Наказ про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК»

Створення такого наказу є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання, які працюють з конфіденційною інформацією. Він регламентує процедури роботи з документами, що мають гриф «ДСК», встановлює правила їх обліку, зберігання, передачі та знищення. Цей наказ є основоположним документом, який визначає політику організації щодо захисту службової інформації та встановлює відповідальність за її збереження.

Наказ про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» зазвичай видається керівником організації. У ньому детально описуються всі аспекти роботи з конфіденційними документами, починаючи від моменту їх створення або отримання і закінчуючи архівуванням або знищенням. Цей документ визначає коло осіб, які мають право доступу до інформації з грифом «ДСК», встановлює порядок надання такого доступу, а також регламентує процедури контролю за дотриманням режиму конфіденційності.

Важливо розуміти, що наказ про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» не є стандартизованим документом. Кожна організація розробляє його індивідуально, враховуючи специфіку своєї діяльності, структуру та особливості роботи з конфіденційною інформацією. Проте, незважаючи на відсутність єдиного шаблону, існують загальні вимоги та рекомендації щодо змісту такого наказу.

Зазвичай наказ складається з кількох розділів, кожен з яких регулює певний аспект роботи з документами, що мають гриф «ДСК». У вступній частині наказу зазвичай вказується мета його видання, посилання на нормативно-правові акти, які регулюють питання захисту службової інформації в Україні. Далі йдуть розділи, які визначають порядок присвоєння грифу «ДСК» документам, правила їх реєстрації та обліку, умови зберігання та передачі, а також процедури знищення документів, які втратили актуальність.

Особлива увага в наказі приділяється питанням відповідальності за збереження конфіденційності інформації. У документі чітко прописуються обов’язки працівників, які мають доступ до документів з грифом «ДСК», встановлюються санкції за порушення режиму конфіденційності. Також у наказі може бути передбачено створення спеціальної комісії або призначення відповідальної особи для контролю за дотриманням встановлених правил роботи з конфіденційними документами.

Процес складання наказу про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» вимагає глибокого розуміння законодавства у сфері захисту інформації, а також специфіки діяльності організації. Зазвичай над створенням такого документа працює група фахівців, до якої входять юристи, спеціалісти з інформаційної безпеки, керівники відділів, які працюють з конфіденційною інформацією. Важливо, щоб наказ був не лише юридично грамотним, але й практично застосовним в умовах конкретної організації.

Наказ про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» є живим документом, який потребує регулярного перегляду та оновлення. Зміни в законодавстві, структурі організації, характері діяльності можуть вимагати внесення коректив у встановлені процедури роботи з конфіденційною інформацією. Тому важливо передбачити в наказі механізм його періодичного перегляду та актуалізації.

Приклади

[Назва організації]

НАКАЗ

[Дата] [Номер наказу]
[Місто]

Про затвердження порядку ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування»

Відповідно до вимог Закону України «Про інформацію», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736, з метою забезпечення належного захисту службової інформації

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з грифом «Для службового користування» (далі – Порядок), що додається.

2. Призначити відповідальним за ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, [посада, ПІБ].

3. [Посада, ПІБ] забезпечити:
– ведення обліку документів з грифом «ДСК» у спеціальному журналі;
– зберігання документів з грифом «ДСК» у сейфах або металевих шафах, які надійно замикаються;
– передачу документів з грифом «ДСК» виключно під розпис у журналі обліку;
– проведення щорічної перевірки наявності документів з грифом «ДСК».

4. Керівникам структурних підрозділів:
– забезпечити дотримання вимог Порядку працівниками підрозділів;
– визначити коло осіб, які мають доступ до документів з грифом «ДСК»;
– провести інструктаж працівників щодо роботи з документами, які містять службову інформацію.

5. Встановити, що:
– доступ до документів з грифом «ДСК» надається лише особам, які мають відповідний дозвіл та потребу в ознайомленні з цими документами у зв’язку з виконанням службових обов’язків;
– документи з грифом «ДСК» не підлягають опублікуванню та оприлюдненню в засобах масової інформації;
– передача документів з грифом «ДСК» іншим установам здійснюється з письмового дозволу керівника організації.

6. [Посада, ПІБ] забезпечити ознайомлення з цим наказом усіх працівників, які працюють з документами, що містять службову інформацію, під підпис.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, ПІБ].

[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]

З наказом ознайомлені:
[Посада] [Підпис] [ПІБ] [Дата]

Цей шаблон наказу про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» розроблено відповідно до чинного законодавства України та типових вимог до таких документів. Він містить основні положення, необхідні для регулювання роботи з конфіденційною інформацією в організації.

При використанні цього шаблону важливо адаптувати його до специфіки конкретної організації. Наприклад, у розділі 3 можна деталізувати обов’язки відповідальної особи відповідно до структури та особливостей діяльності організації. У розділі 4 можна додати специфічні вимоги до роботи з документами «ДСК» у певних підрозділах.

Зверніть увагу, що у шаблоні використано посилання на актуальні нормативно-правові акти, зокрема Закон України «Про інформацію», Закон України «Про доступ до публічної інформації» та Типову інструкцію, затверджену постановою Кабінету Міністрів України. При використанні шаблону рекомендується перевірити актуальність цих нормативних актів та за необхідності оновити посилання.

