Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Цей журнал регламентується низкою нормативно-правових актів, зокрема Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” та внутрішніми інструкціями з діловодства установи. Його основною метою є забезпечення впорядкованого обліку, зберігання та доступності інформації щодо тимчасових кадрових рішень, прийнятих керівництвом підприємства, установи чи організації.

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання може мати різні форми залежно від потреб та специфіки діяльності конкретної установи. Він може вестись у вигляді окремого прошнурованого, пронумерованого та скріпленого печаткою документа або у формі електронного реєстру. Незалежно від обраної форми, журнал повинен містити такі основні реквізити: порядковий номер наказу, дату його видання, номер, коротку анотацію змісту, а також відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.

Ведення такого журналу є обов’язковим для всіх роботодавців в Україні, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності. Це пов’язано з необхідністю забезпечення оперативного доступу до інформації про кадрові рішення, що стосуються надання відпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень, тимчасового переведення на іншу посаду тощо. Наявність журналу дозволяє ефективно управляти персоналом, здійснювати контроль за дотриманням трудового законодавства та свідчить про високий рівень організації діловодства в установі.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання передбачають, що він має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою. Записи в ньому повинні бути чіткими, розбірливими та виконані без виправлень. Кожен запис має містити порядковий номер наказу, його дату, номер, коротку анотацію змісту, а також відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.

Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, як правило, покладається на співробітника кадрової служби або уповноваженого працівника канцелярії установи. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та правильне внесення записів, забезпечення збереженості журналу, а також контроль за наявністю необхідних реквізитів. Загальне керівництво роботою з журналом, затвердження кадрових наказів та здійснення контролю за веденням журналу здійснюється керівником установи або іншою уповноваженою ним особою.

Підсумовуючи, Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання є важливим інструментом для впорядкування обліку, зберігання та надання доступу до інформації про поточні кадрові рішення, прийняті на підприємстві, в установі чи організації. Його ведення є обов’язковим відповідно до законодавства та сприяє ефективному управлінню персоналом, забезпеченню прав працівників та підвищенню відповідальності керівництва за прийняті кадрові рішення.

Приклади

Шаблон Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання може мати наступний вигляд:

Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання регламентується вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, а також внутрішніми нормативними документами установи.

Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:

Порядковий номер наказу: 123 Дата наказу: 01.04.2024 Номер наказу: 26 Анотація змісту: Надання Іванову Івану Івановичу, головному спеціалісту відділу кадрів, відпустки у зв’язку з навчанням Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 01.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 123 від 01.04.2024

Порядковий номер наказу: 124 Дата наказу: 10.04.2024 Номер наказу: 31 Анотація змісту: Оголошення Петренку Петру Петровичу, старшому інспектору відділу охорони праці, подяки за сумлінне виконання посадових обов’язків Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 10.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 124 від 10.04.2024

Порядковий номер наказу: 125 Дата наказу: 15.04.2024 Номер наказу: 36 Анотація змісту: Накладення дисциплінарного стягнення у вигляді догани на Сидоренка Сидора Сидоровича, головного бухгалтера, за порушення трудової дисципліни Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 15.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 125 від 15.04.2024

Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій в Україні, які мають найманих працівників. Це забезпечує належний облік, збереження та доступ до інформації щодо поточних кадрових рішень, що має важливе значення для ефективного управління персоналом та дотримання трудових прав працівників.

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання:

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

I. Загальні відомості

II. Текст наказу

[В цьому розділі описується текст наказу, який може включати в себе такі пункти:]

• Кадровий захід (надання відпустки, нагородження, дисциплінарне стягнення, тощо).
• ПІБ працівника, щодо якого видається наказ.
• Вид кадрового заходу.
• Дата початку та закінчення дії кадрового заходу (якщо це актуально).
• Підстава для кадрового заходу (заява працівника, акт про порушення трудової дисципліни, тощо).
• Інші необхідні положення.

III. Законодавство

Цей наказ видано відповідно до вимог таких законів України:

• Кодекс законів про працю України від 21.12.1971 № 43-XI
• [Інші закони України, що стосуються даного кадрового питання]

IV. Приклади заповнення

1. Наказ про надання відпустки

• Короткий зміст наказу: Надання (ПІБ) щорічної відпустки з (дата) по (дата).
• Підстава видання наказу: Заява працівника.
• Текст наказу:
  • Надати (ПІБ) щорічну відпустку з (дата) по (дата) з виплатою заробітної плати.
  • За час відпустки за (ПІБ) зберігається посада та заробітна плата.
• Відповідальна особа:
  • Кадровий відділ.

2. Наказ про нагородження

• Короткий зміст наказу: Нагородження (ПІБ) грамотою за (заслуги).
• Підстава видання наказу: Наказ керівника організації.
• Текст наказу:
  • Нагородити (ПІБ) грамотою за (заслуги).
  • Висловити (ПІБ) подяку за (заслуги).
• Відповідальна особа:
  • Кадровий відділ.

Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання у вашій організації.

Зверніть увагу, що термін зберігання наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання становить 5 років.