Наказ про направлення у відрядження

Уявіть собі ситуацію: компанія отримує важливе замовлення в іншому місті, і раптом виникає потреба терміново відправити туди свого найкращого спеціаліста. Як це зробити правильно? Як забезпечити, щоб працівник був захищений, компанія дотрималася всіх норм законодавства, а держава отримала належні звіти та податки? Саме тут на допомогу приходить наказ про направлення у відрядження.

Види та форми цього наказу можуть бути різними, залежно від специфіки підприємства та мети відрядження. Існують накази про направлення у відрядження одного працівника або групи осіб, накази про короткострокові та довгострокові відрядження, накази про відрядження в межах України та за кордон. Кожен з цих видів має свої особливості та вимоги до оформлення, але всі вони мають спільну мету – забезпечити законність та прозорість процесу відрядження.

Навіщо ж потрібен цей документ? Перш за все, він є юридичною підставою для відсутності працівника на робочому місці. Без такого наказу працівник може бути звинувачений у прогулі, що може призвести до дисциплінарних стягнень аж до звільнення. Крім того, наказ про відрядження є підставою для виплати працівнику добових, відшкодування витрат на проїзд та проживання. Це також важливий документ для бухгалтерського обліку та податкової звітності підприємства.

Вимоги до наказу про направлення у відрядження визначаються нормами трудового законодавства України, зокрема Кодексом законів про працю та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Наказ повинен містити чітке обґрунтування необхідності відрядження, точні дати його початку та закінчення, місце призначення, мету поїздки, джерело фінансування витрат. Важливо також вказати посаду та прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого направляють у відрядження.

Умови складання наказу про направлення у відрядження можуть бути різними. Іноді це планова поїздка, передбачена заздалегідь, а іноді – термінова необхідність, викликана непередбаченими обставинами. У будь-якому випадку, наказ повинен бути складений та підписаний до початку відрядження. Це важливо не лише з юридичної точки зору, але й для забезпечення належної організації поїздки – бронювання квитків, готелю тощо.

Хто ж виступає сторонами в цьому документі? З одного боку, це роботодавець або уповноважена ним особа, яка видає наказ. З іншого – це працівник, якого направляють у відрядження. Крім того, опосередковано в процесі задіяні бухгалтерія підприємства, яка здійснює розрахунки, та кадрова служба, яка веде облік робочого часу.

Вимоги до оформлення наказу про направлення у відрядження досить суворі. Документ повинен бути складений на фірмовому бланку підприємства, мати порядковий номер та дату видання. Текст наказу повинен бути чітким та однозначним, без можливості подвійного тлумачення. Обов’язково вказуються реквізити підприємства, підпис керівника та печатка (якщо вона використовується підприємством).

Складання наказу про направлення у відрядження – це відповідальне завдання, яке зазвичай виконує працівник кадрової служби або юрист підприємства. Цей процес вимагає не лише знання законодавства та внутрішніх процедур компанії, але й розуміння специфіки роботи підприємства та мети конкретного відрядження. Важливо правильно сформулювати мету поїздки, адже від цього може залежати можливість віднесення витрат на відрядження на валові витрати підприємства.

У підсумку, наказ про направлення у відрядження – це не просто формальність, а важливий документ, який захищає права працівника, забезпечує законність дій роботодавця та сприяє прозорості фінансових операцій підприємства. Правильно складений наказ про відрядження є запорукою успішної поїздки, ефективного виконання службового завдання та уникнення можливих проблем з контролюючими органами. Це своєрідний місток між повсякденною роботою підприємства та новими можливостями, які відкриваються завдяки відрядженням працівників.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

Наказ № [номер]

[місце видання] [дата]

Про направлення у відрядження

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, та у зв’язку з виробничою необхідністю,

НАКАЗУЮ:

1. Направити у відрядження:

[Прізвище, ім’я, по батькові] – [посада]
Місце відрядження: [назва міста, підприємства, установи, організації]
Мета відрядження: [чітке формулювання мети]
Термін відрядження: [кількість днів] календарних днів
з [дата початку] по [дата закінчення] включно

2. [Прізвище, ініціали відрядженого працівника] підготувати письмовий звіт про виконання завдання протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження.

