Лист-нагадування

Листи-нагадування бувають різних видів залежно від контексту, в якому вони використовуються. Наприклад, це можуть бути нагадування про сплату рахунків, про наближення терміну виконання робіт, про необхідність надання інформації чи документів, а також про майбутні зустрічі чи заходи.

Цей документ потрібен для забезпечення своєчасного виконання обов’язків та дотримання умов угод. Він допомагає уникнути непорозумінь та затримок, а також слугує підтвердженням факту комунікації між сторонами.

До листа-нагадування висуваються певні вимоги. Він має бути чітким та конкретним, з вказівкою відомостей, які нагадуються. Важливо зберігати формальний та ввічливий тон, навіть якщо лист надсилається з приводу прострочення зобов’язань.

Лист-нагадування складають у ситуаціях, коли потрібно нагадати про зобов’язання, терміни чи інші умови, що були попередньо обумовлені. Він також може бути ефективним інструментом для привертання уваги до важливих питань або змін.

Сторонами у цьому документі є особа або організація, яка надсилає нагадування, та особа або організація, якій воно адресоване. Лист може виходити від керівника, менеджера, бухгалтера, юриста або іншого уповноваженого представника.

Щодо оформлення, лист-нагадування має бути оформлений відповідно до стандартів ділового листування. Він повинен містити дату, назву та адресу організації-відправника, звертання до адресата, чіткий опис того, про що нагадується, та підпис уповноваженої особи.

Лист-нагадування складає особа, яка має відповідні повноваження або відповідальність за певний аспект діяльності або відносин. Важливо, щоб цей документ був складений з урахуванням етикету, поваги до адресата і з дотриманням усіх необхідних формальностей.

Приклади

Лист-нагадування – це документ, який містить нагадування про виконання певної дії або зобов’язання. Лист-нагадування може бути написаний фізичною або юридичною особою.

Закони України, які регулюють порядок написання листа-нагадування:

• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про звернення громадян”

Приклади заповнення:

Приклад 1

Шановний [ім’я адресата],

Нагадую Вам про виконання [опис зобов’язання].

Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено зобов’язання], Ви повинні були [опис дії].

На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].

Прошу Вас у найкоротший термін виконати зобов’язання.

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклад 2

Шановний [ім’я адресата],

Нагадую Вам про виконання [опис дії].

Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено дію], Ви повинні були [опис дії].

На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].

Прошу Вас у найкоротший термін повідомити мені про виконання дії.

З повагою, [Ваше ім’я]

Шаблон листа-нагадування

Шановний [ім’я адресата],

Нагадую Вам про виконання [опис зобов’язання або дії].

Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено зобов’язання або дію], Ви повинні були [опис дії].

На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].

Прошу Вас у найкоротший термін [опис дій, які Ви очікуєте від адресата].

З повагою, [Ваше ім’я]

Примітки:

• Лист-нагадування повинен бути написаний від руки або на комп’ютері.
• У листі-нагадуванні необхідно вказати:
  • прізвище, ім’я, по батькові особи, яка пише лист;
  • адресу особи, яка пише лист;
  • прізвище, ім’я, по батькові адресата листа;
  • адресу адресата листа;
  • зобов’язання або дію, про виконання якої нагадується;
  • документ, у якому зазначено зобов’язання або дію;
  • ситуацію, яка склалася;
  • дії, які Ви очікуєте від адресата.
• Лист-нагадування повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
• Лист-нагадування повинен бути написаний грамотним і діловим стилем.

При написанні листа-нагадування важливо пам’ятати про наступні правила:

• Будь-ласка, будьте ввічливими.
• Будь-ласка, будьте конкретними.
• Будь-ласка, будьте аргументованими.
• Перевірте свій лист на помилки.

Додатково:

• Якщо Ви пишете лист-нагадування про виконання зобов’язання, Ви можете вказати строк, до якого зобов’язання має бути виконано.
• Якщо Ви пишете лист-нагадування про виконання дії, Ви можете вказати, які наслідки можуть настати у разі невиконання дії.