Наказ про проведення кадрового аудиту

Види та форми наказу про проведення кадрового аудиту можуть варіюватися залежно від масштабу та специфіки підприємства, а також від цілей аудиту. Існують накази про проведення повного кадрового аудиту, який охоплює всі аспекти роботи з персоналом, а також накази про цільові аудити, спрямовані на перевірку окремих напрямків кадрової роботи, наприклад, системи оплати праці або дотримання вимог охорони праці. Крім того, можуть бути накази про проведення планового кадрового аудиту, який проводиться регулярно, та позапланового, який ініціюється у зв’язку з конкретними подіями або проблемами на підприємстві.

Цей документ необхідний для формалізації процесу кадрового аудиту, визначення його цілей, термінів проведення та відповідальних осіб. Він служить правовою основою для діяльності аудиторської групи, надаючи їй необхідні повноваження для доступу до кадрової документації та проведення опитувань працівників. Крім того, наказ про проведення кадрового аудиту є важливим інструментом для мотивації працівників відділу кадрів та інших підрозділів до співпраці з аудиторами та надання всієї необхідної інформації.

Складання такого наказу відбувається за різних умов. Це може бути планова процедура, передбачена внутрішніми політиками підприємства, або реакція на виявлені проблеми в управлінні персоналом. Часто кадровий аудит проводиться перед важливими змінами в структурі підприємства, такими як реорганізація, злиття або поглинання. Також наказ може бути виданий у відповідь на вимоги зовнішніх контролюючих органів або у зв’язку з підготовкою до їх перевірок.

Сторонами в цьому документі виступають керівник підприємства, який видає наказ, члени аудиторської групи, яким доручається проведення аудиту, та працівники підприємства, зокрема відділу кадрів, які зобов’язані сприяти проведенню аудиту. Важливо зазначити, що хоча формально сторін може бути небагато, фактично цей наказ впливає на всіх працівників підприємства, оскільки результати аудиту можуть призвести до значних змін у кадровій політиці.

Вимоги до оформлення наказу про проведення кадрового аудиту включають стандартні реквізити: назва підприємства, дата і номер наказу, заголовок, текст наказу з обґрунтуванням необхідності проведення аудиту, визначенням його цілей та завдань, термінів проведення, складу аудиторської групи, переліку документів та інформації, які підлягають перевірці, а також вказівкою на форму звітності за результатами аудиту. Особливістю цього наказу є необхідність чіткого визначення повноважень аудиторської групи та зобов’язань інших працівників щодо сприяння проведенню аудиту.

Складання наказу зазвичай ініціюється вищим керівництвом підприємства або керівником відділу кадрів. Процес починається з визначення необхідності проведення аудиту та його цілей. На основі цього готується проект наказу, який узгоджується з юридичним відділом, відділом кадрів та іншими залученими підрозділами. Після узгодження проект подається на підпис керівнику підприємства.

Важливо розуміти, що наказ про проведення кадрового аудиту – це не просто формальність, а стратегічний документ, який може мати серйозні наслідки для підприємства. Він повинен бути складений з урахуванням усіх аспектів діяльності підприємства та потенційних ризиків. Неправильно сформульований наказ може призвести до неефективного аудиту, який не виявить реальних проблем або, навпаки, створить зайве напруження в колективі.

У контексті сучасного бізнес-середовища, де людський капітал відіграє все більшу роль, значення кадрового аудиту та, відповідно, наказу про його проведення, зростає. Цей документ стає інструментом не лише контролю, але й розвитку, допомагаючи підприємствам оптимізувати свою кадрову політику, підвищувати ефективність використання людських ресурсів та забезпечувати відповідність трудовому законодавству. Все це в кінцевому підсумку впливає на конкурентоспроможність та успішність підприємства на ринку.

Приклади

Наказ № ___

м. “___” 20__ р.

Про проведення кадрового аудиту

Відповідно до вимог трудового законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, Закону України «Про охорону праці» та з метою перевірки відповідності кадрової документації вимогам чинного законодавства, а також для вдосконалення управління кадровими ресурсами підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Провести кадровий аудит підприємства з “___” 20__ року по “___” 20__ року.

2. Для проведення аудиту створити комісію у складі: (П.І.Б., посада) – голова комісії, (П.І.Б., посада) – член комісії, (П.І.Б., посада) – член комісії.

3. Комісії провести перевірку кадрової документації, дотримання трудового законодавства, умов праці та відповідності кваліфікаційних вимог працівників посадовим інструкціям.

4. За результатами аудиту підготувати звіт та подати його на розгляд керівництву до “___” 20__ року.

5. Відповідальність за організацію та проведення кадрового аудиту покладаю на начальника відділу кадрів (П.І.Б.).

Підстава: необхідність перевірки відповідності кадрової документації чинному законодавству та вдосконалення управління кадровими ресурсами.

Директор (підпис) (П.І.Б.)

