Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

У вирі щоденної роботи, коли кожен співробітник, здавалося б, незамінний, раптова відсутність одного з них може викликати справжній хаос. І саме тут на допомогу приходить цей наказ, немов рятівний круг у бурхливому морі робочих процесів. Він дозволяє швидко та ефективно перерозподілити обов’язки, забезпечуючи при цьому дотримання всіх норм трудового законодавства.

Існує кілька видів цього наказу, кожен з яких відповідає конкретній ситуації. Це може бути наказ про тимчасове виконання обов’язків на період відпустки, хвороби, відрядження або навіть навчання основного працівника. Кожен з цих випадків має свої нюанси, які необхідно враховувати при складанні документа. Наприклад, наказ про виконання обов’язків під час відпустки основного працівника може передбачати чіткі терміни початку та закінчення додаткових обов’язків, тоді як наказ на період хвороби може мати більш гнучкі часові рамки.

Навіщо ж потрібен цей документ? Він не лише формалізує процес передачі обов’язків, але й служить юридичною основою для можливої додаткової оплати праці, захищає права як роботодавця, так і працівника, який бере на себе додаткове навантаження. Цей наказ – це свого роду страховка, яка дозволяє уникнути непорозумінь та конфліктів у майбутньому.

Вимоги до цього наказу досить суворі та багатогранні. Він повинен чітко визначати обсяг додаткових обов’язків, термін їх виконання, можливу додаткову оплату. При цьому важливо дотримуватися норм трудового законодавства щодо максимально допустимого навантаження на працівника. Це вимагає від юриста не лише глибокого знання законів, але й розуміння специфіки конкретного підприємства та посадових обов’язків співробітників.

Складають цей наказ у ситуаціях, коли виникає необхідність забезпечити виконання обов’язків відсутнього працівника. Це може бути пов’язано з різними обставинами: планова відпустка, несподівана хвороба, відрядження або навіть декретна відпустка. Кожна з цих ситуацій вимагає індивідуального підходу та ретельного юридичного аналізу.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та працівник, який бере на себе додаткові обов’язки. Однак не слід забувати і про “невидиму” третю сторону – відсутнього працівника, чиї інтереси також повинні бути враховані. Це створює додатковий рівень складності при складанні наказу, вимагаючи від юриста вміння балансувати між різними, іноді конфліктуючими, інтересами.

Оформлення наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника вимагає особливої уваги до деталей. Він повинен містити всі необхідні реквізити: назву підприємства, дату і номер наказу, підставу для видання наказу, точне формулювання додаткових обов’язків, термін їх виконання, інформацію про можливу додаткову оплату. Крім того, в наказі обов’язково повинні бути відображені посада та повне ім’я працівника, який бере на себе додаткові обов’язки, а також посада та ім’я відсутнього працівника.

Складання цього наказу – це справжнє мистецтво, яке вимагає не лише юридичних знань, але й розуміння людської психології та організаційних процесів. Юрист, який працює над цим документом, повинен враховувати не лише букву закону, але й дух відносин у колективі. Це вимагає глибокого занурення в контекст ситуації, вміння передбачати можливі наслідки та знаходити компромісні рішення.

У процесі складання наказу важливо пам’ятати про принцип добровільності. Працівник не може бути примушений до виконання додаткових обов’язків, тому часто наказу передує усна домовленість або навіть письмова згода співробітника. Це додає ще один шар складності до процесу, вимагаючи від юриста не лише правових знань, але й навичок комунікації та переговорів.

Отже, наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника – це не просто формальний документ, а важливий інструмент управління персоналом та забезпечення безперебійної роботи підприємства. Він вимагає ретельного підходу, глибоких знань та вміння балансувати між інтересами всіх залучених сторін. І саме в цьому балансі криється ключ до ефективного управління та гармонійних трудових відносин.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Промінь”
Код ЄДРПОУ 98765432

НАКАЗ № ___

м. Львів “___” 20__ р.

Про тимчасове виконання обов’язків

У зв’язку з відпусткою головного бухгалтера Коваленко Марії Іванівни з “___” 20__ р. по “___” 20__ р., керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України та статтею 21 Закону України “Про оплату праці”,

НАКАЗУЮ:

1. Покласти виконання обов’язків головного бухгалтера на заступника головного бухгалтера Петренко Олену Василівну з “___” 20__ р. по “___” 20__ р.

2. За виконання обов’язків головного бухгалтера встановити Петренко О.В. доплату у розмірі 30% від посадового окладу головного бухгалтера пропорційно відпрацьованому часу.