3. Відділу бухгалтерського обліку:
– забезпечити працівника коштами на відрядження згідно з кошторисом витрат;
– здійснити розрахунок витрат на відрядження відповідно до чинного законодавства.

4. Відділу кадрів внести відповідні записи до табеля обліку використання робочого часу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, прізвище, ініціали відповідальної особи].

[Посада керівника] [підпис] [ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлений:
[підпис відрядженого працівника] [дата] [ініціали, прізвище]

Цей наказ розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII, Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59.

Приклади заповнення:

Номер наказу: 78-В
Дата: 10 червня 2024 року
Працівник: Петренко Олексій Іванович – менеджер з продажу
Місце відрядження: м. Львів, ТОВ “Західна логістика”
Мета відрядження: проведення переговорів щодо укладання договору на постачання продукції
Термін відрядження: 3 календарних дні з 15.06.2024 по 17.06.2024 включно
Відповідальна особа: Коваленко М.С., заступник директора з комерційних питань

Важливо зазначити, що цей шаблон є базовим і може бути адаптований відповідно до специфіки конкретного підприємства та мети відрядження. Наприклад, для закордонних відряджень необхідно додатково вказати країну призначення, а також зазначити валюту, в якій видаються кошти на відрядження. У разі направлення у відрядження групи працівників, інформація про кожного з них вказується окремо.

Також слід пам’ятати, що згідно з чинним законодавством України, наказ про відрядження має бути виданий до початку відрядження. Це важливо для правильного оформлення відрядження та уникнення можливих проблем з податковими органами при відшкодуванні витрат на відрядження.

Наказ про направлення у відрядження використовується для офіційного оформлення поїздки працівника з метою виконання службових завдань. Такий наказ базується на нормах Кодексу законів про працю України та інших нормативних актах, що регулюють порядок відряджень.

Приклад заповнення:

Наказ

місто Київ
15 серпня 2024 року

На підставі необхідності виконання службових завдань та відповідно до положень Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Направити у відрядження Петрова Петра Петровича, менеджера відділу збуту, до міста Львів з 18 серпня 2024 року по 21 серпня 2024 року включно для участі у ділових переговорах з партнерами підприємства.
2. Витрати на відрядження здійснювати згідно з встановленими нормами відшкодування витрат, передбачених законодавством.
3. Відділу кадрів підготувати та видати посвідчення про відрядження.
4. Бухгалтерії забезпечити виплату добових та відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням, відповідно до чинного законодавства.
5. Петрову П.П. після повернення з відрядження надати звіт про виконану роботу та підтвердити понесені витрати відповідними документами.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства (підпис)
Іваненко Іван Іванович

Наказ зареєстровано у журналі обліку наказів 15 серпня 2024 року під номером 46.

Шаблон наказу про направлення у відрядження

Наказ

Про направлення у відрядження

[Місто] “[Дата]”

[Назва підприємства, установи тощо] № [Номер наказу]

На виконання службового завдання, з метою [мета відрядження, наприклад: укладення договору, участі у конференції, проведення переговорів тощо] направити у відрядження:

• [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] – [посада працівника]
• Термін відрядження: з [Дата початку] по [Дата закінчення]
• Місце відрядження: [Місто, країна]
• Засоби пересування: [Вид транспорту: літак, поїзд, автомобіль тощо]

Підстава для відрядження: [Вказати документ, наприклад: рішення керівника, договір, лист-запрошення].

Доручити:

• [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] виконати всі необхідні заходи для досягнення мети відрядження.
• Бухгалтерії:
  • Видати аванс на відрядження у розмірі [Сума] грн.
  • Здійснити розрахунок витрат, пов’язаних з відрядженням, відповідно до чинного законодавства.

Контроль за виконанням цього наказу покласти на [Прізвище, ім’я, по батькові, посада відповідальної особи].