З наказом ознайомлені:

(посада) (П.І.Б.) (підпис)

(посада) (П.І.Б.) (підпис)

Шаблон наказу про проведення кадрового аудиту

[Назва підприємства, установи]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про проведення кадрового аудиту

З метою перевірки дотримання трудового законодавства, виявлення можливих порушень та недоліків у веденні кадрової документації, а також підвищення ефективності кадрового обліку,

НАКАЗУЮ:

Директор

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

[Печатка (за наявності)]

Пояснення до шаблону:

• Кодекс законів про працю України: Основний нормативний документ, який регулює трудові відносини.
• Кадрова документація: Усі документи, пов’язані з оформленням трудових відносин (трудові договори, накази, особові справи тощо).
• Комісія: Створена для проведення аудиту, зазвичай включає представників кадрової служби, юридичного відділу та інших зацікавлених служб.
• Акт про результати аудиту: Документ, в якому фіксуються виявлені порушення, їх причини та пропозиції щодо усунення.

Важливо: Цей шаблон є зразковим і може бути адаптований під конкретні потреби підприємства. Рекомендується проконсультуватися з юристом для точного оформлення всіх документів.

Додаткові зауваження:

• У наказі можна деталізувати перелік документів, які підлягають перевірці.
• Рекомендується залучати до проведення аудиту зовнішніх експертів, якщо це необхідно.
• Після проведення аудиту необхідно розробити план заходів щодо усунення виявлених порушень.

Зверніть увагу: Цей шаблон не є юридичною консультацією. Для отримання кваліфікованої юридичної допомоги зверніться до фахівця.

Ключові слова: наказ, кадровий аудит, трудове законодавство, Кодекс законів про працю України, шаблон, зразок.

Можливі додаткові пункти в наказі:

• Визначення термінів усунення виявлених порушень.
• Призначення відповідальних осіб за виконання плану заходів.
• Проведення повторного аудиту після усунення порушень.

Ось шаблон Наказу про проведення кадрового аудиту:

Наказ № [номер наказу] від [дата]

Про проведення кадрового аудиту

У зв’язку з необхідністю оцінки ефективності кадрового менеджменту та виявлення можливостей для покращення роботи з персоналом, відповідно до статті 22 Закону України “Про працю” та статті 15 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, наказую:

Провести кадровий аудит на підприємстві [назва підприємства] з [дата початку] по [дата закінчення].

Мета кадрового аудиту – оцінити стан кадрового менеджменту на підприємстві, виявити сильні та слабкі сторони, а також розробити рекомендації для покращення роботи з персоналом.

Кадровий аудит буде проводитися за участю [ім’я та прізвище керівника підприємства], [ім’я та прізвище відповідального за кадрове забезпечення], а також представників відділів кадрів та бухгалтерського обліку.

Під час кадрового аудиту буде проведено аналіз таких аспектів, як кадрова політика, структура кадрового управління, процеси найму та звільнення, система мотивації та розвитку персоналу, а також дотримання вимог законодавства України у сфері праці.

Результати кадрового аудиту будуть узагальнені у звіті, який буде представлений на розгляд керівника підприємства.

Копія цього наказу буде надана всім працівникам підприємства для ознайомлення.

Наказ набирає чинності з [дата] та є обов’язковим для виконання усіма працівниками підприємства.

Оригінал наказу зберігати в [назва відділу/підрозділу], копії – у відділі кадрів та у відповідальних осіб.

[Ім’я та прізвище керівника підприємства]

Приклад заповнення:

Наказ № 20 від 20.04.2023

Про проведення кадрового аудиту

У зв’язку з необхідністю оцінки ефективності кадрового менеджменту та виявлення можливостей для покращення роботи з персоналом, відповідно до статті 22 Закону України “Про працю” та статті 15 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, наказую:

Провести кадровий аудит на підприємстві “Укрпром” з 25.04.2023 по 15.05.2023.

Мета кадрового аудиту – оцінити стан кадрового менеджменту на підприємстві, виявити сильні та слабкі сторони, а також розробити рекомендації для покращення роботи з персоналом.

Кадровий аудит буде проводитися за участю Кузнєцова Олександр, Петрова Івана, а також представників відділів кадрів та бухгалтерського обліку.

Під час кадрового аудиту буде проведено аналіз таких аспектів, як кадрова політика, структура кадрового управління, процеси найму та звільнення, система мотивації та розвитку персоналу, а також дотримання вимог законодавства України у сфері праці.

Результати кадрового аудиту будуть узагальнені у звіті, який буде представлений на розгляд керівника підприємства.

Копія цього наказу буде надана всім працівникам підприємства для ознайомлення.

Наказ набирає чинності з 25.04.2023 та є обов’язковим для виконання усіма працівниками підприємства.

Оригінал наказу зберігати в відділі кадрів, копії – у відділі бухгалтерського обліку та у відповідальних осіб.

Кузнєцов Олександр

Керівник підприємства “Укрпром”