Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

Форми та види ведення Журналу ознайомлення можуть різнитися залежно від особливостей організації. Найбільш поширеною є стандартна таблична форма, де фіксуються такі дані: прізвище, ім’я та по-батькові працівника, дата ознайомлення, особистий підпис. Проте можливе й застосування більш деталізованих варіантів, які можуть містити додаткові графи для відмітки про відмову від ознайомлення, дані про посаду працівника, тощо. Вибір конкретної форми Журналу залежить від внутрішніх вимог та потреб підприємства.

Ведення Журналу ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку має першочергове значення. По-перше, він слугує доказом належного повідомлення працівників про встановлені у організації правила, що дуже важливо для уникнення суперечок та трудових спорів. По-друге, наявність Журналу є однією з обов’язкових вимог трудового законодавства України, невиконання якої може призвести до настання юридичної відповідальності. По-третє, ознайомлення з Правилами є необхідною умовою для застосування до працівників заходів дисциплінарного впливу, тому Журнал слугує важливим підтверджувальним документом.

Складання Журналу ознайомлення, як правило, здійснюється відділом кадрів або уповноваженим працівником організації. Основними сторонами у цьому документі є сам працівник, який ознайомлюється з Правилами, та роботодавець, який забезпечує ознайомлення. Запис у Журналі підписується безпосередньо працівником, що підтверджує факт його ознайомлення.

До оформлення Журналу ознайомлення працівників висуваються певні вимоги. Записи мають бути чіткими, розбірливими, без виправлень та помилок. Важливо забезпечувати хронологічну послідовність внесення записів та належне збереження Журналу протягом встановленого строку. У разі необхідності, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами для перевірки дотримання трудового законодавства.

Процедура ведення Журналу ознайомлення передбачає, що працівник знайомиться з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, після чого ставить у Журналі свій особистий підпис. Така система запису забезпечує прозорість та документальне підтвердження ознайомлення кожного працівника з встановленими правилами поведінки.

Отже, Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку є невід’ємною складовою ефективного кадрового менеджменту. Його ведення регламентується трудовим законодавством України та сприяє попередженню трудових спорів, підвищенню дисципліни та забезпеченню прав і законних інтересів як роботодавця, так і працівників. Належне оформлення та збереження Журналу є обов’язковим для будь-якої організації.

Приклади

Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

ПІБ працівника Дата ознайомлення Підпис

Наприклад:

Іванов Іван Іванович 1 січня 2023 року Іванов І.І.

Відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Статті 142, 149

Петрова Марія Сергіївна 15 лютого 2023 року Петрова М.С.

Відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Статті 142, 149

Сидоров Василь Васильович 1 березня 2023 року Сидоров В.В.

Відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Статті 142, 149

Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку:

Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

I. Загальні відомості

II. Законодавство

Цей журнал ведеться відповідно до вимог таких законів України:

• Кодекс законів про працю України від 21.12.2002 № 2477-IV
• Правила внутрішнього трудового розпорядку (затверджуються роботодавцем)

III. Приклади заповнення

1. Ознайомлення нового працівника з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

• ПІБ працівника: Петренко Іван Васильович
• Посада працівника: Менеджер з продажу
• Підрозділ: Відділ продажів
• Дата початку роботи: 01.06.2024
• Підпис працівника про ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку: (підпис)
• Дата ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку: 01.06.2024
• Підпис керівника підрозділу: (підпис)
• Дата підпису керівника підрозділу: 01.06.2024

2. Ознайомлення працівника зі змінами до Правил внутрішнього трудового розпорядку

• ПІБ працівника: Сидоренко Олена Петрівна
• Посада працівника: Бухгалтер
• Підрозділ: Бухгалтерія
• Дата початку роботи: 15.03.2021
• Підпис працівника про ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку: (підпис)
• Дата ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку: 14.11.2024
• Підпис керівника підрозділу: (підпис)
• Дата підпису керівника підрозділу: 14.11.2024

IV. Важливі моменти

• Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку зберігається протягом 75 років з моменту його заповнення.
• Всі записи в журналі повинні бути розбірливими і точними.
• Зберігати журнал необхідно в доступному для працівників місці.
• Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення журналу ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку у вашій організації.