Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

55

Переглядів

Переглядів

Додати в обране

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності є невід’ємним елементом системи діловодства будь-якого підприємства, установи чи організації. Ведення такого журналу регламентується Інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України, а також внутрішніми нормативно-правовими актами установи. Його призначення полягає в упорядкуванні та систематизації обліку наказів, що видаються керівником, забезпеченні їх збереження та надання можливості оперативного пошуку необхідної інформації.

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності може мати різні форми залежно від специфіки та потреб конкретної установи. Зазвичай він ведеться у вигляді окремого прошнурованого, пронумерованого та скріпленого печаткою документа. Допускається також ведення електронної версії журналу, що спрощує процес реєстрації та надає можливість швидкого пошуку необхідної інформації. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити такі основні реквізити: порядковий номер наказу, його дату, назву, коротку анотацію змісту, відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.

Ведення Журналу реєстрації наказів з основної діяльності є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та виду економічної діяльності. Це пов’язано з тим, що накази є основою для здійснення управлінських функцій, визначають права, обов’язки та відповідальність працівників, а також регламентують порядок виконання тих чи інших завдань. Отже, наявність такого журналу дозволяє забезпечити оперативне та ефективне управління, швидкий доступ до необхідної інформації, а також підвищити відповідальність керівництва за прийняті рішення.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації наказів з основної діяльності передбачають, що він має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою установи. Записи в ньому повинні бути чіткими, розбірливими та виконані без виправлень. Кожен запис має містити порядковий номер наказу, його дату, назву, коротку анотацію змісту, а також відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.

Ведення Журналу реєстрації наказів з основної діяльності, як правило, покладається на працівника канцелярії або діловодної служби установи. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та правильне внесення записів до журналу, забезпечення збереженості документа, а також контроль за наявністю необхідних реквізитів. Контроль за повнотою та якістю ведення журналу здійснює керівник установи або уповноважена ним особа.

Отже, Журнал реєстрації наказів з основної діяльності є важливим елементом організації діловодства на підприємствах, в установах та організаціях України. Його ведення регламентується чинним законодавством та сприяє впорядкуванню, систематизації та забезпеченню збереженості наказів, що, своєю чергою, підвищує ефективність управління та рівень відповідальності керівництва за прийняті рішення.

Приклади

Шаблон Журналу реєстрації наказів з основної діяльності може мати наступний вигляд:

Ведення Журналу реєстрації наказів з основної діяльності регламентується вимогами Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України, а також внутрішніми нормативними документами установи.

Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:

Порядковий номер наказу: 123 Дата наказу: 01.04.2024 Назва наказу: Про затвердження посадових інструкцій працівників відділу кадрів Анотація змісту: Затверджуються посадові інструкції головного спеціаліста, провідного спеціаліста та спеціаліста І категорії відділу кадрів Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 01.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 123 від 01.04.2024

Порядковий номер наказу: 124 Дата наказу: 10.04.2024 Назва наказу: Про преміювання працівників за результатами І кварталу Анотація змісту: Встановлюється розмір премії для працівників відповідно до виконаних показників Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 10.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 124 від 10.04.2024

Порядковий номер наказу: 125 Дата наказу: 15.04.2024 Назва наказу: Про оголошення подяки працівнику Анотація змісту: Оголошується подяка головному бухгалтеру за сумлінне виконання посадових обов’язків Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 15.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 125 від 15.04.2024

Ведення Журналу реєстрації наказів з основної діяльності є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності. Він забезпечує впорядкування, систематизацію та збереженість наказів, що є важливим для ефективного управління та контролю за діяльністю установи.

Дата	Номер наказу	Зміст наказу	Закон України	Приклад заповнення
01.01.24	001/24	Затвердження графіку роботи наступного кварталу	Кодекс законів про працю	Графік роботи для всіх працівників з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю з обідньою перервою з 13:00 до 14:00.
05.01.24	002/24	Проведення інструктажу з пожежної безпеки	Закон України “Про пожежну безпеку”	Усі працівники повинні пройти інструктаж з пожежної безпеки до кінця поточного місяця.
10.01.24	003/24	Затвердження календарного плану наступного кварталу	Кодекс адміністративної відповідальності	Розпочати підготовку до проведення заходів, визначених в календарному плані, згідно з відповідними строками.
15.01.24	004/24	Прийняття нового працівника на роботу	Кодекс законів про працю	Оголосити конкурс на вакансію та після відбору кандидата укласти трудовий договір.
20.01.24	005/24	Затвердження плану заходів з підвищення кваліфікації персоналу	Закон України “Про освіту”	Провести тренінги та семінари з підвищення кваліфікації згідно з розкладом, затвердженим у наказі.
25.01.24	006/24	Уточнення вимог до виконання завдань замовника	Закон України “Про державні закупівлі”	Перевірити документацію щодо державного замовлення та уточнити вимоги до виконання завдань у відповідності до законодавства.
30.01.24	007/24	Затвердження регламенту роботи відділу з продажу	Кодекс торгівлі	Установити графік роботи відділу та порядок обробки замовлень згідно з встановленими вимогами.
05.02.24	008/24	Проведення перевірки стану обладнання	Закон України “Про технічний нагляд”	Здійснити перевірку технічного стану обладнання та забезпечити його відповідність вимогам безпеки.
10.02.24	009/24	Затвердження нової системи бухгалтерського обліку	Кодекс бухгалтерського обліку	Впровадити нову систему бухгалтерського обліку з початку наступного місяця.
15.02.24	010/24	Проведення аудиту фінансової звітності	Закон України “Про аудиторську діяльність”	Запланувати та провести аудит фінансової звітності за результатами минулого року.
20.02.24	011/24	Організація корпоративного заходу	Закон України “Про підприємництво”	Підготувати та організувати корпоративний захід до Дня підприємця.
25.02.24	012/24	Проведення інвентаризації складського обліку	Кодекс торгівлі	Запланувати та провести інвентаризацію складського обліку до кінця поточного кварталу.

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

I. Загальні відомості

II. Текст наказу

[В цьому розділі описується текст наказу, який може включати в себе такі пункти:]

Заходи, які необхідно вжити.
Терміни виконання заходів.
Відповідальні особи за виконання заходів.
Інші необхідні положення.

III. Законодавство

Цей наказ видано відповідно до вимог таких законів України:

[Закон України, який є підставою для видання наказу]
[Інші закони України, що стосуються тематики наказу]

IV. Приклади заповнення

1. Наказ про проведення інвентаризації

Короткий зміст наказу: Проведення інвентаризації майна організації.
Підстава видання наказу: Наказ Міністерства фінансів України від 10.01.2018 № 422.
Текст наказу:
- Створити комісію з проведення інвентаризації у складі: (перелік ПІБ та посад членів комісії).
- Головою комісії призначити (ПІБ та посада).
- Провести інвентаризацію майна організації з (дата) по (дата).
- Результати інвентаризації оформити актами та подати до бухгалтерії до (дата).
Відповідальні особи:
- Голова комісії: (ПІБ та посада).
- Члени комісії: (перелік ПІБ та посад).

2. Наказ про призначення на посаду

Короткий зміст наказу: Призначення (ПІБ) на посаду (назва посади).
Підстава видання наказу: Трудовий договір від (дата) № (номер).
Текст наказу:
- Призначити (ПІБ) на посаду (назва посади) з (дата).
- Ознайомити (ПІБ) з посадовою інструкцією.
- Виплачувати (ПІБ) заробітну плату в розмірі (сума) гривень щомісяця.
Відповідальна особа:
- Кадровий відділ.

Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку наказів з основної діяльності у вашій організації.

Додати в обране

Популярні новини