Наказ про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису

Сутність цього наказу полягає в тому, що він офіційно делегує повноваження директора іншій посадовій особі на визначений період часу. Це може бути пов’язано з різними обставинами: відпусткою директора, його відрядженням, хворобою або іншими причинами тимчасової відсутності. Важливо розуміти, що такий наказ не просто призначає “заступника”, а фактично створює тимчасову юридичну конструкцію, в рамках якої інша особа отримує право діяти від імені підприємства з усіма відповідними правами та обов’язками.

Складання наказу про покладання обов’язків вимагає ретельного підходу та врахування багатьох факторів. Перш за все, необхідно чітко визначити обсяг повноважень, які передаються. Це може бути повне делегування всіх функцій директора або обмежений набір повноважень, наприклад, право підпису певних видів документів. У наказі обов’язково вказується конкретний період, на який покладаються обов’язки, з точними датами початку та закінчення. Важливо також зазначити підстави для видання такого наказу, наприклад, посилання на наказ про відпустку директора або його відрядження.

Особлива увага в наказі приділяється праву підпису. Це критично важливий аспект, оскільки він визначає, які саме документи може підписувати особа, на яку покладено обов’язки директора. Зазвичай це включає фінансові документи, договори, накази з кадрових питань та інші важливі папери. У наказі може бути детально розписано, які саме види документів підпадають під право підпису, а які залишаються в компетенції лише директора навіть під час його відсутності.

Процес підготовки наказу про покладання обов’язків зазвичай ініціюється самим директором або вищим керівним органом підприємства (наприклад, радою директорів чи загальними зборами учасників). Документ готується юридичним відділом або кадровою службою з урахуванням специфіки діяльності підприємства та вимог законодавства. Важливо, щоб наказ був узгоджений з усіма зацікавленими сторонами, включаючи фінансовий відділ та бухгалтерію, оскільки він може мати серйозні фінансові наслідки.

Цікавим аспектом є те, що наказ про покладання обов’язків може містити не лише формальні вказівки, але й конкретні інструкції щодо дій в певних ситуаціях. Наприклад, може бути прописано порядок комунікації з директором у разі виникнення нестандартних ситуацій, які вимагають його втручання, або визначено коло питань, які не можуть бути вирішені без консультації з ним.

Важливо розуміти, що особа, на яку покладаються обов’язки директора, несе повну відповідальність за свої дії в цей період. Тому в наказі часто вказується на необхідність дотримання всіх норм законодавства, внутрішніх правил підприємства та принципів корпоративної етики. Також може бути передбачено механізм звітності про виконані дії та прийняті рішення після повернення директора до виконання своїх обов’язків.

У контексті сучасних тенденцій діджиталізації, наказ про покладання обов’язків може включати пункти щодо використання електронного підпису та роботи з електронними системами документообігу. Це особливо актуально для компаній, які активно впроваджують цифрові технології в свою діяльність.

Наказ про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису є не просто формальним документом, а важливим елементом системи управління ризиками підприємства. Він забезпечує юридичну чистоту прийнятих рішень, захищає інтереси компанії та її співробітників, а також демонструє рівень організаційної культури та професіоналізму управління.

Таким чином, цей документ відіграє ключову роль у забезпеченні стабільності та ефективності роботи підприємства, дозволяючи йому функціонувати без збоїв навіть у відсутність ключової фігури – директора. Він є свідченням зрілості організації, її готовності до різних ситуацій та здатності підтримувати безперервність бізнес-процесів за будь-яких обставин.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Весна”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

15.07.2024 м. Київ № 47-К

Про покладання обов’язків директора
та надання права підпису

У зв’язку з моєю відсутністю на період щорічної відпустки з 01 серпня 2024 року по 24 серпня 2024 року, керуючись статтею 39 Закону України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю” від 06.02.2018 № 2275-VIII, пунктом 5.4 Статуту ТОВ “Весна” та з метою забезпечення безперервної роботи підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Покласти виконання обов’язків директора ТОВ “Весна” на ПЕТРЕНКА Петра Петровича, заступника директора з фінансових питань, на період з 01 серпня 2024 року по 24 серпня 2024 року включно.

