Лист-відповідь на пропозицію

Лист-відповідь на пропозицію використовується для формального висловлення ставлення до отриманої пропозиції. Це може бути відповідь на комерційну пропозицію, пропозицію про співпрацю, інвестиційну пропозицію, запрошення до участі в проекті, тендері чи будь-який інший тип пропозиції, який вимагає офіційної реакції.

Цей документ важливий, оскільки він є частиною професійного бізнес-етикету і демонструє повагу до особи або організації, яка надіслала пропозицію. Він також важливий для документування бізнес-відносин і може бути використаний як підстава для подальших договірних відносин або переговорів.

До основних вимог до листа-відповіді належить чіткість, коректність та професійність у формулюванні. Він повинен містити відомості про особу або організацію, яка надіслала пропозицію, детальний опис відповіді на пропозицію, включаючи прийняття, відхилення або пропозиції щодо змін чи уточнень.

Лист-відповідь на пропозицію складають за наявності конкретної пропозиції від іншої сторони. Сторонами у цьому документі є особа або організація, яка надіслала пропозицію, та особа або організація, яка надсилає відповідь.

Що стосується оформлення, лист повинен бути складений на фірмовому бланку організації (якщо такий є), зазначенням дати, номера листа, адреси та контактної інформації обох сторін. Текст листа повинен бути чітко структурованим, з коректною мовою та без граматичних помилок. Важливо також дотримуватися норм ділового листування, відображаючи повагу та професійну етику.

Лист-відповідь на пропозицію зазвичай складається відповідальним співробітником або керівником організації, який має відповідні повноваження для прийняття рішень або ведення переговорів. Важливо, щоб особа, яка складає лист, мала достатній рівень компетенції та інформації для надання адекватної та обгрунтованої відповіді.

Таким чином, лист-відповідь на пропозицію відіграє важливу роль у бізнес-комунікаціях, допомагаючи підтримувати професійні відносини та сприяючи ефективному веденню ділових переговорів.

Приклади

Лист-відповідь на пропозицію

[Найменування відправника] [Адреса відправника] [Контактні дані відправника]

[Найменування отримувача] [Адреса отримувача] [Контактні дані отримувача]

[Номер і дата пропозиції]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашої пропозиції від [дата] про [загальний зміст пропозиції], повідомляємо Вам наступне:

[Текст відповіді на пропозицію]

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування відправника]

[Дата]

Законодавчі акти України, які регулюють лист-відповідь на пропозицію:

• Цивільний кодекс України (ЦКУ)
• Господарський кодекс України (ГКУ)

Особливості листа-відповіді на пропозицію

Лист-відповідь на пропозицію – це документ, який відправник надсилає отримувачу у відповідь на його пропозицію.

Лист-відповідь на пропозицію повинен містити такі відомості:

• Відправника та отримувача листа;
• Дату та номер пропозиції;
• Текст відповіді на пропозицію;
• Підпис відправника.

Відповідь на пропозицію повинна бути надана в строк, установлений законодавством, яке регулює конкретні відносини, що випливають з пропозиції.

Текст відповіді на пропозицію повинен містити:

• Позицію відправника щодо пропозиції;
• Обґрунтування позиції відправника;
• У разі затвердження пропозиції – умови її виконання.

Приклади заповнення листа-відповіді на пропозицію:*

Приклад 1

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Найменування постачальника] [Адреса постачальника] [Контактні дані постачальника]

[Номер і дата пропозиції]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашої пропозиції від 10.01.2024 про постачання товарів на суму 100 000 гривень, повідомляємо Вам наступне:

Пропозиція Вашої компанії розглянута і задоволена.

Умови поставки:

• Термін поставки – 10 робочих днів з дати укладання договору;
• Способи оплати – передоплата в розмірі 50% від суми договору, решта – після поставки товару;
• Гарантійний термін на товар – 12 місяців.