У розділі 5 наведено приклади загальних правил роботи з документами «ДСК». Ці положення можна розширити або конкретизувати залежно від потреб організації. Наприклад, можна додати пункт про порядок знищення документів з грифом «ДСК», які втратили актуальність.

Важливо пам’ятати, що цей наказ є основою для розробки більш детальних інструкцій та процедур роботи з конфіденційною інформацією. Тому рекомендується після його затвердження розробити додаткові документи, такі як інструкція з діловодства для документів з грифом «ДСК», положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією тощо.

При заповненні шаблону слід звернути особливу увагу на правильне зазначення посад та прізвищ відповідальних осіб, а також на точність формулювань щодо їхніх обов’язків. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить чітке розуміння відповідальності кожного працівника.

[Назва установи]

НАКАЗ

[Дата] № [Номер наказу]

Про затвердження Інструкції щодо обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» (ДСК)

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» та постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», з метою забезпечення належного обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, в [назва установи] НАКАЗУЮ:

[Підпис керівника]

[Ініціали та прізвище]

Додаток: Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» в [назва установи] на [кількість] арк.

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» в [назва установи]

1. Загальні положення1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, в [назва установи].

   1.2. Службова інформація – це інформація, що міститься в документах [назва установи], які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, пов’язані з розробкою напрямів діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень; а також інформація, зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

2. Облік документів2.1. Облік документів з грифом «ДСК» здійснюється в спеціальних журналах обліку, які ведуться в кожному структурному підрозділі [назва установи].

   2.2. Журнали обліку повинні містити такі реквізити: реєстраційний номер документа, дату надходження або створення, короткий зміст, відомості про відправника та отримувача, а також позначку про знищення або передачу в архів.

3. Зберігання документів3.1. Документи з грифом «ДСК» зберігаються в спеціально обладнаних приміщеннях або сейфах, що забезпечують їх захист від несанкціонованого доступу.

   3.2. Доступ до цих документів мають лише особи, які отримали відповідний допуск і ознайомлені з правилами роботи з службовою інформацією.

4. Використання документів4.1. Використання документів з грифом «ДСК» здійснюється відповідно до їх призначення та з дотриманням вимог законодавства про захист інформації.

   4.2. Забороняється розголошувати службову інформацію третім особам без відповідного дозволу керівництва [назва установи].

5. Знищення документів5.1. Знищення документів з грифом «ДСК» здійснюється після закінчення терміну їх зберігання або в інших випадках, передбачених законодавством, за рішенням керівництва [назва установи].

   5.2. Про знищення документів складається відповідний акт, який підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією.

Приклад заповнення журналу обліку документів з грифом «ДСК»:

Цей шаблон наказу та інструкції розроблено відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» та постанови Кабінету Міністрів України № 736 від 19.10.2016 р.

Звертаємо увагу, що кожна установа може адаптувати цей шаблон з урахуванням своїх специфічних потреб та структури.

Шаблон наказу про ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК»

[Назва установи]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про затвердження порядку ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування»

На виконання вимог [Перелік відповідних законів України та підзаконних нормативних актів, наприклад: Закону України «Про інформацію», Постанови Кабінету Містрів України «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»], з метою забезпечення належного захисту інформації з обмеженим доступом, наказую:  

1. Затвердити Порядок ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» в установі, що додається.
2. Призначити відповідальним за ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» [Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи].
3. Забезпечити доведення цього наказу до відома всіх працівників установи.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи].

Голова [Назва установи] [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Дата]

Порядок ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування»

1. Загальні положення.
   • Визначення документів з грифом «Для службового користування».
   • Перелік осіб, які мають доступ до таких документів.
   • Відповідальність за порушення встановленого порядку.
2. Облік документів.
   • Форми обліку (журнали, карточки тощо).
   • Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції.
   • Облік розмножених копій.
3. Зберігання документів.
   • Місце зберігання.
   • Умови зберігання (безпека, конфіденційність).
   • Терміни зберігання.
4. Використання документів.
   • Порядок видачі документів.
   • Обмеження на розповсюдження інформації.
5. Знищення документів.
   • Порядок знищення.
   • Актування справ.

Приклад заповнення журналу реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»:

Примітка: Цей шаблон є зразком і може бути адаптований до специфіки конкретної установи. Рекомендується проконсультуватися з юристом для уточнення всіх юридичних аспектів.

Важливо: Заповнення цього шаблону повинно відповідати вимогам чинного законодавства України та внутрішнім нормативним документам установи.

Увага: При складанні наказу та розробці порядку необхідно врахувати специфіку діяльності установи, обсяг документів з грифом «Для службового користування» та рівень їхньої конфіденційності.

Рекомендації:

• Консультація з юристом: Для забезпечення правової чистоти документа.
• Ознайомлення з нормативними актами: Вивчення чинного законодавства України у сфері захисту інформації.
• Індивідуальний підхід: Розробка порядку з урахуванням особливостей установи.