Наказ про продовження терміну відрядження

Незалежно від сфери діяльності чи масштабів підприємства, кожне відрядження працівника потребує ретельного планування та узгодження з керівництвом. Проте, попри старанну підготовку, іноді виникають непередбачувані обставини, що унеможливлюють вчасне повернення відрядженого на робоче місце. Саме в такому випадку виникає нагальна необхідність у видачі відповідного наказу про продовження терміну перебування у службовій поїздці.

Причини для продовження відрядження можуть бути доволі різноманітними: від банальних затримок транспорту чи погіршення погодних умов до ускладнень у веденні переговорів, виникнення форс-мажорних обставин або надзвичайних ситуацій у місці відрядження. Незалежно від конкретних чинників, керівництво організації має оперативно відреагувати та забезпечити юридичне підґрунтя для легітимного перебування працівника поза межами основного місця праці.

Видання наказу про продовження терміну відрядження є прерогативою керівника підприємства або уповноваженої ним особи. Зазвичай ініціатива щодо підготовки такого документа виходить від самого відрядженого працівника або його безпосереднього керівника, який контролює процес відрядження. Пропозиція про продовження відрядження може надходити у формі службової записки, електронного повідомлення чи навіть телефонного дзвінка.

При складанні наказу слід дотримуватися встановлених вимог щодо його оформлення та обов’язкових реквізитів. Зокрема, документ має містити назву, реєстраційний номер, дату видання, підставу для продовження терміну відрядження, відомості про первинний наказ (номер, дата, прізвище та ініціали відрядженого працівника), а також нові терміни з зазначенням дати початку та закінчення відрядження. Крім того, наказ повинен бути належним чином засвідчений підписом керівника організації та скріплений печаткою.

Важливо розуміти, що видання наказу про продовження терміну відрядження тягне за собою низку юридичних наслідків. По-перше, працівник отримує законні підстави для перебування поза межами основного місця роботи протягом додаткового періоду часу. По-друге, керівництво організації зобов’язане забезпечити відшкодування витрат, пов’язаних з продовженням відрядження, згідно з чинним законодавством.

Таким чином, наказ про продовження терміну відрядження є важливим інструментом для оперативного реагування на непередбачувані ситуації та забезпечення безперебійної діяльності організації. Своєчасне та належне оформлення цього документа не лише гарантує законність перебування працівника у відрядженні, але й сприяє захисту його прав та інтересів, а також забезпечує прозорість фінансових операцій підприємства.

Приклади

Наказ про продовження терміну відрядження має відповідати вимогам Кодексу законів про працю України, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59, та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.

Зміст наказу: назва документа “Наказ”, дата видання, реєстраційний номер, місце видання, найменування організації згідно з установчими документами, підстава для видання наказу, наприклад, “На підставі службової записки начальника юридичного відділу від 02.06.2023 №18”, розпорядча частина “НАКАЗУЮ: Продовжити термін відрядження (прізвище, ім’я, по батькові працівника), відрядженого згідно з наказом від (дата) №(номер наказу) до (місце відрядження) у період з (дата початку відрядження) по (нова дата закінчення відрядження) у зв’язку з (причина продовження).” Наказ засвідчується підписом керівника організації і скріплюється печаткою.

Приклад: Наказ від 03.06.2023 №32 м. Київ ТОВ “Юридична компанія” На підставі службової записки начальника юридичного відділу від 02.06.2023 №18 НАКАЗУЮ: Продовжити термін відрядження юрисконсульта Петренка Івана Петровича, відрядженого згідно з наказом від 20.05.2023 №21 до м. Харків у період з 01.06.2023 по 05.06.2023 у зв’язку з необхідністю додаткових перемовин з клієнтом. Директор ТОВ “Юридична компанія” (підпис) І.І. Сидоренко М.П.

Отже, наказ про продовження терміну відрядження видається у разі обґрунтованої необхідності перебування працівника у відрядженні понад раніше встановлений термін, містить всі потрібні реквізити, підстави видання та підписується керівником підприємства.

Наказ про продовження терміну відрядження є документом, який визначає подовження строку перебування працівника у відрядженні. Згідно з Законом України “Про відрядження працівників”, такий наказ може бути виданий у випадках, коли необхідно подовжити перебування працівника за межами місця його постійної роботи з об’єктивних причин.

Приклад заповнення наказу про продовження терміну відрядження:

Цей наказ встановлює новий термін перебування працівника у відрядженні відповідно до законодавства України та потреб організації.