Наказ про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами

Цей наказ, як і традиційний наказ про прийняття на роботу, є юридичним підтвердженням початку трудових відносин між роботодавцем та працівником. Однак його особливість полягає в тому, що він передбачає альтернативний спосіб ознайомлення працівника з важливими кадровими документами. Це може бути електронна пошта, спеціалізовані програми для управління персоналом, або навіть месенджери. Такий підхід дозволяє зробити процес прийняття на роботу більш гнучким та зручним для обох сторін, особливо в умовах віддаленої роботи або коли працівник знаходиться в іншому місті чи країні.

Складання такого наказу вимагає не лише знання трудового законодавства, але й розуміння сучасних технологій та їх правового статусу. Роботодавець, який виступає ініціатором та однією зі сторін у цьому документі, повинен бути впевненим у надійності та законності обраного способу ознайомлення з документами. Інша сторона – працівник – повинна мати технічні можливості та навички для використання запропонованого способу комунікації.

Наказ про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами складається на підставі заяви працівника про прийняття на роботу та трудового договору. В ньому обов’язково вказується повне найменування підприємства, дата та номер наказу, прізвище, ім’я та по батькові працівника, посада, на яку його приймають, дата початку роботи, умови оплати праці. Крім того, в наказі повинен бути чітко прописаний альтернативний спосіб ознайомлення з кадровими документами, який був погоджений з працівником.

Особливу увагу в цьому наказі слід приділити пункту про альтернативний спосіб ознайомлення з документами. Тут необхідно детально описати, яким саме чином працівник буде отримувати та підтверджувати отримання важливих документів: правил внутрішнього трудового розпорядку, посадової інструкції, положень про оплату праці та преміювання тощо. Це може бути, наприклад, відправка сканованих копій документів на електронну пошту працівника з подальшим підтвердженням отримання через електронний підпис або спеціальну форму на корпоративному порталі.

Важливо розуміти, що такий наказ не є універсальним рішенням і може бути застосований не у всіх ситуаціях. Наприклад, для деяких категорій працівників або певних видів робіт законодавство може вимагати особистого ознайомлення з документами та інструктажами з охорони праці. Тому перед складанням такого наказу необхідно ретельно проаналізувати специфіку роботи та законодавчі вимоги.

Процес оформлення наказу про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами може здаватися простим, але насправді він вимагає високого рівня організації та відповідальності з боку роботодавця. Необхідно не лише правильно оформити сам наказ, але й забезпечити надійну систему для електронного ознайомлення з документами, яка б гарантувала збереження конфіденційності персональних даних та дотримання вимог законодавства про захист інформації.

Цей наказ є не просто формальним документом, а відображенням нового підходу до організації трудових відносин. Він демонструє готовність компанії до інновацій, її довіру до працівників та орієнтацію на результат, а не на процес. Водночас, такий підхід вимагає від обох сторін – і роботодавця, і працівника – більшої відповідальності та самоорганізації.

Отже, наказ про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами – це більше, ніж просто юридичний документ. Це символ нової ери в трудових відносинах, де технології та довіра відіграють ключову роль. Його правильне оформлення та використання – це не лише виконання законодавчих вимог, але й важливий крок у створенні сучасного, гнучкого та ефективного робочого середовища, де цінується час та зручність кожного працівника, а також оптимізуються процеси управління персоналом.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Цифрові інновації”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ № ___

м. Київ [дата, наприклад: 01.10.2024]

Про прийняття на роботу [Прізвище, Ім’я, По батькові]
та альтернативний спосіб ознайомлення з кадровими документами

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України та на підставі заяви [Прізвище, Ім’я, По батькові] від [дата подання заяви, наприклад: 25.09.2024],

НАКАЗУЮ:

1. Прийняти [Прізвище, Ім’я, По батькові] на посаду [назва посади] з [дата початку роботи, наприклад: 02.10.2024].

2. Встановити [Прізвище, Ініціали] посадовий оклад у розмірі [сума] гривень на місяць.

3. Встановити [Прізвище, Ініціали] випробувальний термін тривалістю [кількість] місяців до [дата закінчення випробувального терміну].

4. Затвердити альтернативний спосіб ознайомлення [Прізвище, Ініціали] з кадровими документами шляхом надсилання їх електронних копій на корпоративну електронну адресу працівника [електронна адреса].

