Наказ про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки

Уявіть ситуацію: працівник звертається до вас як до роботодавця з проханням надати йому відпустку за два роки одразу. Можливо, він не використовував свою відпустку вчасно через велику завантаженість на роботі або особисті обставини. І ось нарешті він вирішив взяти довгоочікувану відпустку, об’єднавши дні за кілька років. Але як це правильно оформити? І чи маєте ви право відмовити працівнику у такому проханні?

Наказ про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки – це офіційний розпорядчий документ, який видається роботодавцем для оформлення надання працівнику відпустки за період, що охоплює не тільки поточний, але й попередній робочий рік. Здається, все просто: отримав заяву від працівника – видав наказ. Але чи завжди це так? І які підводні камені можуть чекати на вас у цьому, здавалося б, простому процесі?

Існує кілька видів таких наказів, залежно від конкретної ситуації. Це може бути наказ про надання повної відпустки за два роки, або ж наказ про надання частини невикористаної відпустки за попередній рік разом з відпусткою за поточний рік. Але що робити, якщо працівник просить відпустку за три роки? Чи є це законним? І як правильно це оформити в наказі?

Навіщо ж потрібен цей документ? Здавалося б, достатньо просто погодити з працівником дати відпустки. Але наказ – це не просто формальність. Це офіційний документ, який є підставою для нарахування відпускних, внесення запису до особової картки працівника та табеля обліку робочого часу. Без цього наказу бухгалтерія не зможе правильно розрахувати та виплатити відпускні. Дивно? Але це реальність трудових відносин.

Вимоги до наказу про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки на перший погляд здаються простими: вказати дані працівника, посаду, період, за який надається відпустка, та її тривалість. Але чи завжди цього достатньо? Що робити, якщо відпустка розділяється на частини? Або якщо працівник просить виплатити компенсацію за невикористані дні? Ці нюанси можуть суттєво вплинути на зміст наказу.

Наказ про надання відпустки за кілька років складають за різних умов, але найчастіше – коли працівник з якихось причин не використав свої відпустки вчасно. Однак, чи знаєте ви, що є обмеження на перенесення відпусток? І що робити, якщо працівник не хоче йти у відпустку, а ви як роботодавець зобов’язані забезпечити її використання? Ці питання часто спантеличують роботодавців.

Хто ж виступає сторонами в цьому документі? З одного боку – це роботодавець, який видає наказ. З іншого – працівник, якому надається відпустка. Але чи завжди їхні інтереси співпадають? І що робити, якщо виникає конфлікт щодо термінів або тривалості відпустки?

Вимоги до оформлення наказу про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки здаються простими: він повинен бути надрукований на фірмовому бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити та бути підписаним уповноваженою особою. Але чи достатньо цього? Що робити, якщо у вас електронний документообіг? І як бути з ознайомленням працівника з наказом в умовах віддаленої роботи?

Складає наказ про надання відпустки зазвичай працівник відділу кадрів або інша уповноважена особа. Але як бути, якщо у вас невелике підприємство і немає окремого кадровика? Чи може керівник сам скласти такий наказ? І як це правильно зробити, щоб не порушити вимог законодавства?

Процес складання наказу може здатися простим, але він вимагає уваги до деталей. Ви повинні чітко вказати періоди, за які надається відпустка, її тривалість та дати початку і закінчення. Але чи завжди цього достатньо? Що робити, якщо працівник просить надати відпустку авансом за майбутній період?

У світі, де трудові відносини стають все складнішими, а законодавство постійно змінюється, важливо бути готовим до різних ситуацій. Наказ про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки – це не просто формальність. Це важливий інструмент управління персоналом та забезпечення законності трудових відносин. Але чи завжди ми вміємо правильно ним користуватися?

Пам’ятайте, що кожна ситуація унікальна, і те, що підходить для одного випадку, може не спрацювати в іншому. Тому так важливо розуміти всі нюанси складання наказу про надання відпустки за кілька років. Це допоможе вам не тільки правильно оформити відпочинок вашого працівника, але й уникнути можливих трудових спорів та штрафів з боку контролюючих органів у майбутньому.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”
Код ЄДРПОУ XXXXXXXX

НАКАЗ № ___

м. [Назва міста] “[число]” [місяць] [рік] р.