2. Надати ПЕТРЕНКУ П.П. на період виконання обов’язків директора право підпису наступних документів:
– накази з кадрових питань (прийом, звільнення, переведення працівників, надання відпусток);
– фінансові документи (платіжні доручення, банківські чеки, касові документи);
– господарські договори на суму, що не перевищує 500 000 (п’ятсот тисяч) гривень;
– акти виконаних робіт та надання послуг;
– довіреності на представництво інтересів товариства в державних органах та установах.

3. ПЕТРЕНКУ П.П. при виконанні обов’язків директора керуватися чинним законодавством України, Статутом ТОВ “Весна” та внутрішніми нормативними документами товариства.

4. Встановити, що рішення з питань, не охоплених пунктом 2 цього наказу, приймаються ПЕТРЕНКОМ П.П. за попереднім погодженням зі мною засобами телефонного зв’язку або електронної пошти.

5. ПЕТРЕНКУ П.П. після закінчення періоду виконання обов’язків директора надати мені письмовий звіт про виконану роботу та прийняті рішення протягом трьох робочих днів.

6. Головному бухгалтеру СИДОРЕНКО С.С. здійснювати нарахування та виплату ПЕТРЕНКУ П.П. доплати у розмірі 30% посадового окладу директора за час виконання цих обов’язків.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Весна” [підпис] І.І. Іваненко

З наказом ознайомлені:

Заступник директора з фінансових питань
[підпис] П.П. Петренко
15.07.2024

Головний бухгалтер
[підпис] С.С. Сидоренко
15.07.2024

Цей шаблон наказу про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю” та типових вимог до оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Наказ починається з повної назви підприємства та його коду ЄДРПОУ. Далі вказується дата і номер наказу, а також місце його складання.

У преамбулі наказу зазначається причина його видання (відпустка директора), правові підстави (посилання на закон та статут товариства) та мета (забезпечення безперервної роботи підприємства).

Основна частина наказу складається з семи пунктів, кожен з яких регулює певний аспект покладання обов’язків:

1. Визначення особи, на яку покладаються обов’язки, та періоду їх виконання.
2. Детальний опис прав підпису, які надаються цій особі.
3. Вказівка щодо дотримання законодавства та внутрішніх документів підприємства.
4. Порядок прийняття рішень з питань, не охоплених наданими повноваженнями.
5. Вимога надання звіту після закінчення періоду виконання обов’язків.
6. Вказівка щодо нарахування доплати за виконання обов’язків директора.
7. Визначення контролю за виконанням наказу.

Важливим елементом є чітке визначення документів, які може підписувати особа, що виконує обов’язки директора. Це дозволяє уникнути можливих непорозумінь та перевищення повноважень.

Наказ підписується директором підприємства. Після підпису директора йдуть підписи про ознайомлення осіб, яких безпосередньо стосується цей наказ – заступника директора, на якого покладаються обов’язки, та головного бухгалтера.

При використанні цього шаблону слід пам’ятати, що кожне підприємство може мати свої особливості в організації роботи та розподілі повноважень. Тому шаблон може бути адаптований відповідно до конкретних потреб та специфіки діяльності організації. Також важливо враховувати можливі зміни в законодавстві та оновлювати посилання на нормативно-правові акти.

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України, у зв’язку з відпусткою директора підприємства Петренка Петра Петровича з 1 серпня 2024 року по 24 серпня 2024 року, на час його відсутності покласти виконання обов’язків директора та право підпису на заступника директора Іваненка Івана Івановича.

Іваненку Івану Івановичу забезпечити виконання обов’язків директора підприємства, включаючи право підпису фінансових, кадрових та інших документів, необхідних для забезпечення безперебійної роботи підприємства.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Петренко Петро Петрович

Приклад заповнення:

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України, у зв’язку з відпусткою директора підприємства Сидоренка Сергія Миколайовича з 1 серпня 2024 року по 24 серпня 2024 року, на час його відсутності покласти виконання обов’язків директора та право підпису на заступника директора Петренко Олену Миколаївну.