5. Встановити, що підтвердженням ознайомлення працівника з кадровими документами є відправлення ним повідомлення з текстом “Ознайомлений(а)” у відповідь на лист з документами.

6. Відділу кадрів забезпечити ознайомлення [Прізвище, Ініціали] з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Посадовою інструкцією та іншими локальними нормативними актами шляхом, зазначеним у п. 4 цього наказу, протягом трьох робочих днів з дати початку роботи.

7. [Прізвище, Ініціали] пройти інструктаж з охорони праці та техніки безпеки в дистанційному форматі через корпоративну систему онлайн-навчання до [дата, наприклад: 05.10.2024].

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів [Прізвище та ініціали].

Директор [підпис] [Ім’я та Прізвище]

З наказом ознайомлений:
[підпис працівника або позначка про електронне ознайомлення] [дата ознайомлення] [Прізвище та ініціали працівника]

Цей шаблон наказу про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами розроблено з урахуванням сучасних тенденцій в організації віддаленої роботи та цифровізації кадрових процесів. Він відповідає вимогам українського трудового законодавства та містить всі необхідні елементи для забезпечення його юридичної сили.

У верхній частині документа вказується повна назва підприємства та його код ЄДРПОУ, що є обов’язковим для ідентифікації юридичної особи. Далі йде назва документа – “НАКАЗ”, його номер та дата видання, а також місце складання (у нашому прикладі – м. Київ).

Заголовок наказу чітко визначає його подвійне призначення – прийняття на роботу та встановлення альтернативного способу ознайомлення з кадровими документами. Це одразу вказує на специфіку даного наказу.

У преамбулі наказу зазначається правова підстава для його видання – стаття 21 Кодексу законів про працю України, яка визначає поняття трудового договору. Також вказується на наявність заяви працівника про прийняття на роботу, що є важливим елементом для підтвердження добровільності вступу у трудові відносини.

Основна частина наказу складається з восьми пунктів, кожен з яких виконує важливу функцію:

1. Прийняття на роботу з вказівкою посади та дати початку роботи.
2. Встановлення розміру заробітної плати.
3. Визначення тривалості випробувального терміну.
4. Затвердження альтернативного способу ознайомлення з документами.
5. Встановлення способу підтвердження ознайомлення з документами.
6. Доручення відділу кадрів забезпечити ознайомлення з необхідними документами.
7. Вказівка щодо проходження інструктажу з охорони праці в дистанційному форматі.
8. Призначення відповідального за виконання наказу.

Особливу увагу слід звернути на пункти 4-7, які регламентують альтернативний спосіб ознайомлення з документами. Вони детально описують процедуру, яка забезпечує юридичну силу такого ознайомлення.

Наказ підписується директором підприємства. Внизу документа передбачено місце для підтвердження ознайомлення працівника з наказом, яке може бути здійснено як традиційним способом (власноручний підпис), так і шляхом електронного ознайомлення.

Цей шаблон може бути адаптований під конкретні потреби підприємства з урахуванням його організаційної структури та специфіки роботи. Важливо пам’ятати, що при використанні альтернативних способів ознайомлення з документами необхідно забезпечити надійність та безпеку передачі інформації, а також можливість підтвердження факту ознайомлення працівника з документами.

№
м.
“___” 20__ року

На підставі заяви (ПІБ працівника) від “___” 20__ року та відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України, прийняти (ПІБ працівника) на посаду з “___” 20__ року з окладом у розмірі грн на місяць.

Ознайомлення працівника з кадровими документами, зокрема з наказами, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими документами, що регулюють трудові відносини, здійснюється в електронному форматі за допомогою системи (назва системи) згідно із статтею 29 Кодексу законів про працю України та на підставі письмової згоди працівника від “___” 20__ року.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор (ПІБ)
(підпис)
“___” 20__ року

З наказом ознайомлений:
(ПІБ працівника)
(підпис)
“___” 20__ року

Шаблон наказу про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про прийняття на роботу

На підставі статті 21 Кодексу законів про працю України, з урахуванням положень статті 29 Кодексу законів про працю України, та за згодою сторін трудового договору, прийняти на роботу в [Назва структурного підрозділу] на посаду [Посада] [Прізвище, ім’я, по батькові] з [Дата прийняття на роботу].

Ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо його прав та обов’язків здійснювати за допомогою [Вказати спосіб ознайомлення, наприклад: електронної пошти з накладенням кваліфікованого електронного підпису, месенджера з використанням захищених каналів комунікації тощо].

Умови оплати праці, режим роботи та інші умови праці визначаються трудовим договором, укладеним між роботодавцем та працівником.

Контроль за виконанням наказу покласти на [Прізвище, ім’я, по батькові відповідальної особи].

Директор [Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові] [ПІБ]

[Печатка організації]

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ Компанія”]

НАКАЗ

№ 105 від 03.04.2024 року

Про прийняття на роботу

На підставі статті 21 Кодексу законів про працю України, з урахуванням положень статті 29 Кодексу законів про працю України, та за згодою сторін трудового договору, прийняти на роботу в відділ розробки на посаду програміста Петренка Івана Петровича з 05.04.2024 року.

Ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо його прав та обов’язків здійснювати за допомогою електронної пошти з накладенням кваліфікованого електронного підпису.

Умови оплати праці, режим роботи та інші умови праці визначаються трудовим договором, укладеним між роботодавцем та працівником.

Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Ковальчук О.В.

Директор [Підпис]

Сидоров Олександр Федорович [ПІБ]

[Печатка організації]

Важливо:

• Законне підґрунтя: Стаття 29 КЗпП України дозволяє використовувати альтернативні способи ознайомлення з кадровими документами за згодою сторін трудового договору.
• Згода працівника: Обов’язково отримайте письмову згоду працівника на використання обраного способу ознайомлення.
• Безпека даних: Використовуйте надійні засоби захисту інформації для забезпечення безпеки обміну документами.
• Документальне оформлення: Складіть додаткову угоду до трудового договору, в якій буде зазначено обраний спосіб ознайомлення.
• Збереження копій: Зберігайте копії всіх документів, пов’язаних з альтернативним ознайомленням.

Примітки:

• Цей шаблон є зразком і може бути адаптований до специфіки вашої організації.
• Законодавство може змінюватися, тому перед оформленням наказу рекомендується уточнювати актуальні норми.
• Враховуйте рекомендації Держпраці щодо використання електронного документообігу в кадровому обліку.

Рекомендації:

• Для забезпечення безпеки обміну документами рекомендується використовувати засоби електронного цифрового підпису (ЕЦП).
• При виборі способу ознайомлення враховуйте технічні можливості як роботодавця, так і працівника.
• Регулярно оновлюйте інформацію про обраний спосіб ознайомлення в трудовому договорі.

Наказ про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами

[Місто, дата]

[Повна назва організації], зареєстрованої за номером [номер реєстрації] у [номер державної реєстрації], вирішує прийняти на роботу [ім’я та прізвище працівника] на посаду [посада] з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами.

У зв’язку з цим, відповідно до статті 25 Закону України “Про працю” від 17.07.1992 року, статті 10 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців” від 06.12.2011 року, та статті 12 Закону України “Про кадрову політику в Україні” від 15.07.1999 року, ми вирішуємо надати працівнику інформацію про умови праці та кадрові документи у вигляді електронного документу.

Повідомляємо, що працівник має право на ознайомлення з наступними кадровими документами:

* Контракт про працю;
* Положення про роботу;
* Положення про соціальне страхування;
* Положення про соціальний захист;
* Положення про пенсійне забезпечення;
* Положення про медичне страхування;
* Положення про охорону праці;
* Положення про безпеку праці;
* Положення про соціальну відповідальність.

Повідомляємо також, що працівник має право на отримання копії кадрових документів, які є обов’язковими для виконання трудових обов’язків.

Для підтвердження прийняття на роботу, працівник повинен підписати нижче вказаний документ.

[Ім’я та прізвище працівника] погоджується на умови праці та кадрові документи, які надані йому в електронному вигляді, та підтверджує, що ознайомився з ними.

[Підпис працівника]

[Місто, дата]

[Повна назва організації]

Наказ про прийняття на роботу з альтернативним способом ознайомлення з кадровими документами є офіційним документом, який підтверджує прийняття на роботу працівника.