Наказ про затвердження і введення в дію штатного розпису

Наказ про затвердження штатного розпису необхідний для того, щоб офіційно закріпити структуру організації або підприємства, встановити чіткі межі відповідальності між посадами та забезпечити правове підґрунтя для трудових відносин між працівником та роботодавцем. Воно допомагає в організації внутрішніх процесів, спрощує управління персоналом, а також забезпечує прозорість і передбачуваність у питаннях кадрового планування.

В основному, наказ про затвердження штатного розпису має стандартну форму, яка може варіюватись залежно від специфіки та розміру організації. У документі вказуються основні відомості про штатні одиниці, посади, ставки заробітної плати, а також можуть бути зазначені спеціальні умови праці для окремих категорій співробітників.

Наказ складається на основі потреб організації, враховуючи її структуру, план розвитку, фінансові можливості та інші фактори. Він має бути складений відповідно до чинного трудового законодавства, зокрема враховуючи норми Кодексу законів про працю України. Перед затвердженням штатного розпису необхідно провести консультації з профспілковими організаціями (якщо такі існують на підприємстві) та отримати згоду відповідних органів управління.

Основною стороною, яка виступає в наказі, є роботодавець або уповноважена особа (наприклад, директор підприємства або голова організації), яка має право підписувати такі документи. Від імені працівників у цьому процесі можуть виступати представники профспілкових організацій, які беруть участь у обговоренні та погодженні штатного розпису.

Наказ про затвердження штатного розпису має бути оформлений у письмовій формі, містити повну назву організації, дату та номер документа, підстави для його видачі, конкретні положення штатного розпису, які затверджуються, та містити підпис керівника організації. Документ вводиться в дію з моменту його підписання або з іншої дати, зазначеної в наказі.

Зазвичай, процес підготовки наказу про затвердження штатного розпису ініціює відділ кадрів або HR-служба організації. Вони аналізують поточну ситуацію, планують необхідні зміни у структурі та чисельності персоналу, а потім формують проект штатного розпису. Після цього проект обговорюється з керівництвом та профспілковими представниками, вносяться необхідні корективи, і на основі узгодженого проекту керівник організації підписує наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису.

Приклади

Шаблон наказу про затвердження і введення в дію штатного розпису зазвичай включає назву документа, реквізити організації, зміст рішення про затвердження штатного розпису, посилання на нормативно-правові акти, які регулюють трудові відносини, а також підписи відповідальних осіб. Ось приклад такого шаблону:

НАКАЗ

Про затвердження і введення в дію штатного розпису

м. [Місто] “[День]” [Місяць] 20[Рік] р. № [номер документа]

[Повне найменування організації], далі – “Організація”,

керуючись статтею 29 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

Директор
[ПІБ директора]
[Підпис]

Додаток №1
Штатний розпис Організації на 20[Рік] рік.

Приклад заповнення

НАКАЗ

Про затвердження і введення в дію штатного розпису

м. Київ “12” січня 2024 р. № 01

ТОВ “Нові Технології”, далі – “Організація”,

керуючись статтею 29 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити штатний розпис Організації на 2024 рік, який включає 50 штатних одиниць згідно з додатком №1 до цього наказу.
2. Встановити, що штатний розпис вводиться в дію з “12” січня 2024 р.
3. Відділу кадрів (HR-службі) забезпечити:3.1. Ознайомлення працівників зі змінами в штатному розписі під розпис.

   3.2. Внесення відповідних змін до трудових договорів з працівниками, якщо це потрібно.

   3.3. Дотримання вимог чинного законодавства при здійсненні змін.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів.

Директор
Іваненко Іван Іванович
[Підпис]

Додаток №1
Штатний розпис Організації на 2024 рік.

Цей шаблон і приклад заповнення відображають загальний підхід до створення наказу про затвердження штатного розпису в Україні, забезпечуючи відповідність чинному законодавству та внутрішнім потребам організації.

Шаблон Наказу про затвердження і введення в дію штатного розпису

1. Загальні відомості:

• Назва: Наказ про затвердження і введення в дію штатного розпису
• Дата:
• Номер:

2. Вступ:

У зв’язку з [причина],

3. Наказ:

1. Затвердити і ввести в дію з [дата] штатний розпис [назва підприємства] у кількості [кількість штатних одиниць] з місячним фондом заробітної плати [сума] грн.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ про затвердження штатного розпису від [дата].
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [П.І.Б.].

4. Підпис:

• Керівник:
• Печатка:

Законодавство:

• Кодекс законів про працю України
• Постанова Кабінету Міністрів України від 28 березня 2012 року № 373 “Про Порядок затвердження штатного розпису”

Приклади заповнення:

1. Вступ:

У зв’язку з розширенням штату підприємства,

2. Наказ:

1. Затвердити і ввести в дію з 01.01.2024 року штатний розпис ТОВ “Промінь” у кількості 545,5 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 10 000 000 (десять мільйонів) грн.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ про затвердження штатного розпису від 11.09.2021 року № 122/к/тр.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Петренко І.І.

3. Підпис:

• Керівник: Директор ТОВ “Промінь” Сидоренко В.В.
• Печатка:

Зверніть увагу:

• Цей шаблон є лише прикладом і може бути змінений відповідно до ваших потреб.
• Перед затвердженням штатного розпису рекомендується ознайомитися з актуальним законодавством.

Ось ще приклад шаблону Наказу про затвердження і введення в дію штатного розпису компанії “Сонячне місто” з посиланнями на відповідні закони України:

НАКАЗ м. Київ 20 лютого 2023 р.

Про затвердження і введення в дію штатного розпису

З метою впорядкування організації і оплати праці працівників компанії, керуючись ст. 66 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити і ввести в дію з 1 березня 2023 року штатний розпис компанії “Сонячне місто” в кількості 45 штатних одиниць (додається).
2. Покласти контроль за виконанням даного наказу на головного бухгалтера Петренко О.В.

Директор Підпис

Додаток до наказу від 20 лютого 2023 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС компанії “Сонячне місто”

No Посада Кількість штатних одиниць 1 Директор 1 2 Заступник директора 1 3 Головний бухгалтер 1 4 Бухгалтер 2 5 Юрист 1 6 Менеджер з продажу 5 7 Секретар 2 8 Водій 3 9 Прибиральник 4

Всього: 45 штатних одиниць

Директор Підпис

Ось приклад шаблону наказу про затвердження штатного розпису з зазначенням посилань на відповідні закони України та заповнений для умовної компанії “Сонячне місто”.