документів;
• готує пропозиції щодо знищення документів, які не належать до Національного архівного фонду;
• розробляє рекомендації щодо покращення роботи з документами в [назва органу].

4. Склад ЕК

4.1. До складу ЕК входять:

• голова ЕК – [прізвище, ім’я, по батькові], [посада];
• заступник голови ЕК – [прізвище, ім’я, по батькові], [посада];
• секретар ЕК – [прізвище, ім’я, по батькові], [посада];
• члени ЕК:
  • [прізвище, ім’я, по батькові], [посада];
  • [прізвище, ім’я, по батькові], [посада];
  • [прізвище, ім’я, по батькові], [посада].

4.2. Члени ЕК призначаються наказом [назва керівника органу] строком на [кількість] років.

4.3. До складу ЕК можуть бути включені представники інших структурних підрозділів [назва органу], а також запрошені фахівці.

5. Робота ЕК

5.1. ЕК працює згідно з планом роботи, який затверджується головою ЕК.

5.2. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на [періодичність, наприклад, квартал].

5.3. Засідання ЕК вважаються правомірними, якщо на них присутні не менше [кількість] членів ЕК.

5.4. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів ЕК, присутніх на засіданні.

5.5. Протоколи засідань ЕК ведуться секретарем ЕК.

5.6. Рішення ЕК оформлюються протоколами, які підписуються головою ЕК і секретарем ЕК.

5.7. Протоколи засідань ЕК та інші документи ЕК зберігаються в архіві [назва органу].

6. Контроль за діяльністю ЕК

6.1. Контроль за діяльністю ЕК здійснює [назва керівника органу].

6.2. [Назва керівника органу] має право:

• заслуховувати звіти голови ЕК про роботу ЕК;
• давати вказівки та рекомендації ЕК;
• скасовувати рішення ЕК, якщо вони не відповідають законодавству.

7. Прикінцеві положення

7.1. Це Положення набирає чинності з дня його затвердження.

7.2. Всі попередні положення про експертну комісію [назва органу] втрачають чинність з дня набрання чинності цим Положенням.

Додаток 2

Склад експертної комісії [назва органу]

Примітка: Цей шаблон наказу про затвердження Положення про експертну комісію та її склад є базовим і може бути доповнений та змінений відповідно до потреб конкретного органу.

Зверніть увагу:

• У тексті наказу необхідно вказати [назва органу], [дата], [номер наказу], [прізвище, ім’я, по батькові], [посада] та іншу інформацію, яка відповідає дійсності.
• До наказу необхідно додати два додатки:
  • Додаток 1 – Положення про експертну комісію [назва органу];
  • Додаток 2 – Склад експертної комісії [назва органу].
• Положення про експертну комісію [назва органу] та склад експертної комісії [назва органу] необхідно розробити та затвердити окремо.
• У тексті наказу та додатків до нього не рекомендується використовувати заголовки, виділення жирним та посилання.

Ось шаблон Наказ про затвердження Положення про експертну комісію та її склад з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про затвердження Положення про експертну комісію та її склад

Враховуючи [назва організації/установи] та з урахуванням вимог законодавства України, зокрема ст. 15 Закону України “Про науку і науково-технічну діяльність”, ст. 24 Закону України “Про освіту”, ст. 25 Закону України “Про охорону здоров’я”,

приймаю наступне рішення:

1. Затвердити Положення про експертну комісію [назва комісії], яке є додатком до цього наказу.

2. Установити склад експертної комісії [назва комісії] у складі:

[Прізвище, ім’я, по батькові] – голова комісії [Прізвище, ім’я, по батькові] – заступник голови комісії [Прізвище, ім’я, по батькові] – секретар комісії [Прізвище, ім’я, по батькові] – член комісії [Прізвище, ім’я, по батькові] – член комісії

3. Визначити, що експертна комісія [назва комісії] буде здійснювати свою діяльність на основі Положення про експертну комісію [назва комісії], затвердженого цим наказом.

4. Доручити [назва посадової особи] забезпечити виконання цього наказу.

Положення про експертну комісію [назва комісії]

Стаття 1. Загальні положення

Експертна комісія [назва комісії] є колегіальним органом, який здійснює експертизу [назва об’єкта експертизи] на основі законодавства України.

Стаття 2. Функції експертної комісії

Експертна комісія [назва комісії] здійснює наступні функції:

• експертиза [назва об’єкта експертизи];
• надання рекомендацій щодо [назва об’єкта експертизи];
• координація діяльності [назва організації/установи] у сфері [назва сфери діяльності].

Стаття 3. Склад експертної комісії

Експертна комісія [назва комісії] складається з голови, заступника голови, секретаря та членів комісії.

Стаття 4. Порядок роботи експертної комісії

Експертна комісія [назва комісії] проводить свої засідання не менше одного разу на [період]. Рішення експертної комісії приймаються більшістю голосів членів комісії.

Примітка: Указані зразки документів можуть бути змінені або доповнені залежно від потреб та особливостей діяльності експертної комісії.