Наказ про затвердження електронного підпису

Сутність цього наказу полягає в офіційному затвердженні використання електронного підпису в організації. Це може здатися простим кроком, але насправді він відкриває двері до цілого ряду можливостей та змін у робочому процесі. Уявіть собі, як змінюється динаміка роботи, коли документи можна підписувати миттєво, незалежно від місцезнаходження підписанта. Це не просто зручність – це революція в організації роботи.

Види та форми наказу про затвердження електронного підпису можуть варіюватися залежно від специфіки організації та мети впровадження електронного підпису. Наприклад, може бути наказ про затвердження кваліфікованого електронного підпису для керівника організації, або наказ про впровадження системи електронного документообігу з використанням електронних підписів для всіх співробітників. Кожен з цих видів наказу має свої особливості та нюанси, але всі вони спрямовані на одну мету – легітимізацію використання електронних підписів в організації.

Навіщо ж потрібен цей документ? Відповідь на це питання криється в самій природі електронного підпису. Електронний підпис – це не просто зображення підпису на екрані. Це складний криптографічний механізм, який забезпечує цілісність та незмінність підписаного документа. Наказ про затвердження електронного підпису визначає правила використання цього механізму в організації, встановлює відповідальність за його використання та зберігання, а також регламентує процедури, пов’язані з електронним підписанням документів.

Вимоги до наказу про затвердження електронного підпису досить суворі, адже від його правильності залежить юридична сила всіх документів, які будуть підписані електронно. У наказі має бути чітко визначено, який саме вид електронного підпису затверджується, хто має право його використовувати, як забезпечується захист ключів електронного підпису, яка процедура отримання та скасування електронного підпису.

Складають цей наказ за умов, коли організація вирішує перейти на електронний документообіг або коли виникає необхідність у використанні електронних підписів для певних видів документів. Часто поштовхом до створення такого наказу стає необхідність взаємодії з державними органами в електронній формі, участь у електронних торгах або просто бажання оптимізувати внутрішні процеси.

Сторонами в цьому документі виступають керівник організації, який видає наказ, та співробітники, яких цей наказ стосується. Хоча формально наказ підписується лише керівником, він має безпосередній вплив на роботу всіх співробітників, які будуть використовувати електронний підпис.

Вимоги до оформлення наказу про затвердження електронного підпису відповідають загальним вимогам до оформлення організаційно-розпорядчих документів. Наказ має містити повну назву організації, дату і місце видання, реєстраційний номер, заголовок до тексту, текст, підпис керівника та візи погодження.

Складання наказу про затвердження електронного підпису – це відповідальний процес, який вимагає глибокого розуміння як технічних аспектів використання електронних підписів, так і юридичних нюансів їх застосування. Зазвичай, проект наказу готує юридичний відділ у співпраці з IT-відділом та керівництвом організації. Важливо, щоб у процесі підготовки наказу були враховані всі аспекти використання електронних підписів – від технічних деталей до процедурних моментів.

У підсумку, наказ про затвердження електронного підпису – це не просто формальний документ. Це свідчення готовності організації до цифрової трансформації, її відкритості до інновацій та прагнення підвищити ефективність своєї роботи. Цей наказ відкриває нові можливості, змінює усталені процеси та створює основу для більш гнучкої та сучасної організації роботи. У світі, де швидкість та ефективність стають ключовими факторами успіху, такий наказ може стати важливим кроком на шляху до лідерства у своїй галузі.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Інноваційні технології”
(код ЄДРПОУ 98765432)

НАКАЗ

15 серпня 2024 року м. Львів № 67-ОД

Про затвердження використання
кваліфікованого електронного підпису

Відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги” від 05.10.2017 № 2155-VIII, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003 № 851-IV, з метою оптимізації документообігу та підвищення ефективності роботи підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити використання кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) в ТОВ “Інноваційні технології” з 01 вересня 2024 року.

2. Визначити перелік осіб, уповноважених на використання КЕП від імені ТОВ “Інноваційні технології”:
– КОВАЛЕНКО Ірина Петрівна, директор;
– ПЕТРЕНКО Олег Іванович, головний бухгалтер;
– СИДОРЕНКО Марія Василівна, начальник юридичного відділу.

3. Встановити, що КЕП використовується для підписання:
– фінансових та бухгалтерських документів;
– договорів та додатків до них;
– внутрішніх організаційно-розпорядчих документів;
– листування з державними органами та контрагентами.