3. Петренко О.В. приступити до виконання обов’язків головного бухгалтера з “___” 20__ р.

4. Відділу кадрів ознайомити Петренко О.В. з даним наказом під підпис.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Сидоренко С.С.

Підстава: заява Петренко О.В. про згоду на виконання обов’язків головного бухгалтера від “___” 20__ р.

Директор Іваненко І.І.
(підпис)

З наказом ознайомлена:
Петренко О.В. “___” 20__ р.
(підпис)

Ось шаблон Наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Цей шаблон враховує основні вимоги трудового законодавства України та практику оформлення подібних документів.

У наказі вказано посилання на статтю 105 Кодексу законів про працю України, яка регулює оплату праці при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а також на статтю 21 Закону України “Про оплату праці”, яка встановлює загальні засади оплати праці.

При заповненні шаблону слід звернути увагу на такі моменти:
1. Вказати повну назву підприємства та його код ЄДРПОУ.
2. Заповнити номер наказу та дату його видання.
3. Вказати повні імена та посади відсутнього працівника та працівника, який буде виконувати його обов’язки.
4. Зазначити конкретні дати початку та закінчення виконання додаткових обов’язків.
5. Вказати розмір доплати за виконання додаткових обов’язків.
6. Заповнити дату заяви працівника про згоду на виконання додаткових обов’язків.
7. Вказати прізвище та ініціали директора та начальника відділу кадрів.

Цей шаблон можна адаптувати залежно від конкретних обставин. Наприклад, якщо працівник виконує обов’язки не у зв’язку з відпусткою, а через хворобу чи відрядження, слід змінити відповідне формулювання. Також можна змінити розмір доплати відповідно до внутрішньої політики підприємства, але важливо пам’ятати, що вона не може бути меншою за встановлений законодавством мінімум.

Важливо зазначити, що перед виданням наказу необхідно отримати згоду працівника на виконання додаткових обов’язків, що і вказано в підставі для видання наказу.

*Шаблон наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника*

—

№
від “___” 20__ р.
м.

Відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України та у зв’язку з тимчасовою відсутністю працівника (ПІБ), який обіймає посаду (назва посади),

НАКАЗУЮ:

1. Покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ПІБ) на працівника (ПІБ), який займає посаду (назва посади), на період з “___” 20__ р. по “___” 20__ р. без звільнення його від виконання основних обов’язків.
2. Встановити працівнику (ПІБ), який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника, доплату у розмірі, передбаченому чинним законодавством та локальними актами підприємства.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на (посада, ПІБ керівника).

Підстава: службова записка від “___” 20__ р., заява працівника (ПІБ) від “___” 20__ р.

Директор підприємства (підпис)
ПІБ

З наказом ознайомлений:
(підпис працівника)
ПІБ
“___” 20__ р.

—

*Приклад заповнення:*

№ 23
від “15” серпня 2024 р.
м. Харків

Відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України та у зв’язку з тимчасовою відсутністю працівника Петрової Олени Іванівни, яка обіймає посаду бухгалтера,

НАКАЗУЮ:

1. Покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника Петрової Олени Іванівни на працівника Сидоренка Сергія Миколайовича, який займає посаду економіста, на період з “15” серпня 2024 р. по “31” серпня 2024 р. без звільнення його від виконання основних обов’язків.
2. Встановити працівнику Сидоренку Сергію Миколайовичу, який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника, доплату у розмірі, передбаченому чинним законодавством та локальними актами підприємства.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера Коваленко І.І.

Підстава: службова записка від “12” серпня 2024 р., заява працівника Петрової О.І. від “10” серпня 2024 р.

Директор підприємства Грищенко О.О.
Підпис

З наказом ознайомлений:
Підпис Сидоренко С.М.
“15” серпня 2024 р.

Шаблон наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

[Найменування підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про покладення обов’язків на [Прізвище, ім’я, по батькові] під час відсутності [Прізвище, ім’я, по батькові]

Керуючись [Стаття Кодексу законів про працю України, яка регулює виконання обов’язків іншого працівника], наказую:

Обґрунтування:

[Посада] [Прізвище, ім’я, по батькові] перебуває у [причина відсутності]. Для безперебійної роботи [підрозділу, підприємства] необхідно забезпечити виконання його обов’язків. [Прізвище, ім’я, по батькові] має необхідну кваліфікацію та досвід для виконання цих обов’язків.

