Переглядів
Переглядів
Ведення Журналу дозволяє керівництву підприємства чітко відслідковувати, хто, коли і з якою метою використовував ті чи інші печатки та штампи, що сприяє попередженню їх незаконного використання або втрати. Крім того, Журнал може вимагатись під час перевірок контролюючими органами як доказ належного управління та обліку печаток і штампів, що є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання.
Сторонами у веденні Журналу виступають, з одного боку, керівництво юридичної особи, яке несе відповідальність за його належне ведення та збереження, а з іншого – співробітники, які отримують доступ до печаток та штампів і фіксують факти їх використання. Контролюючими органами, які можуть перевіряти Журнал, можуть бути податкові, правоохоронні, адміністративні чи інші уповноважені структури.
Щодо вимог до оформлення Журналу, то він ведеться, як правило, у паперовому вигляді за встановленою формою, яка включає такі реквізити: найменування юридичної особи, ідентифікаційні дані, інформацію про печатки та штампи (їх назви, номери, дати отримання/повернення тощо), дані про осіб, яким вони видані, та дати їх використання. Записи в Журналі здійснюються чітко, розбірливо, без виправлень.
Складання Журналу обліку печаток та штампів покладається на відповідального співробітника, наприклад, секретаря або помічника керівника, який має необхідні знання щодо документообігу. Важливо, щоб ця особа забезпечувала своєчасне та достовірне внесення даних, адже точність інформації є запорукою ефективності контролю за використанням службових засобів засвідчення документів.
Таким чином, Журнал обліку печаток та штампів є невід’ємною частиною системи документального забезпечення діяльності юридичної особи. Його ведення дозволяє здійснювати облік, контроль та захист від неправомірного використання цих важливих засобів офіційного засвідчення документації. Належне ведення Журналу сприяє зміцненню виконавчої дисципліни, запобіганню різноманітним зловживанням та забезпеченню прозорості управлінських процесів.
Журнал обліку печаток та штампів ведеться відповідно до вимог Державного стандарту України “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. Цей документ є важливим елементом управління документообігом на підприємствах, в установах та організаціях, оскільки забезпечує належний контроль за використанням засобів службового засвідчення документів.
Журнал має містити таку інформацію:
Наприклад, запис у Журналі може виглядати так:
Найменування юридичної особи: ПрАТ “Укртекстиль” Ідентифікаційний код: 45678901 Місцезнаходження: м. Київ, вул. Текстильна, 20
Відомості про печатки та штампи: Найменування: Кругла печатка Номер: 123 Дата отримання: 01.03.2023
Особа, якій видано: Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Іван Сергійович Посада: директор
Дати використання: 03.03.2023, 15.03.2023, 20.03.2023
Дата та підстава повернення: –
Найменування: Штамп “Вхідна кореспонденція” Номер: 456 Дата отримання: 01.04.2023
Особа, якій видано: Прізвище, ім’я, по батькові: Іванова Марія Іванівна Посада: секретар
Дати використання: 05.04.2023, 12.04.2023, 18.04.2023
Дата та підстава повернення: –
Ведення Журналу обліку печаток та штампів дозволяє керівництву юридичної особи здійснювати ефективний контроль за використанням цих засобів засвідчення документів, попереджувати їх втрату або незаконне застосування. Належне ведення цього документа є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання та сприяє зміцненню виконавчої дисципліни.
| Дата | Опис печатки/штампа | Кількість | Особа відповідальна | Закон України | Приклад заповнення |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.24 | Кругла печатка з логотипом | 1 шт | Іванова О.П. | Кодекс України “Про підприємства в Україні” | Отримано 1 круглу печатку з логотипом відповідно до вимог законодавства. |
| 05.01.24 | Прямокутний штамп “Конфіденційно” | 2 шт | Петров В.М. | Кодекс України “Про охорону конфіденційної інформації” | Видано 2 прямокутні штампи з написом “Конфіденційно”. |
| 10.01.24 | Кругла печатка з назвою компанії | 3 шт | Сидоренко Н.І. | Кодекс України “Про підприємства в Україні” | Виготовлено 3 круглі печатки з назвою компанії. |
| 15.01.24 | Штамп з індексом “Конфіденційно” | 1 шт | Ковальчук Л.О. | Кодекс України “Про охорону конфіденційної інформації” | Придбано 1 штамп з написом “Конфіденційно”. |
| 20.01.24 | Кругла печатка з адресою | 2 шт | Григоренко Д.С. | Кодекс України “Про підприємства в Україні” | Отримано 2 круглі печатки з вказаною адресою. |
| 25.01.24 | Прямокутний штамп “Секретно” | 1 шт | Дмитрієва А.В. | Кодекс України “Про охорону конфіденційної інформації” | Видано 1 прямокутний штамп з написом “Секретно”. |
| 30.01.24 | Кругла печатка з підписом керівника | 1 шт | Черненко В.М. | Кодекс України “Про підприємства в Україні” | Виготовлено 1 круглу печатку з підписом керівника. |
Журнал обліку печаток та штампів
I. Загальні відомості
II. Законодавство
Цей журнал ведеться відповідно до вимог таких законів України:
III. Приклади заповнення
1. Облік печатки з гербом організації
2. Облік штампа “Для віз”
Protocol.ua є власником авторських прав на інформацію, розміщену на веб - сторінках даного ресурсу, якщо не вказано інше. Під інформацією розуміються тексти, коментарі, статті, фотозображення, малюнки, ящик-шота, скани, відео, аудіо, інші матеріали. При використанні матеріалів, розміщених на веб - сторінках «Протокол» наявність гіперпосилання відкритого для індексації пошуковими системами на protocol.ua обов`язкове. Під використанням розуміється копіювання, адаптація, рерайтинг, модифікація тощо.
Повний текстПриймаємо до оплати
Copyright © 2014-2025 «Протокол». Всі права захищені.
page
youtube