Журнал реєстрації вхідних документів

55

Переглядів

Переглядів

Додати в обране

Існує чимало різноманітних видів і форм ведення Журналу реєстрації вхідних документів. Найпоширенішим варіантом є стандартна таблична форма, де фіксуються такі основні реквізити: дата надходження документа, його реєстраційний номер, відправник, короткий зміст, до кого адресовано, місце призначення, відмітка про виконання. Проте, можливе застосування і більш деталізованих форм, які містять додаткові графи, наприклад, для обліку строків виконання, результатів розгляду, тощо. Вибір конкретної форми Журналу зазвичай залежить від внутрішніх потреб та специфіки діяльності організації.

Ведення Журналу реєстрації вхідних документів є вкрай важливим, оскільки дозволяє упорядкувати процес отримання та опрацювання кореспонденції, забезпечуючи належний контроль та збереження важливих документів. По-перше, сам факт реєстрації вхідних документів у Журналі унеможливлює їх втрату чи несанкціоноване використання. По-друге, ведення Журналу є обов’язковою вимогою для більшості організацій відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства. По-третє, у разі виникнення спірних ситуацій чи необхідності підтвердження фактів отримання документів, Журнал може слугувати вагомим доказовим матеріалом.

Складання Журналу реєстрації вхідних документів, як правило, здійснюється працівниками канцелярії або секретаріату. Основними сторонами в даному документі виступають особа, яка надсилає вхідний документ, та особа, яка його отримує. Відповідальний працівник, який має належні повноваження, здійснює реєстрацію та подальше опрацювання записів у Журналі.

До оформлення Журналу реєстрації вхідних документів висуваються чіткі вимоги. Записи мають бути розбірливими, акуратними, без будь-яких виправлень чи помарок. Важливо дотримуватися хронологічної послідовності реєстрації та забезпечувати збереження Журналу протягом встановленого строку. У разі необхідності, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами для перевірки.

Ведення Журналу реєстрації вхідних документів передбачає чітку послідовність дій. Спочатку відповідальний працівник фіксує факт надходження документа, зазначаючи всі необхідні реквізити. Далі, він здійснює відмітку про місце призначення документа та відповідальну особу, якій він передається на опрацювання. Таким чином, Журнал слугує своєрідним “ланцюжком” руху вхідної кореспонденції, забезпечуючи прозорість та відстеження процесу її обробки.

Отже, Журнал реєстрації вхідних документів є невід’ємним інструментом ефективного діловодства, який дозволяє упорядкувати процес отримання та опрацювання кореспонденції. Його ведення регламентується нормативно-правовими актами та здійснюється відповідальним працівником із дотриманням встановлених вимог. Використання Журналу сприяє прозорості, контролю та збереженню важливих документів, що є надзвичайно важливим для будь-якої організації.

Приклади

Журнал реєстрації вхідних документів

Дата Вхідний номер Відправник Короткий зміст Адресат Місце призначення Відмітка про виконання

Наприклад:

1 січня 2023 року Вх. №1 ТОВ “Альфа” Запит про надання цінової пропозиції Генеральний директор Відділ маркетингу Передано Петровій С.С. 10.01.2023

Відповідно до вимог Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5

15 лютого 2023 року Вх. №2 ПрАТ “Бета” Повідомлення про проведення робочої зустрічі Заступник директора Канцелярія Передано Іванову І.І. 16.02.2023

1 березня 2023 року Вх. №3 ФОП Гамма Заява про надання інформації Директор з маркетингу Юридичний відділ Передано Сидорову В.В. 02.03.2023

Журнал реєстрації вхідних документів:

Дата	Номер документа	Зміст документа	Закон України	Приклад заповнення
01.01.24	Д-001/24	Лист від партнера щодо запиту на відкриття нового проекту	Цивільний кодекс України	Отримано лист від партнера з проханням розглянути можливість відкриття нового проекту та надати відповідь.
05.01.24	Д-002/24	Запит на інформацію про стан виконання договору	Кодекс цивільного процесу України	Отримано запит від клієнта щодо стану виконання угоди та необхідно надати докладну інформацію про це.
10.01.24	Д-003/24	Повідомлення про проведення аудиту	Закон України “Про аудиторську діяльність”	Отримано повідомлення від аудиторської компанії про намір провести аудит фінансової звітності компанії.
15.01.24	Д-004/24	Лист від контрагента щодо змін умов договору	Цивільний кодекс України	Отримано лист від контрагента з пропозицією внести зміни у вже укладений договір із-за зміни обставин.
20.01.24	Д-005/24	Запит на надання каталогу продукції	Закон України “Про рекламу”	Отримано запит від потенційного клієнта на надання каталогу продукції компанії для ознайомлення.
25.01.24	Д-006/24	Запрошення на участь у конференції	Кодекс цивільного процесу України	Отримано запрошення на участь у важливій конференції, де обговорюватимуться питання розвитку бізнесу.
30.01.24	Д-007/24	Лист від податкової інспекції про перевірку	Кодекс цивільного процесу України	Отримано лист від податкової інспекції про намір провести перевірку діяльності компанії та необхідно підготувати всі необхідні документи.

Журнал реєстрації вхідних документів

I. Загальні відомості

II. Законодавство

Цей журнал реєстрації ведеться відповідно до вимог таких законів України:

Закон України “Про діловодство та архівну справу” від 22.10.1998 № 543-XIV
Наказ Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил орфографічного режиму в українській мові” від 21.05.2009 № 358
Інші закони та нормативно-правові акти, що стосуються діловодства у вашій організації

III. Приклади заповнення

1. Лист від органу державної влади

Від кого надійшов документ: Міністерство фінансів України
Номер телефону та факсу відправника: (044) 290-34-44, (044) 290-34-45
Адреса електронної пошти відправника:
Короткий зміст документа: Лист щодо змін до податкового законодавства.
Вид документа: Лист
Додатки до документа: Копія листа Міністерства фінансів України.
Відмітка про виконання: Ознайомлено з листом, розроблено проект наказу про внесення змін до внутрішніх документів організації.
Дата виконання: (дата)
Відповідальна особа: (ПІБ та посада)

2. Електронний лист від контрагента

Від кого надійшов документ: ТОВ “АБВ”
Адреса електронної пошти відправника:
Короткий зміст документа: Рахунок-фактура № 12345 від (дата) на суму (сума) гривень.
Вид документа: Електронний лист
Додатки до документа: Рахунок-фактура № 12345 від (дата).
Відмітка про виконання: Рахунок-фактура отриманий, проведено оплату за фактурою.
Дата виконання: (дата)
Відповідальна особа: (ПІБ та посада)

IV. Важливі моменти

Журнал реєстрації вхідних документів зберігається протягом 75 років з моменту його заповнення.
Всі записи в журналі повинні бути розбірливими і точними.
Замість підпису відправника можна використовувати відбиток печатки.
Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку вхідних документів у вашій організації.