Лист-повідомлення

Листи-повідомлення можуть бути різних видів чи форм залежно від контексту та мети. Наприклад, вони можуть стосуватися повідомлення про зміну адреси компанії, про намір розірвати договір, про зміни в умовах роботи чи про призначення на посаду. Важливо, що лист-повідомлення зазвичай не передбачає отримання відповіді чи взаємодії, а є скоріше одностороннім інформуванням.

Цей документ потрібен для офіційного та чіткого повідомлення важливої інформації. Його використання є зручним способом забезпечення того, що інформація була офіційно передана і задокументована.

До листа-повідомлення, як правило, висуваються вимоги класичного ділового листування. Він повинен містити:

• Дані відправника та одержувача (назви компаній, адреси, контактні дані).
• Дату відправлення.
• Заголовок чи тему листа, що відображає його суть.
• Тіло листа, в якому чітко та стисло подається інформація.
• Ввічливе завершення та підпис відправника.

Листи-повідомлення складаються за потребою, коли є важлива інформація, яку необхідно офіційно повідомити іншій стороні. Це може бути, наприклад, при зміні умов договору, зміні юридичної адреси компанії, зміні керівництва тощо.

Сторонами в документі виступають відправник (особа або організація, яка інформує) та одержувач (особа або організація, якій адресується інформація).

Складається лист-повідомлення, як правило, відповідальними особами або відділами в компанії, які відповідають за зовнішні зв’язки, юридичні питання або адміністративні справи. Це можуть бути керівники відділів, юристи або секретарі. Важливо, щоб лист був складений професійно, з врахуванням всіх вимог ділового листування та етикету.

Приклади

Лист-повідомлення – це документ, який містить повідомлення про певну подію або ситуацію. Лист-повідомлення може бути написаний фізичною або юридичною особою.

Закони України, які регулюють порядок написання листа-повідомлення:

• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про звернення громадян”

Приклади заповнення:

Приклад 1

Шановний [ім’я адресата],

Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].

[Додаткова інформація, якщо потрібно].

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклад 2

Шановний [ім’я адресата],

Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].

Просимо Вас підтвердити отримання цього повідомлення.

З повагою, [Ваше ім’я]

Шаблон листа-повідомлення

Шановний [ім’я адресата],

Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].

[Додаткова інформація, якщо потрібно].

З повагою, [Ваше ім’я]

Примітки:

• Лист-повідомлення повинен бути написаний від руки або на комп’ютері.
• У листі-повідомленні необхідно вказати:
  • прізвище, ім’я, по батькові особи, яка пише лист;
  • адресу особи, яка пише лист;
  • прізвище, ім’я, по батькові адресата листа;
  • адресу адресата листа;
  • подію або ситуацію, про яку повідомляється;
  • додаткову інформацію, якщо потрібно.
• Лист-повідомлення повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
• Лист-повідомлення повинен бути написаний грамотним і діловим стилем.

При написанні листа-повідомлення важливо пам’ятати про наступні правила:

• Будь-ласка, будьте ввічливими.
• Будь-ласка, будьте конкретними.
• Будь-ласка, будьте аргументованими.
• Перевірте свій лист на помилки.

Додатково:

• Якщо Ви пишете лист-повідомлення про важливу подію або ситуацію, Ви можете вказати, що вимагаєте від адресата певних дій.
• Якщо Ви пишете лист-повідомлення про подію або ситуацію, яка має наслідки для адресата, Ви можете вказати, які ці наслідки.

Звертаю вашу увагу, що Лист-повідомлення не має строго регламентованої форми за законодавством України і, відповідно, не передбачає посилань на конкретні закони, які б регулювали його форму чи зміст. Проте, він повинен відповідати загальним правилам ділового листування.

Ось приклад шаблону Листа-повідомлення:

Лого компанії / Назва компанії
Адреса компанії
Телефон / Електронна пошта

[Дата]

Пану/Пані [Ім’я та прізвище одержувача]
Посада одержувача
Назва організації одержувача
Адреса організації одержувача

Шановний/а [Прізвище],

Тема листа: [Чітке вказівка на предмет повідомлення]

Цим листом повідомляємо вас про [зміст інформації, яку необхідно передати].

[Тут наведіть деталі інформації, наприклад, про зміну юридичної адреси, про призначення на посаду, про зміни умов договору тощо. Подайте інформацію чітко та лаконічно.]

[Якщо це необхідно, надайте інструкції або вкажіть на наступні кроки, які потрібно зробити одержувачу у відповідь на це повідомлення.]

Будь ласка, зв’яжіться з нами за наступними контактними даними, якщо у вас виникнуть питання або потреба в додатковій інформації.

З повагою,
[Підпис]
[Ім’я та прізвище відправника]
[Посада відправника]
[Контактні дані відправника]

Зверніть увагу, що конкретний зміст листа-повідомлення залежить від його мети та контексту.