4. Начальнику відділу інформаційних технологій ВАСИЛЕНКУ Андрію Олександровичу:
4.1. Забезпечити отримання КЕП для осіб, зазначених у пункті 2 цього наказу, у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг до 25 серпня 2024 року.
4.2. Організувати навчання працівників щодо використання КЕП до 30 серпня 2024 року.
4.3. Забезпечити технічну підтримку використання КЕП на постійній основі.

5. Встановити, що носії з особистими ключами КЕП та паролі до них зберігаються їх власниками у місцях, що забезпечують їх захист від несанкціонованого доступу.

6. Покласти персональну відповідальність за збереження особистих ключів КЕП та паролів до них на їх власників.

7. Начальнику юридичного відділу СИДОРЕНКО Марії Василівні до 20 серпня 2024 року підготувати зміни до посадових інструкцій працівників, зазначених у пункті 2 цього наказу, щодо використання КЕП.

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор [підпис] І.П. КОВАЛЕНКО

З наказом ознайомлені:
ПЕТРЕНКО О.І. [підпис] [дата]
СИДОРЕНКО М.В. [підпис] [дата]
ВАСИЛЕНКО А.О. [підпис] [дата]

Ось шаблон наказу про затвердження електронного підпису, створений відповідно до вимог чинного законодавства України та типової структури організаційно-розпорядчих документів.

У наказі вказано правову основу для його видання – це Закон України “Про електронні довірчі послуги” та Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”. Ці нормативно-правові акти регулюють питання використання електронних підписів та організації електронного документообігу.

Наказ чітко визначає перелік осіб, уповноважених на використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) від імені організації. Це важливо для встановлення відповідальності та контролю за використанням КЕП.

У документі також визначено сфери застосування КЕП, що дозволяє уникнути непорозумінь щодо того, які саме документи можуть підписуватися електронно.

Важливою частиною наказу є визначення відповідальності за технічне забезпечення використання КЕП. У даному випадку ця відповідальність покладена на начальника відділу інформаційних технологій.

Наказ також встановлює вимоги до зберігання носіїв з особистими ключами КЕП та паролями до них, що є критично важливим для забезпечення безпеки електронних підписів.

У документі передбачено необхідність внесення змін до посадових інструкцій працівників, які будуть використовувати КЕП. Це важливо для формалізації нових обов’язків та відповідальності працівників.

При використанні цього шаблону необхідно звернути увагу на правильність заповнення всіх реквізитів: назву підприємства, код ЄДРПОУ, дату і номер наказу, прізвища та ініціали всіх згаданих осіб. Також важливо адаптувати зміст наказу до специфіки конкретної організації, можливо, додавши або змінивши певні пункти відповідно до потреб підприємства.

Цей наказ є важливим кроком у впровадженні електронного документообігу та використанні сучасних технологій у роботі організації. Він не лише регламентує процес використання КЕП, але й демонструє готовність підприємства до цифрової трансформації та підвищення ефективності своєї діяльності.

Наказ

З метою підвищення ефективності документообігу на підприємстві, впровадження сучасних технологій та забезпечення належного рівня захисту електронних документів, відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги” та Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”,

наказую:

1. Затвердити використання електронного підпису для підписання документів, що створюються та обробляються на підприємстві.
2. Встановити, що електронний підпис працівників має юридичну силу та прирівнюється до власноручного підпису згідно з чинним законодавством України.
3. Призначити відповідальних осіб за забезпечення зберігання та належного використання електронних підписів на підприємстві.
4. Відділу інформаційних технологій організувати створення, сертифікацію та впровадження електронних підписів для всіх відповідальних працівників підприємства.
5. Працівникам, відповідальним за документообіг, забезпечити використання електронних підписів у всіх процесах, де це можливо та доцільно.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу інформаційних технологій.

Підстава: план впровадження електронного документообігу на 2024 рік, положення законодавства України щодо електронного підпису.

Директор Підприємства Підпис П.І.Б.

Приклад заповнення:

Підприємство запроваджує електронний підпис для підписання електронних документів з метою прискорення процесів документообігу. Для цього призначено відповідальних осіб, які будуть стежити за належним використанням електронних підписів. Відділ інформаційних технологій забезпечить сертифікацію та впровадження електронних підписів для всіх працівників, які відповідають за обробку документів. Наказ набирає чинності з моменту підписання.