Про надання щорічної основної відпустки
за поточний і попередній робочі роки

Відповідно до статей 10, 12 Закону України “Про відпустки” та статті 79 Кодексу законів про працю України, на підставі заяви працівника від [дата заяви],

НАКАЗУЮ:

1. Надати [Прізвище, ім’я, по батькові працівника у давальному відмінку], [посада у давальному відмінку], щорічну основну відпустку загальною тривалістю [кількість] календарних днів за період роботи з [дата початку попереднього робочого року] по [дата закінчення поточного робочого року], а саме:
– за період роботи з [дата початку попереднього робочого року] по [дата закінчення попереднього робочого року] – [кількість] календарних днів;
– за період роботи з [дата початку поточного робочого року] по [дата закінчення поточного робочого року] – [кількість] календарних днів.

2. Встановити термін використання відпустки з [дата початку відпустки] по [дата закінчення відпустки] включно.

3. Бухгалтерії провести нарахування та виплату заробітної плати за час відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку.

4. [Прізвище та ініціали відповідальної особи], [посада відповідальної особи], внести відповідний запис до особової картки працівника.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи у знахідному відмінку].

[Посада керівника] [підпис] [ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлений:
[підпис працівника] [дата ознайомлення]

Примітки:
1. При заповненні наказу вказуйте конкретні дати та кількість днів відпустки відповідно до трудового стажу працівника на підприємстві та графіку відпусток.
2. Робочий рік обчислюється з дати прийняття на роботу.
3. Загальна тривалість щорічної основної відпустки не може перевищувати 59 календарних днів за рік, якщо інше не передбачено законодавством.
4. Відповідно до статті 12 Закону України “Про відпустки”, щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки.
5. Наказ видається не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки, якщо інше не передбачено графіком відпусток.

Приклад заповнення:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ № 45

м. Київ “25” червня 2024 р.

Про надання щорічної основної відпустки
за поточний і попередній робочі роки

Відповідно до статей 10, 12 Закону України “Про відпустки” та статті 79 Кодексу законів про працю України, на підставі заяви працівника від 20.06.2024,

НАКАЗУЮ:

1. Надати Іваненку Івану Івановичу, менеджеру з продажу, щорічну основну відпустку загальною тривалістю 48 календарних днів за період роботи з 01.06.2022 по 31.05.2024, а саме:
– за період роботи з 01.06.2022 по 31.05.2023 – 24 календарних дні;
– за період роботи з 01.06.2023 по 31.05.2024 – 24 календарних дні.

2. Встановити термін використання відпустки з 01.07.2024 по 17.08.2024 включно.

3. Бухгалтерії провести нарахування та виплату заробітної плати за час відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку.

4. Петренко О.В., інспектору з кадрів, внести відповідний запис до особової картки працівника.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Сидоренка С.С.

Директор [підпис] П.П. Петренко

З наказом ознайомлений:
[підпис працівника] 26.06.2024

Ось шаблон Наказу про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки, який ви можете використовувати як основу. Цей шаблон враховує основні вимоги законодавства України та містить всі необхідні елементи.

При використанні цього шаблону важливо пам’ятати про кілька ключових моментів:

1. Переконайтеся, що ви правильно вказали періоди роботи. Робочий рік зазвичай починається з дати прийняття працівника на роботу.

2. Кількість днів відпустки має відповідати трудовому стажу працівника та його посаді. Стандартна тривалість щорічної відпустки становить 24 календарних дні, але для деяких категорій працівників вона може бути більшою.

3. Зверніть увагу на те, що загальна тривалість щорічної відпустки не може перевищувати 59 календарних днів за рік, якщо інше не передбачено законодавством.

4. Видавайте наказ заздалегідь, зазвичай не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки.

5. Якщо відпустка розділяється на частини, вкажіть це в наказі, зазначивши конкретні дати для кожної частини.