Петренко Олені Миколаївні забезпечити виконання обов’язків директора підприємства, включаючи право підпису фінансових, кадрових та інших документів, необхідних для забезпечення безперебійної роботи підприємства.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Сидоренко Сергій Миколайович

Шаблон наказу про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про покладання обов’язків директора та надання права підпису

На підставі заяви директора [Прізвище, ім’я, по батькові] від [дата] про надання відпустки та керуючись [вказати відповідні статті Кодексу законів про працю України, наприклад, статті 73, 79, 153], наказую:

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

[Підпис заступника директора або іншої уповноваженої особи] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства]

З ознакою наказу ознайомлений:

[Підпис особи, на яку покладено обов’язки] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Дата]

Приклад заповнення:

НАКАЗ

№ 123 від 01.01.2024

Про покладання обов’язків директора та надання права підпису

На підставі заяви директора Іванова Івана Івановича від 30.12.2023 про надання відпустки та керуючись статтями 73, 79, 153 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Покласти виконання обов’язків директора підприємства на час його відсутності з 15.01.2024 по 14.02.2024 на Петренка Петра Петровича, заступника директора.
2. Надати Петренку Петру Петровичу право першого підпису на всіх документах, що вимагають підпису директора.
3. Відділу кадрів оформити всі необхідні документи, пов’язані з цим наказом.

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

[Підпис заступника директора] Смирнова Олена Олександрівна

[Печатка підприємства]

З ознакою наказу ознайомлений:

[Підпис заступника директора] Петренко Петро Петрович

01.01.2024

Важливі моменти:

• Підстава для видачі: Заява директора про відпустку та відповідні статті КЗпП України (наприклад, статті 73, 79 про щорічну основну відпустку, 153 про повноваження директора).
• Повноваження: Особі, на яку покладаються обов’язки, надається право першого підпису на всіх документах, що вимагають підпису директора.
• Оформлення: Наказ оформлюється у двох примірниках: один для особової справи директора, інший для особової справи особи, на яку покладено обов’язки.
• Ознайомлення: Обидві особи (директор і особа, на яку покладаються обов’язки) повинні ознайомитися з наказом під підпис.

Додаткові відомості:

• Вибір особи, на яку покладаються обов’язки, здійснюється керівником підприємства з урахуванням її кваліфікації та досвіду роботи.
• У наказі можна деталізувати перелік документів, на які надається право підпису.
• Термін виконання обов’язків повинен відповідати періоду відсутності директора.

Наказ про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису – це офіційний документ, який видається керівником організації для покладання обов’язків на іншого працівника на час відсутності директора. Створений відповідно до Кодексу законів про працю України та Закону України “Про організацію праці”.

Наказ складається з наступних розділів:

Дата та номер наказу: дата видання наказу та його номер.

Прізвище, ім’я, по батькові директора: прізвище, ім’я, по батькові директора, який буде відсутній.

Прізвище, ім’я, по батькові працівника: прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого покладаються обов’язки.

Термін покладання обов’язків: термін, на який покладаються обов’язки, зазначається з дати початку та закінчення відсутності директора.

Обов’язки: зазначаються обов’язки, які покладаються на працівника, такі як керівництво організацією, підписання документів, прийняття рішень тощо.

Право підпису: зазначається право підпису працівників, які можуть підписувати документи від імені директора.

Підпис керівника організації: підпис керівника організації, який видає наказ.

Приклад заповнення наказу про покладання обов’язків на час відсутності директора та право підпису:

Дата та номер наказу: 15 березня 2022 року, № 15.

Прізвище, ім’я, по батькові директора: Ковальчук Олександр Іванович.

Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Петренко Олена Василівна.

Термін покладання обов’язків: з 20 березня 2022 року до 30 березня 2022 року.

Обов’язки: керівництво організацією, підписання документів, прийняття рішень.

Право підпису: Петренко О.В. має право підпису від імені директора.

Підпис керівника організації: Кузьменко В.В.