Шаблон Наказу про затвердження електронного підпису

[Найменування підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про затвердження електронного підпису

На підставі [вказати відповідні закони України, наприклад, Закону України «Про електронні довірчі послуги»], з метою забезпечення ефективного електронного документообігу та підвищення рівня інформаційної безпеки на підприємстві, наказую:

Обґрунтування:

[Вказати причину запровадження електронного підпису, наприклад, оптимізація робочих процесів, підвищення ефективності обміну документами тощо].

Директор

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства]

Примітка:

• Законодавство: Обов’язково зазначити чинні законодавчі акти, які регулюють використання електронного підпису.
• Вид електронного підпису: Вказати вид електронного підпису (кваліфікований, некваліфікований).
• Сертифікат ключа: Зазначити, де зберігається сертифікат ключа електронного підпису.
• Відповідальність: Визначити особу, відповідальну за зберігання ключів електронного підпису та дотримання правил його використання.
• Інструкція: Розробити детальну інструкцію з використання електронного підпису для всіх користувачів.

Приклад заповнення:

НАКАЗ

№ 124 від 16.03.2024

Про затвердження електронного підпису

На підставі Закону України «Про електронні довірчі послуги», з метою забезпечення ефективного електронного документообігу на підприємстві, наказую:

1. Затвердити електронний підпис Петренка Івана Петровича, головного бухгалтера, для підписання первинних документів, звітів та договорів.
2. Визначити сферу застосування електронного підпису: підписання всіх внутрішніх та зовнішніх документів підприємства в електронній формі.
3. Доручити відділу інформаційних технологій забезпечити технічні умови для використання електронного підпису та його зберігання на сервері підприємства.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу інформаційних технологій Сидоренко Марію Іванівну.

Обґрунтування:

Запровадження електронного підпису дозволить пришвидшити обмін документами з контрагентами, зменшити кількість паперових носіїв та підвищити рівень інформаційної безпеки.

Директор

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства]

Зверніть увагу: Цей шаблон є зразком і може бути адаптований до конкретних умов Вашого підприємства. Рекомендується проконсультуватися з юристом та фахівцем з інформаційної безпеки для розробки детальної процедури використання електронного підпису.

Важливо: При використанні електронного підпису слід дотримуватися вимог законодавства та внутрішніх нормативних документів підприємства.

Наказ про затвердження електронного підпису

Від 20___ року №

На підставі статті 8 Закону України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 року № 852-IV та статті 14 Закону України “Про інформаційну безпеку” від 5 листопада 1998 року № 289-ІІІ, наказую:

Затвердити електронний підпис працівника (прізвище, ім’я, по батькові) у вигляді (опис електронного підпису, наприклад, “електронний підпис у вигляді сертифіката відкритого ключа, виданого центром сертифікації ключів”) для використання при підписанні електронних документів у (назва організації).

Електронний підпис працівника затверджується для використання протягом (термін дії електронного підпису) з (дата початку дії електронного підпису) по (дата закінчення дії електронного підпису).

Відповідальність за зберігання та використання електронного підпису працівника покладається на (прізвище, ім’я, по батькові працівника).

Відповідальність за забезпечення безпеки та конфіденційності електронного підпису працівника покладається на (прізвище, ім’я, по батькові керівника організації).

Наказ про затвердження електронного підпису затверджується керівником організації.

Підпис керівника організації:

Дата підписання наказу:

Примітка: приклад заповнення наказу про затвердження електронного підпису:

Наказ про затвердження електронного підпису

Від 20 лютого 2023 року №001

На підставі статті 8 Закону України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 року № 852-IV та статті 14 Закону України “Про інформаційну безпеку” від 5 листопада 1998 року № 289-ІІІ, наказую:

Затвердити електронний підпис працівника Іванова Івана Івановича у вигляді електронного підпису у вигляді сертифіката відкритого ключа, виданого центром сертифікації ключів “Український центр сертифікації ключів” для використання при підписанні електронних документів у Державній податковій адміністрації України.

Електронний підпис працівника затверджується для використання протягом 2 років з 20 лютого 2023 року по 20 лютого 2025 року.

Відповідальність за зберігання та використання електронного підпису працівника покладається на Іванова Івана Івановича.

Відповідальність за забезпечення безпеки та конфіденційності електронного підпису працівника покладається на Петрова Петра Петровича.

Наказ про затвердження електронного підпису затверджується керівником організації.

Підпис керівника організації: Іваненко Іван Іванович

Дата підписання наказу: 20 лютого 2023 року