Просимо Вас надіслати нам офіційну пропозицію з зазначеними умовами.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування підприємства]

[Дата]

Приклад 2

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Найменування потенційного клієнта] [Адреса потенційного клієнта] [Контактні дані потенційного клієнта]

[Номер і дата пропозиції]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашої пропозиції від 20.07.2024 про надання послуг з розробки веб-сайту, повідомляємо Вам наступне:

Пропозиція Вашої компанії розглянута і відхилена.

Причиною відмови є те, що Ваша компанія не має досвіду розробки веб-сайтів для підприємств такого масштабу, як наше.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування підприємства]

[Дата]

Складання шаблону листа-відповіді на пропозицію в Україні не вимагає прямого посилання на конкретні закони, оскільки цей тип листування зазвичай регулюється загальними нормами ділового листування, а не специфічними законодавчими актами. Ось приклад шаблону та заповненого листа:

Шаблон: Лист-відповідь на пропозицію

[Логотип організації/Фірмовий бланк]

[Назва організації]

[Адреса організації]

[Номер телефону]

[Електронна адреса]

Дата: [дата]

№ листа: [номер листа]

До [П.І.Б. або назва компанії, що надіслала пропозицію]

[Адреса компанії]

Шановний(а) [Прізвище та ім’я або назва компанії],

Ми отримали Вашу пропозицію від [дата отримання пропозиції] щодо [короткий опис пропозиції].

[Тут викладіть Вашу відповідь на пропозицію, яка може включати прийняття, відхилення або пропозицію щодо змін чи уточнень. Якщо пропозиція приймається або вимагає додаткових умов/уточнень, детально опишіть ці аспекти.]

Ми цінуємо Ваш інтерес до співпраці з нашою компанією і сподіваємося на плідну взаємодію.

З повагою,

[Підпис]

[П.І.Б. відповідальної особи]

[Посада відповідальної особи]

Приклад заповнення:

[Логотип “ТОВ ЕкоРозвиток”]

ТОВ “ЕкоРозвиток”

м. Київ, вул. Зелена, 12

044 321 54 76

info@ecodevelopment.com.ua

Дата: 15 квітня 2023 р.

№ листа: 34/2023

До ТОВ “Інноваційні Технології”

пр. Перемоги, 10, м. Київ

Шановні колеги,

Ми отримали Вашу пропозицію від 10 квітня 2023 р. щодо співпраці в розробці нових технологій у сфері відновлювальної енергетики.

Ми вивчили Вашу пропозицію та з радістю повідомляємо про нашу зацікавленість у реалізації цього проекту. Втім, ми б хотіли обговорити детальніше деякі аспекти співпраці, зокрема умови фінансування та розподілу прав інтелектуальної власності.

Ми сподіваємося на продуктивну зустріч для подальшого обговорення цих питань.

З повагою,

[Підпис]

Олексій Петрович Шевченко

Директор

Цей шаблон може бути адаптований під різні ситуації та вимоги, які ставляться перед компанією в контексті ділового листування. Важливо пам’ятати, що відповідь на пропозицію має бути чіткою, коректною та відображати професійний підхід компанії до потенційної співпраці.

Ось ще один шаблон Листа-відповіді на пропозицію з посиланням на відповідні закони України:

Шановний(а) [ім’я та прізвище автора пропозиції]!

Щиро дякуємо за пропозицію від [дата отримання], щодо [короткий зміст пропозиції].

Згідно зі статтею 5 Закону України «Про звернення громадян», пропозиції розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження.

У зв’язку з цим, Ваша пропозиція буде розглянута нами протягом 30 календарних днів та за результатами буде надана письмова відповідь.

Наприклад:
Вашу пропозицію щодо покращення роботи сайту компанії буде винесено на розгляд профільної комісії. Про результати розгляду Вам буде повідомлено додатково.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю!

З повагою,
[посада, підпис, ПІБ]

Звертайтеся, якщо потрібна допомога у формулюванні відповіді на конкретну пропозицію.