6. Не забудьте про необхідність виплати відпускних не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

7. Обов’язково ознайомте працівника з наказом під підпис.

Цей шаблон є універсальним, але кожна ситуація може мати свої особливості. Тому при необхідності не соромтеся звертатися за консультацією до фахівця з трудового права або до вашого юридичного відділу для уточнення деталей.

Чи потрібні вам додаткові роз’яснення щодо використання цього шаблону або щодо процедури надання відпустки за кілька років?

На підставі статті 79 Кодексу законів про працю України та відповідно до поданої заяви ухвалюю:

1. Надати [ПІБ працівника, його посада] щорічну основну відпустку за поточний робочий рік тривалістю [кількість днів] днів з [дата початку відпустки за поточний рік] по [дата закінчення відпустки за поточний рік].
2. Надати [ПІБ працівника, його посада] щорічну основну відпустку за попередній робочий рік тривалістю [кількість днів] днів з [дата початку відпустки за попередній рік] по [дата закінчення відпустки за попередній рік].
3. Внести відповідні зміни до графіка відпусток та кадрових документів.

Дата: [дата видання наказу]
Підпис: [підпис керівника]
Печатка: [печатка установи, якщо є]

Шаблон наказу про надання щорічної основної відпустки

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про надання щорічної основної відпустки

На підставі статті 7 Закону України «Про відпустки», враховуючи заяву працівника [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], та графік відпусток на [Рік], наказую:

Директор

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка організації]

Пояснення до шаблону:

• Назва підприємства: Вказується повна офіційна назва організації.
• Номер і дата: Присвоюється унікальний номер наказу та дата його видання.
• Підстава: Зазначається стаття закону, яка регулює право на щорічну основну відпустку, а також посилання на заяву працівника і графік відпусток.
• Працівник: Зазначається повне прізвище, ім’я та по батькові працівника, а також його посада.
• Тривалість відпустки: Вказується загальна кількість календарних днів відпустки.
• Період відпустки: Вказуються точні дати початку і кінця відпустки.
• Відповідальна особа: Визначається особа, відповідальна за відображення відпустки в табелі обліку робочого часу.

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ Компанія”]

НАКАЗ

№ 123 від 15.05.2024

Про надання щорічної основної відпустки

На підставі статті 7 Закону України «Про відпустки», враховуючи заяву працівника Ковальчук Олени Василівни, програміста, та графік відпусток на 2024 рік, наказую:

1. Надати Ковальчук Олені Василівні, програмісту, щорічну основну відпустку тривалістю 28 календарних днів за 2023 та 2024 роки.
2. Відпустку розпочати з 15 липня 2024 року і закінчити 5 серпня 2024 року.
3. Головному бухгалтеру Петренко Івану Петровичу відобразити у табелі обліку використання робочого часу відсутність працівника у зв’язку з відпусткою.

Директор

[Підпис]

[Сидоров Максим Олегович]

[Печатка ТОВ “ІТ Компанія”]

Ось шаблон Наказу про надання щорічної основної відпустки за поточний і попередній робочі роки з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про надання щорічної основної відпустки [прізвище та ініціали працівника]

Враховуючи, що [прізвище та ініціали працівника] працює на посаді [назва посади] з [дата початку роботи], на підставі статті 18 Закону України “Про відпустки” та статті 96 КЗпП України, я, [прізвище та ініціали керівника], наказую:

Надати [прізвище та ініціали працівника] щорічну основну відпустку за [поточний рік] та [попередній рік] терміном [вказати термін відпустки, наприклад, 14 календарних днів].

Дата початку відпустки: [вказати дату початку відпустки]

Дата закінчення відпустки: [вказати дату закінчення відпустки]

Підстава надання відпустки: щорічна основна відпустка.

Копія цього наказу буде надана [прізвище та ініціали працівника] для ознайомлення.

Наказ вступає в силу з моменту підписання.

Місце для підпису:

Дата:

Примітка: у тексті наказу повинні бути вказані конкретні статті законів України, які регламентують процедуру надання щорічної основної відпустки. Крім того, текст наказу повинен бути чітким, зрозумілим і не містити суперечливих положень.