Лист-відповідь на запит про надання інформації

Види та форми листів-відповідей можуть варіюватися залежно від сфери діяльності, відомчої приналежності та конкретного запиту. Запити можуть стосуватися різноманітних аспектів, таких як комерційна інформація, дані державного реєстру, інформація про діяльність організацій, і так далі. Форма листа повинна відображати специфіку запиту та містити всю необхідну інформацію у зрозумілому та доступному форматі.

Лист-відповідь на запит про надання інформації потрібен для задоволення права на доступ до інформації, що є фундаментальним у демократичному суспільстві. Він дозволяє заявникам отримати необхідні відомості та забезпечує юридичну впевненість у комунікації між сторонами.

До основних вимог до листа-відповіді належить точність, повнота та своєчасність надання інформації. Лист повинен бути складений в офіційному стилі, з використанням відповідної термінології та без граматичних помилок. Важливо також забезпечити дотримання норм конфіденційності та захисту персональних даних, якщо це стосується запиту.

Лист-відповідь на запит про надання інформації складається за наявності офіційного запиту від фізичної або юридичної особи. Умовою є наявність чіткого та конкретизованого запиту, на який можна надати відповідь.

Сторонами в документі виступають заявник, який зробив запит, та відповідач, який надає інформацію. Заявником може бути як фізична, так і юридична особа, в той час, як відповідачем зазвичай є організація або державна установа, яка володіє запитуваною інформацією.

Щодо оформлення, лист-відповідь повинен містити дату відповіді, референційний номер для відстеження документа, повну інформацію про заявника та відповідача (назви, адреси, контактні дані), чіткий опис запиту та вичерпну відповідь на нього. Лист має бути підписаний відповідальною особою та, за необхідності, завірений печаткою організації.

Лист-відповідь на запит про надання інформації, як правило, складається відділом або співробітником, відповідальним за обробку запитів та звернень. Важливо, щоб особа, яка складає лист, мала відповідні знання та повноваження для надання точної та відповідної інформації.

Цей процес не тільки відповідає юридичним нормам та стандартам, але й забезпечує ефективне та прозоре спілкування між учасниками суспільних відносин.

Приклади

Лист-відповідь на запит про надання інформації

[Найменування відправника] [Адреса відправника] [Контактні дані відправника]

[Найменування отримувача] [Адреса отримувача] [Контактні дані отримувача]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від [дата] про надання інформації, повідомляємо Вам наступне:

[Текст відповіді на запит]

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування відправника]

[Дата]

Законодавчі акти України, які регулюють лист-відповідь на запит про надання інформації:

• Закон України “Про доступ до публічної інформації”

Особливості листа-відповіді на запит про надання інформації

Лист-відповідь на запит про надання інформації – це документ, який відправник надсилає отримувачу у відповідь на його запит про надання інформації.

Лист-відповідь на запит про надання інформації повинен містити такі відомості:

• Відправника та отримувача листа;
• Дату та номер запиту;
• Текст відповіді на запит;
• Підпис відправника.

Відповідь на запит про надання інформації повинна бути надана в строк, установлений Законом України “Про доступ до публічної інформації”, тобто не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит стосується інформації, яка не може бути надана в повному обсязі, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

У разі якщо запит стосується інформації, яка містить таємницю, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

У разі якщо запит стосується інформації, яка є непублічною, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

Приклади заповнення листа-відповіді на запит про надання інформації:*

Приклад 1

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від 10.01.2024 про надання інформації про фінансові результати діяльності підприємства за 2023 рік, повідомляємо Вам наступне:

За результатами розгляду Вашого запиту повідомляємо, що інформація про фінансові результати діяльності підприємства за 2023 рік є конфіденційною і не підлягає розголошенню.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування підприємства]

[Дата]

Приклад 2

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від 20.07.2024 про надання інформації про перелік підприємств, які отримали субсидії з державного бюджету за 2023 рік, повідомляємо Вам наступне:

За результатами розгляду Вашого запиту повідомляємо, що інформація про перелік підприємств, які отримали субсидії з державного бюджету за 2023 рік, є відкритою і загальнодоступною. Ви можете отримати її на нашому веб-сайті або звернувшись до нас безпосередньо.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування органу]

[Дата]

Шановний(а) [ім’я та прізвище запитувача]!

На Ваш запит від [дата] про надання інформації щодо [зазначте суть запиту], надаємо таку інформацію.

Відповідно до статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», запит на інформацію має бути розглянуто протягом 5 робочих днів з дня його надходження.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо [викладіть запитувану інформацію або пояснення щодо неможливості її надання з посиланням на відповідні норми законодавства].

Наприклад:
Відповідно до норм статті 22 Закону України «Про авторське право і суміжні права», запитувана Вами інформація є інтелектуальною власністю нашої компанії, тому не може бути надана на запит.

Сподіваємося, що надана інформація задовольнить Ваш запит.

З повагою,
[посада, підпис, ПІБ]

Буду вдячний за уточнення, якщо знадобиться допомога у формулюванні відповіді на конкретний інформаційний запит.