Обґрунтування: Направлення працівника у відрядження є необхідним для забезпечення ефективної діяльності підприємства та досягнення поставлених цілей.

Нормативна база:

• Кодекс законів про працю України
• Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.1993 № 116 “Про відрядження”
• Інші нормативно-правові акти, що регулюють питання відряджень

[Підпис керівника підприємства] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Примітки:

• Мета відрядження: Чітко сформулюйте мету, для якої направляється працівник у відрядження.
• Термін відрядження: Вкажіть точні дати початку і закінчення відрядження.
• Місце відрядження: Зазначте точну адресу або найменування організації, яку відвідує працівник.
• Засоби пересування: Вкажіть вид транспорту, яким буде користуватися працівник.
• Підстава для відрядження: Зазначте документ, який підтверджує необхідність відрядження.
• Аванс: Розмір авансу визначається відповідно до чинного законодавства та внутрішніх нормативних документів підприємства.
• Розрахунки витрат: Бухгалтерія здійснює розрахунок витрат, пов’язаних з відрядженням, на підставі наданих працівником документів (квитанції, рахунки тощо).

Приклад заповнення:

• Місто: Київ
• Дата: 01.01.2024
• Назва підприємства: Товариство з обмеженою відповідальністю “Альтаїр”
• Номер наказу: 11
• Працівник: Петров Петро Петрович, менеджер з продажів
• Термін відрядження: з 05.01.2024 по 10.01.2024
• Місце відрядження: м. Львів, ТОВ “Велес”
• Засоби пересування: Поїзд
• Підстава для відрядження: Договір про співпрацю №123 від 01.12.2023

Важливо: Цей шаблон є зразковим і може бути адаптований до специфіки конкретного підприємства. Рекомендується консультація з юристом для забезпечення повної відповідності наказу законодавству.

Додаткова інформація:

• Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.1993 № 116 “Про відрядження” детально регламентує порядок оформлення відряджень, відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням, та інші питання.
• Колективний договір підприємства може містити додаткові положення щодо відряджень.

Ось шаблон Наказу про направлення у відрядження:

Наказ про направлення у відрядження від [дата]

Мета: направлення працівника у відрядження для виконання службових обов’язків у [місце відрядження].

Завдання:

* виконати службові обов’язки у [місце відрядження];
* представляти інтереси підприємства у [місце відрядження];
* виконати інші задачі, пов’язані з відрядженням.

Працівник: [прізвище, ім’я, по батькові працівника]

Місце відрядження: [місце відрядження]

Термін відрядження: з [дата початку відрядження] по [дата закінчення відрядження]

Умови відрядження:

* працівник буде отримувати заробітну плату у розмірі [розмір заробітної плати];
* працівник буде забезпечений житлом у [місце відрядження];
* працівник буде забезпечений транспортними засобами для виконання службових обов’язків.

Відповідальність:

* працівник несе відповідальність за виконання службових обов’язків у [місце відрядження];
* працівник несе відповідальність за дотримання вимог законодавства України під час відрядження.

Ось приклад заповнення:

Наказ про направлення у відрядження від 10 лютого 2023 року

Мета: направлення працівника у відрядження для виконання службових обов’язків у Києві.

Завдання:

* виконати службові обов’язки у Києві;
* представляти інтереси підприємства у Києві;
* виконати інші задачі, пов’язані з відрядженням.

Працівник: Коваленко О.В.

Місце відрядження: Київ

Термін відрядження: з 15 лютого 2023 року по 20 лютого 2023 року

Умови відрядження:

* працівник буде отримувати заробітну плату у розмірі 20 000 грн.;
* працівник буде забезпечений житлом у Києві;
* працівник буде забезпечений транспортними засобами для виконання службових обов’язків.

Відповідальність:

* працівник несе відповідальність за виконання службових обов’язків у Києві;
* працівник несе відповідальність за дотримання вимог законодавства України під час відрядження.

Цей наказ виданий на підставі статті 22 Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів України.