Директор [Підпис] [ПІБ]

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ-Компанія”]

НАКАЗ

№ 456 від 01.07.2024

Про покладення обов’язків на Петренко Івана Петровича під час відсутності Сидоренко Марії Іванівни

Керуючись статтею 103 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Покласти на Петренка Івана Петровича, програміста, обов’язки Сидоренко Марії Іванівни, головного бухгалтера, на період її відпустки з 10.07.2024 по 24.07.2024.
2. Петренко Іван Петрович під час виконання додаткових обов’язків зберігає свою основну посаду та заробітну плату.
3. За виконання додаткових обов’язків Петренку Івану Петровичу встановлюється доплата в розмірі 50% від посадового окладу головного бухгалтера.

Обґрунтування:

Головний бухгалтер Сидоренко Марія Іванівна перебуває у відпустці. Для безперебійної роботи бухгалтерії необхідно забезпечити виконання її обов’язків. Петренко Іван Петрович має досвід роботи з бухгалтерськими програмами та згоден виконати додаткові обов’язки.

Директор [Підпис] [Коваленко О.О.]

Зверніть увагу:

• Цей шаблон є лише зразком і може потребувати коригування залежно від конкретної ситуації та чинного законодавства.
• Перед підписанням наказу рекомендується проконсультуватися з юристом.
• У наказі обов’язково потрібно вказати точні статті законів, на які ви посилаєтесь.
• Розмір доплати за виконання додаткових обов’язків встановлюється за погодженням сторін.

Важлива стаття законодавства:

• Кодекс законів про працю України (стаття 103 регулює виконання обов’язків іншого працівника).

Додаткові документи:

• Заява працівника про згоду виконати додаткові обов’язки.
• Наказ про надання відпустки основному працівнику.

Рекомендації:

• Оформляйте наказ у двох примірниках: один для працівника, інший для особової справи.
• Ознайомте працівника з наказом під підпис.
• Зберігайте наказ протягом встановленого законодавством строку.

Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Від [Дата підписання наказу]

Наказ № [Номер наказу]

На підставі статті 41 Кодексу законів про працю України, наказую:

Виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника [ПІБ працівника], який працював на посаді [Посада працівника], працівник [ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки], який працює на посаді [Посада працівника, який виконуватиме обов’язки].

Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України, у разі тимчасової відсутності працівника, його обов’язки можуть бути доручені іншому працівникові.

Працівник [ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки] зобов’язаний виконувати всі обов’язки працівника [ПІБ працівника], який тимчасово відсутній, протягом періоду його відсутності.

Період виконання обов’язків починається з [Дата початку виконання обов’язків] і закінчується з [Дата закінчення виконання обов’язків].

Працівник [ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки] зобов’язаний виконувати свої обов’язки згідно з посадовою інструкцією працівника [ПІБ працівника], який тимчасово відсутній.

Відповідальна особа [Підпис відповідальної особи] зобов’язана забезпечити працівника [ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки] необхідною інформацією та матеріальними засобами для виконання обов’язків працівника [ПІБ працівника], який тимчасово відсутній.

Керівник підприємства [Підпис керівника підприємства]

Відповідальна особа [Підпис відповідальної особи]

Примітка: У разі необхідності, до наказу можуть бути додані додаткові відомості про працівника та умови виконання обов’язків.

Приклад заповнення:

Від 15 березня 2023 року

Наказ № 15

На підставі статті 41 Кодексу законів про працю України, наказую:

Виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника Іванова Івану Івановичу, який працював на посаді інженера, працівник Петрова Петра Петровича, який працює на посаді техніка.

Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України, у разі тимчасової відсутності працівника, його обов’язки можуть бути доручені іншому працівникові.

Працівник Петров Петро Петрович зобов’язаний виконувати всі обов’язки працівника Іванова Івану Івановичу, який тимчасово відсутній, протягом періоду його відсутності.

Період виконання обов’язків починається з 20 березня 2023 року і закінчується з 10 квітня 2023 року.

Працівник Петров Петро Петрович зобов’язаний виконувати свої обов’язки згідно з посадовою інструкцією працівника Іванова Івану Івановичу, який тимчасово відсутній.

Відповідальна особа Сидорова Світлана Миколаївна зобов’язана забезпечити працівника Петрова Петра Петровича необхідною інформацією та матеріальними засобами для виконання обов’язків працівника Іванова Івану Івановичу, який тимчасово відсутній.

Керівник підприємства Іваненко Іван Іванович

Відповідальна особа Сидорова Світлана Миколаївна